Strona główna Bezpieczeństwo biznesu Jak sprzedawać i nie tracić, czyli oszustwa w retailu…

Jak sprzedawać i nie tracić, czyli oszustwa w retailu…

UDOSTĘPNIJ

Michał Czuma


Handel detaliczny nie jest wolny od fali oszustw, która uderza dzisiaj tam, gdzie sprawcy widzą szansę na szybki, w miarę bezpieczny dla nich zarobek. Dla oszusta określenie „bezpieczny” oznacza, iż jego działania pozostaną „bezkarne i bez przykrych dla niego konsekwencji”.

Dzisiaj właściciele firm zajmujących się sprzedażą detaliczną muszą sobie zdawać sprawę z dwóch poważnych zagrożeń dla ich biznesów. Pierwszym problemem jest zmieniające się prawo, a szczególnie skutki prowadzonej przez obecne władze w Polsce polityki „zero tolerancji dla wyłudzeń VAT”. Drugim jest nieuczciwość pracowników, kontrahentów i klientów, którzy mogą wykorzystywać nadarzające się okazje, by ulec pokusie szybkiego zarobku kosztem sprzedawców, generując straty w ich działalności.

Wyłudzenia VAT
Jesteśmy bombardowani informacjami o „wyłudzeniach VAT”. Prowadzone przez organy podatkowe kontrole wielokrotnie okazują się nieskuteczne. Walcząc z wyłudzeniami VAT, ze względu na skomplikowany mechanizm tych wyłudzeń oraz ograniczone możliwości kontrolujących, dochodzenie należności podatkowych od podmiotów wyłudzających VAT było i jest w wielu przypadkach niemożliwe. Planowanie tych oszustw zakłada, że należy wyprzedzać organy kontroli, co w Polsce, wbrew pozorom, nie jest rzeczą trudną. Nawet opisywane w prasie informacje o kolejnym „udaremnieniu wyłudzenia VAT” mówią częściej o tym, czego nie udało się wyłudzić, natomiast nie ujawniają, albo ujawniają „między wierszami”, jakie straty poniósł skarb państwa na korzyść twórców kolejnych cyrkulatorów VAT-owskich. Niestety w informacjach prasowych nie zamieszcza się danych, jak wielkie straty ponoszą firmy nieświadome tego, że wykorzystano je do wyłudzeń. Wobec takiego obrotu spraw nie może dziwić fakt, że fiskus kieruje swoje kroki do tych podatników, którzy z oszustami handlowali, i to najczęściej nieświadomie.

W ubiegłym roku, z dala od kamer i dziennikarzy, znana w branży firma Action SA, zajmująca się handlem sprzętem elektronicznym, komputerami i podzespołami, zaczęła być celem licznych kontroli krzyżowych urzędów kontroli skarbowej. W sumie w spółce, zgodnie z informacjami prasowymi, przeprowadzono siedem kontroli, z czego sześć dotyczyło „rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania oraz prawidłowości obliczenia i wpłacenia podatku od towarów i usług”. Obejmowały one okresy od sierpnia do grudnia 2010 r., maj 2012 r., marzec, kwiecień i lipiec 2014 r. oraz od sierpnia 2014 r. do końca marca 2015 r. W lipcu 2016 r. Action poinformował prasę o decyzji Urzędu Skarbowego w Olsztynie w sprawie podatku od towarów i usług za miesiące od lipca 2011 do stycznia 2012 r. Dyrektor Urzędu Skarbowego określił zobowiązanie podatkowe w podatku od towarów i usług za poszczególne miesiące ww. okresu oraz uznał, że spółka zawyżyła podatek naliczony do odliczenia w łącznej wysokości 22,56 mln zł.

Jak wynikało z uzasadnienia decyzji dyrektora UKS w Olsztynie, do którego dotarła PAP, „postępowanie kontrolne zostało zainicjowane przez Prokuraturę Okręgową w Olsztynie, która zwróciła się z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli w związku z prowadzonym śledztwem ws. funkcjonowania zorganizowanej grupy przestępczej mającej na celu popełnianie przestępstw skarbowych związanych z wyłudzaniem podatku VAT”.

Z uzasadnienia urzędu wynikało również, iż „zebrany materiał dowodowy zgromadzony w sprawie jednoznacznie wskazywał (…), że w każdym łańcuchu dostaw zakupionych od spółek Staria i M-Trade wystąpiło oszustwo podatkowe, a udział Action w tych transakcjach mających na celu dokonanie oszustwa podatkowego w podatku VAT był świadomy”. Oczywiście to jeszcze należy udowodnić, ale działania UKS wobec Action i spółek z nim współpracujących uruchomiły falę spekulacji i przecieków do prasy.

Jak pokazuje analiza publikacji prasowych, UKS twierdził, że faktury VAT, na których jako wystawcy widnieją spółki Staria i M-Trade, nie mogły stanowić „podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w nich wskazany”. W uzasadnieniu decyzji przytaczano argumenty wskazujące na to, że podmioty występujące w łańcuchu dostaw Action były wykorzystywane wyłącznie w celu wydłużenia tych łańcuchów. Z dalszej treści uzasadnienia wynikało, że towar wskazany na fakturach VAT wystawionych przez Starię i M-Trade firma Action sprzedała w kraju oraz za granicą. Część towarów, takich jak dyski i procesory, została przez Action przekazana do produkcji, wmontowana do komputerów i sprzedana jako wyroby gotowe. Sprzedaż krajowa wynosiła około 5 proc., a sprzedaż zagraniczna około 95 proc. W lipcu Action poinformował także o decyzji Dyrektora US w Warszawie w sprawie podatku od towarów i usług za styczeń i luty 2013 r. Na podstawie tej decyzji określono nadwyżkę podatku należnego nad podatkiem naliczonym do zapłaty za miesiące styczeń i luty 2013 r., tj. kwotę podatku do zapłaty, oraz uznał, że „spółka zawyżyła podatek naliczony do odliczenia w łącznej wysokości 35,96 mln zł”.

Z uzasadnienia decyzji Dyrektora UKS w Warszawie wynikało również, iż UKS kwestionował transakcje, w których dostawcami Action było ponad 10 różnych firm. Urząd zarzucał Action, że dokonując kwestionowanych transakcji, skorzystał w ten sposób, że spółka dostała z budżetu państwa zwrot podatku w wysokości 15,7 mln zł, a nie realizując kwestionowanych fakturowych transakcji, powinna była zapłacić podatek w wysokości 20,26 mln zł. Organy kontroli skarbowej twierdziły, iż Action miał świadomość uczestnictwa jako tzw. broker w niezgodnym z prawem procederze oszustwa podatkowego.

Jednak firma Action całkowicie odrzuciła te zarzuty, twierdząc, że wszystkie należne podatki płaciła zawsze zgodnie z prawem i w sporej wysokości, a kwestionowane transakcje dotyczyły nieprawidłowości w działalności innych podmiotów, które w żaden sposób nie były powiązane z Action. W wywiadzie, który ukazał się na łamach „Pulsu Biznesu”, prezes Action SA Piotr Bieliński powiedział: Przez decyzje urzędów skarbowych nasza reputacja w bankach i firmach ubezpieczeniowych znacząco ucierpiała, a brak ich finansowania w krótkim okresie mógłby spowodować utratę płynności. W zaistniałej sytuacji najważniejsze jest, by zachować miejsca pracy i chronić kapitał spółki, a jest on bardzo duży. Wynosi ponad 360 mln zł”. W dalszej części wywiadu stwierdził: Stawianie w jednym zdaniu „Action” i „wyłudzanie VAT” to ogromne nadużycie, które traktuję wręcz osobiście. Tylko w ostatnich ośmiu latach działalności przekazaliśmy fiskusowi 523 mln zł podatku VAT oraz 100 mln zł podatku dochodowego CIT. (…) Problem wynika z niedoskonałości prawa i cech produktu, które czynią go wrażliwym na ten proceder. Do tych cech należy przede wszystkim wysoka wartość produktu, a także to, że musi być on towarem szybko rotującym, łatwym w transporcie i jak najmniej zregionalizowanym. Jak więc widać, tyczy się to wielu produktów. Z pewnością do tego grona trzeba zaliczyć wyroby stalowe, paliwa, złoto w różnej postaci, a nawet produkty z branży spożywczej. Na procederze korzystają nieuczciwe podmioty, wikłające w swój proceder takie firmy jak nasza.

Ofiarą są zarówno uczciwi przedsiębiorcy, jak i Skarb Państwa.
Administracja skarbowa ma często spore opóźnienia w stosunku do oszustów, którzy szybko przenoszą się zarówno pomiędzy branżami, jak i poszczególnymi krajami. Jeszcze szybciej udaje im się wyłudzone kwoty przetransferować za granicę. Porównując ostatnie rewelacje i komunikaty prasowe o wykrytych próbach wyłudzeń VAT, można stwierdzić, iż statystycznie organom kontroli skarbowej udaje się zablokować konta bankowe faktycznych sprawców i zatrzymać towar będący przedmiotem fikcyjnego obrotu, stanowiący od 1–2 do maksymalnie 20 proc. wyłudzonej kwoty. Gdy w komunikatach czytamy, iż „udaremniono wyłudzenie” ogromnej kwoty liczonej w dziesiątkach lub setkach milionów złotych, nie pisze się, ile udało się sprawcom wcześniej wyłudzić. Ta czarna liczba niestety pozostaje nieznana, chociaż przez różnych specjalistów liczona jest w dziesiątkach miliardów złotych.

Problem w tym, iż wielu przedsiębiorcom wydawało się, że branża handlu detalicznego jest bezpieczna, a tego rodzaju wyłudzenia dotykają wyłącznie oszustów, członków mafii czy „cwaniaków”, a przed oszustwami odstraszają relatywnie niskie ceny towarów. Nic bardziej mylnego. Jak wskazuje przytoczony przykład, najlepiej prosperujący biznes może się zatrząść i stanąć na skraju bankructwa, gdy znajdzie się na celu oszustów, nawet jeśli teoretycznie pokrzywdzony będzie kto inny. W praktyce widać, iż rynek detaliczny i hurtowy już od dłuższego czasu jest penetrowany przez oszustów.

Klasycznym przykładem towaru, który był (jest?) dotknięty procederem wyłudzeń VAT na rynku spożywczym, jest kawa. Doniesienia prasowe z ostatnich miesięcy wskazują też na herbatę, wyroby czekoladowe czy napoje energetyczne. Z rynku napływają sygnały o coraz to nowych towarach. Według analiz PwC obecnie przedmiotem wyłudzeń na rynkach Europy Środkowej może być także karma dla zwierząt, materiały i narzędzia budowlane oraz maszynki do golenia.

Dzisiaj detaliczny handel spożywczy i budowlany oraz standardowo „elektroniki” jest dotknięty plagą wyłudzeń, a ich skala jest zależna tylko od świadomości sprzedających i ich odporności na oferty, które nieformalnie mogą do nich docierać. Niestety inną plagą jest to, iż sami nie kontrolując, a nawet nie mając świadomości zagrożeń, stają się mimowolnymi uczestnikami karuzel VAT-owskich. W jaki sposób? Wystarczy, że nie kontrolują oni procesu sprawdzania, kim są ich dostawcy oraz odbiorcy hurtowi, gdzie ma trafić zakupiony towar, i nie sprawdzają, jak funkcjonuje u nich obrót towarowy, a także czy ich pracownicy nie dokonują niedozwolonych operacji, wydając lewe faktury pod zakupy dokonywane przez ich klientów.
Niestety polski retail jest bardzo podatny na wyłudzenia, gdyż jest wrażliwy na cenę. Podstawą tej wrażliwości, poza chęcią zysku przedsiębiorców, są zwyczaje konsumenckie Polaków.

Przeprowadzone przez TNS w 2015 r. badania pokazały, że wg 83 proc. respondentów cena jest tym czynnikiem, na który najczęściej zwracają uwagę, dokonując zakupów. Oczywistą konsekwencją tego procesu jest zauważalna na rynku konkurencja cenowa pomiędzy poszczególnymi „graczami”, a to przekłada się na cały łańcuch dostaw. Walka o najtańszy towar i coraz niższe marże powodują, że handlowcy poszukują okazji na rynku – okazji, na którą oszuści chętnie odpowiadają. Towar oferowany przez oszustów jest często o kilka, kilkanaście procent tańszy od „uczciwej” ceny rynkowej, co może na którymś etapie łańcucha dostaw wzbudzić zainteresowanie i skusić bardziej podatnych.

Niemożność wyegzekwowania VAT od oszustów sprawia, że organy podatkowe żądają tych kwot od podatników uczestniczących w łańcuchu dostaw, w którego ramach dochodzi do przestępstwa – to fakt bezsporny. Dotyczy to także niezapłaconych ceł i akcyzy. Opisany w przypadku Action proces kwestionowania całego łańcucha dostaw, gdzie dostawca okazał się oszustem, już teraz jest ryzykiem dotykającym każdego działającego w branży retail – małego dostawcy czy właściciela potężnej sieci sklepów wielkopowierzchniowych. Fiskus domaga się zwrotu należnego VAT od odbiorcy ostatecznego (kwestionuje prawo do odliczenia podatku), uzasadniając takie działanie tym, że nie dochował on „należytej staranności przy wyborze dostawcy” (zdarzają się również zarzuty dotyczące braku należytej weryfikacji całego łańcucha dostaw). Organy podatkowe, formułując kryteria owej „należytej staranności”, w praktyce często prezentują podejście agresywne, wykraczające poza ramy rozwiązań weryfikacyjnych, opartych na zwyczajowej ostrożności kupieckiej. Jednego możemy być niemal pewni: gdy przedstawiciel fiskusa będzie nakładać ogromną karę na firmę, nie wzruszy się, kiedy przedsiębiorca zapyta: „Ale jak ja miałem to wykryć?”.

Jak się bronić?
Czasy, w których wszystko można było zrobić samemu, już dawno minęły, i trzeba o tym pamiętać. To podstawa w zrozumieniu problemu ochrony przed stratami z tytułu wyłudzeń. Drugą sprawą jest świadomość, że oszczędzanie na bezpieczeństwie to największy błąd. Korzystajmy więc z pomocy ekspertów, którzy zbudują zabezpieczenia chroniące firmę przed zarzutami ze strony kontrolujących. Pierwszym zabezpieczeniem jest stworzenie spisanej (kontrolowanej i przestrzeganej!) procedury weryfikacji kontrahentów oraz dokonywanych transakcji, sprofilowanych pod kątem ograniczenia ryzyka wejścia w relację handlową z potencjalnym oszustem podatkowym. Brak takiej procedury w przypadku „wizyty” przedstawicieli fiskusa już na początku może postawić podatnika w bardzo trudnej sytuacji.

Równolegle z tym procesem trzeba podjąć sporo innych działań – zadbać o przeszkolenie pracowników, przede wszystkim odpowiedzialnych za sprzedaż, logistykę i księgowość. Takie szkolenie mogą przeprowadzić tylko eksperci z doświadczeniem, których nie ma wielu na rynku. Wszyscy muszą zdawać sobie sprawę zarówno z mechanizmu najbardziej „popularnych” na rynku wyłudzeń VAT, jak i z potencjalnych konsekwencji korporacyjnych i osobistych, z którymi należy się liczyć w przypadku uwikłania, nawet nieświadomego, w transakcje stanowiące element oszustwa. Fakt przeprowadzenia szkolenia również odbiera wielu kontrolerom argument „nienależytej staranności” w działaniach mających na celu ograniczenie ryzyka wyłudzeń. Nie ma tu miejsca na fikcyjne działania.

Niestety nawet najlepsze procedury i najbardziej rozbudowane systemy kontroli nie uchronią podatników przed działaniami fiskusa, który codziennie wykreśla z rejestru VAT kolejnych podatników, bez powiadamiania kogokolwiek. W konsekwencji dla rzetelnych przedsiębiorców codziennie wzrasta ryzyko związane z odliczeniem VAT z faktur wystawionych przez podmiot, który już nie jest podatnikiem VAT. Szczególnie narażone na to ryzyko są podmioty mające największą liczbę dostawców, gdyż w skrajnych przypadkach oznacza to weryfikację statusu VAT kontrahenta przy księgowaniu każdej faktury zakupowej. A trzeba mieć świadomość, iż rośnie liczba podmiotów usuniętych przez fiskusa z rejestru VAT. Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską podało, że jest już ich prawie 56 tys., średnio przybywa nawet kilkaset dziennie. Większość z nich (ponad 38 tys.) to przedsiębiorcy, którzy zawiesili działalność na co najmniej pół roku.

Zatrudnienie firmy zewnętrznej posiadającej doświadczenie w tego rodzaju przedsięwzięciach i przerzucenie na nią obowiązku sprawdzania kontrahentów daje wystarczającą ochronę prowadzonemu biznesowi. Klienci już na etapie rozmów powinni dowiedzieć się, że z wielu zagrożeń dla ich biznesu nie zdawali sobie sprawy. Posiadanie zewnętrznego doradcy z wiedzą i całym aparatem operacyjno-prawnym jest też ważne z tego powodu, że wg stosowanej obecnie wykładni można popełnić czyn zabroniony nieumyślnie, jeżeli sprawca, nie mając zamiaru jego popełnienia, popełnia go jednak na skutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że możliwość popełnienia tego czynu przewidywał albo mógł przewidzieć. Powyższy przepis może stanowić podstawę odpowiedzialności karnej skarbowej za udział w karuzeli podatkowej i z niego obecnie korzystają kontrolerzy UKS. Dlatego w takim przypadku nicnierobienie trudno komukolwiek wyjaśnić.

Nieuczciwość pracowników oraz klientów
Nie tak dawno jednego z hurtowników w branży dóbr szybko zbywalnych „nawiedziła” kontrola urzędu skarbowego. Dokument przyniesiony przez kontrolera niewiele mu wyjaśniał. Nie przypuszczał, że może być posądzony o szereg nieprawidłowości, z których „udział w karuzeli VAT-owskiej” wydawał mu się totalnym absurdem. „Nic nie zrobiłem!” – brzmiało dwuznacznie. No właśnie, czy na pewno nic nie zrobił? Dzisiaj, po sprawdzeniu jego wersji, to stwierdzenie naprawdę brzmi szyderczo. W ramach kontroli zaplombowano mu magazyn, cały towar zgromadzony w hurtowni został zatrzymany. Wkrótce zablokowano również konta firmowe.

Okazało się, że faktycznie nie kontrolował swojej firmy. Na pierwszy rzut oka wydawało się, że to on kieruje swoją firmą i wszystko kontroluje. Ale tylko wydawało mu się, iż ma dostateczną pieczę nad swoją firmą. Mimo wynajęcia zewnętrznej firmy świadczącej usługi finansowo-księgowe nie wnikał, czy wskazywane przez nich bilanse oraz zestawienia mają pokrycie w faktach. Nie był w stanie sprawdzić, jakie błędy popełniają jego pracownicy, na co go narażają i czy podejmowane przez niego decyzje nie są poważnym zagrożeniem dla niego. Owszem, przekazywał wszystkie dokumenty i wystawione faktury, biuro prowadziło i wystawiało faktury na sprzedawany towar, ale bardziej interesowały go płatności – szczególnie te przychodzące.

Miał pełne zaufanie do swoich pracowników. „Przecież znam ich rodziców, żony, mężów, wszyscy pochodzimy z tej samej miejscowości”, tłumaczył. „Czemu miałbym ich pilnować? Przecież wiedzieli, co im grozi, gdyby narazili mnie i firmę na straty. Nigdy nie miałem z nimi kłopotów!”. Kolejne etapy audytu w jego firmie – księgowego i antyfraudowego – odsłoniły ponury obraz firmy. Księgowość nie była tak idealna, jak sądził. Liczba błędów i niedociągnięć była zatrważająca. Teoretycznie, na papierze wszystko się zgadzało, ale luki w księgowaniu, błędy w zapisach były poważne. Wykrycie, że wystawiano faktury na towar, który nigdy nie został sprzedany, obudził w nim obawy rosnące z każdym dniem. Później zauważono, że towar sprzedany, księgowany jako przekazany klientom, de facto trafiał do kogoś innego. Część tego samego towaru była wystawiana na paragony, część na faktury. Analitycy nie mieli wątpliwości, z niczego nie zdawał on sobie sprawy.

Przedsiębiorcom wydaje się, iż panują nad wszystkim. Im bardziej biznes się rozrasta, im więcej osób jest zatrudnionych, ryzyko, iż w gronie pracowników i kooperantów znajdą się osoby nieodpowiedzialne i nieuczciwe, wzrasta. Nie trzeba daleko szukać. W kłopoty mogą nas wpędzić nasi wspólnicy, osoby, którym ufamy. Wystarczy chwila ludzkiej słabości, zdarzenie uderzające kogoś po kieszeni albo gorszy dzień. Jeśli w tym samym czasie osoba ta trafi na okazję do oszustwa, a w niedalekiej perspektywie będzie mogła uzyskać większe pieniądze poprawiające mu humor, prawdopodobieństwo oszustwa rośnie w szybkim tempie. Wspólnik czy pracownik tę nieuczciwość i okazję jakoś sobie wytłumaczy i zracjonalizuje, a jego szef, prezes i właściciel oraz współpracownicy będą mieli problemy.

Niestety coraz częściej splot nieszczęśliwych zdarzeń może narazić firmy na spore straty. Jedna osoba może sprawić, że świetnie prosperujący dochodowy biznes wpadnie w kłopoty i może stanąć przed perspektywą upadku. Szczególne rodzaje ryzyka pojawiają się w przypadku tzw. oszustw łańcuchowych, kiedy to jedno oszustwo staje się okazją do następnych. Przykładowo, nieuczciwi pracownicy stacji paliw czy hipermarketów wystawiają fikcyjne faktury na paliwo, na produkty, za które klienci brali tylko paragony, że później sprzedają je tzw. łowcom kosztów? Przed obliczem srogiego fiskusa nie stają oni.

To samo dotyka dzisiaj wielu właścicieli sklepów wielkopowierzchniowych, centrów handlowych i hurtowni. Ci sami ludzie, dokonując tego typu oszustw i narażając swoich pracodawców na spore konsekwencje, zarażeni „bakcylem” łatwych pieniędzy, szukają okazji do następnych nadużyć, tym bardziej kiedy czują się bezkarni i niekontrolowani. Wystarczy zajrzeć do prasy, by dowiedzieć się jak kolejne firmy, w wyniku tzw. kontroli krzyżowych, borykają się z poważnymi problemami finansowymi. Tracą klientów, dostawców, odmawia się im finansowania, wypowiada leasing, kredyty… Konieczność zapłacenia wielomilionowej kary staje się dla nich najmniejszym problemem.

Czy można tego uniknąć?
Można, wcześniej kontrolując zgodnie z zasadą „ufaj, ale sprawdzaj” (audyty i kontrole w księgowości, kontrola ogniw sieci sprzedaży, sprawdzanie dostawców, kontrahentów, podwykonawców, klientów przed podpisaniem czy przedłużeniem umowy), monitorowanie procesów w celu wykrywania podatności i ryzyka fraudowego, zarządzanie ryzykiem oszustw i wyłudzeń, szkolenia – to wszystko może uchronić firmy przed poważnymi stratami i problemami. Żyjemy w czasach, kiedy twierdzenie, że czegoś nie wiemy, nie jest oznaką profesjonalizmu. Tak jak ufność, iż nasi pracownicy tak bardzo są nam wdzięczni, że pracują u nas i mają satysfakcjonujące wynagrodzenie skutecznie ochroni ich przed pokusą okradania i narażania na straty z powodu oszustwa i nierzetelności.

Dzisiaj coraz częściej każdy większy sklep sieciowy powinien być „podpięty” do systemu monitorującego sprzedaż, stany magazynowe i reklamacje pod kątem wyłudzeń. Spora grupa poważnych sklepów internetowych stosuje specjalizowane rozwiązania systemowe wykrywające próby oszustw i wyłudzeń. Dzieje się tak tam, gdzie aktywnie chroni się zysk przed uszczupleniem przez oszustwa. Już nie tylko banki, ale też sieci sklepów i hurtowni wynajmują firmy eksperckie, by te zbudowały u nich procedury oraz jednostki antyfraudowe i wspierały ich w poprawie efektywności działania. Nie czekają, aż ich firmę dotknie kryzys będący skutkiem braku nadzoru i naiwnego myślenia, że na bezpieczeństwie i kontroli można zaoszczędzić. Przeciwdziałanie oszustwom to ochrona przyszłych zysków, a także troska o bezpieczeństwo i powodzenie biznesu.