Strona główna Bezpieczeństwo biznesu Obniżysz koszty, unikając oszustów

Obniżysz koszty, unikając oszustów

UDOSTĘPNIJ

Michał Czuma


Dzisiaj oszuści potrafią wcielić się w przedstawicieli różnych profesji i firm, do realizacji swoich planów wykorzystując pośpiech i obciążenie pracą potencjalnych ofiar. Mogą się także podszyć pod każdego z nas, oszukując naszych kontrahentów i pracowników. Czujność jest więc zawsze wysoce wskazana i po jakimś czasie wchodzi w krew.

Opowieści o oszustwach są często odbierane jako anegdoty, a nie przestroga i zapowiedź tego, co może spotkać każdego…

Na targach żywności w Amsterdamie do firmy produkującej wodę podszedł dobrze ubrany, świetnie mówiący po angielsku rzekomy (jak się później okazało) kupiec jednego z dużych brytyjskich detalistów. Zostawił wizytówkę, a później e-mailem umówił transport. Woda w Wielkiej Brytanii jednak wyparowała, a wraz z nią kilkadziesiąt tysięcy funtów – opisuje Leszek Banaszak z Wydziału Promocji i Handlu polskiej ambasady w Londynie.

***

Pewnego razu z firmy, od której wypożyczam samochody, zgłosił się pracownik chcący w naszych autach służbowych zamontować wieszaki na marynarkę. Był zdziwiony, gdy poprosiłem go o dokument potwierdzający, że jest przedstawicielem tej firmy. Ja jednak nie zapomniałem historii, kiedy to w podobny sposób mojemu klientowi ukradziono połowę jego floty. „Pan z wypożyczalni” był jeszcze bardziej zdziwiony, gdy zadzwoniłem do jego szefa, by potwierdzić oddelegowanie go do wykonania tego zlecenia.

***

Niedawno zadzwoniła do mnie pani, która poinformowała mnie, że dzwoni z banku, w którym mam rachunek. Miłym głosem wyrecytowała swoją kwestię: „Proszę o podanie imienia, nazwiska i nazwiska panieńskiego matki celem identyfikacji”. Tym razem nie odmówiłem przekazania jej tych informacji, jak robię to w większości przypadków, wiedząc, że podając swoje dane, można w kilka chwil stracić wszystkie pieniądze z konta. Skojarzyłem bowiem, że dzień wcześniej dokonałem transakcji zagranicą, a bank zapewne chce potwierdzić, czy to ja wydałem kilkaset dolarów, a nie oszust posługujący się moimi danymi lub kartą.

Żyjemy w czasach, w których oszustwo stało się doskonałym sposobem na osiągnięcie niebotycznych zysków przy niewielkim poziomie ryzyka. Każde zainwestowane 1000 zł w ciągu miesiąca może zapewnić nawet 30 tys. zł. Mistrzowie w tym fachu potrafią pomnożyć w ciągu jednego dnia 100 zł o 10 tys. procent. O takich zyskach mogą zapomnieć nawet najbardziej sprawni lichwiarze.
Straty, jakie ponosi statystyczna polska firma z tytułu oszustw, wynoszą 3–8 proc. jej obrotów. Oszustwa dotykają każdego – w zależności od branży i stopnia zastosowanych zabezpieczeń antyfraudowych szacuje się, że 78–94 proc. firm w Polsce jest regularnie okradanych w wyniku oszustw zarówno wewnętrznych (przez pracowników), jak i zewnętrznych. Około 62 proc. pracodawców twierdzi, że się przed tym broni. Gdy jednak dochodzi do poważnych strat, zabezpieczenia przed nieuczciwymi pracownikami czy kontrahentami okazują się nieskuteczne.

Firmy dotknięte oszustwem zazwyczaj poszukują kolejnego specjalisty ds. bezpieczeństwa. Niektórzy właściciele czują się bezradni, ale boją się głośno powiedzieć o swoim problemie, by nie nadszarpnąć wizerunku firmy. A przecież przeciwdziałanie wyłudzeniom pozwala na szybkie obniżenie kosztów i wypracowanie dodatkowych zysków. Czekanie na wielomilionowe straty wynikające z czyjejś nieuwagi lub wyjątkowego sprytu oszustów specjalizujących się w tym procederze nie jest dobrym wyjściem. Przestępcy, bogacąc się, stosują coraz bardziej wyrafinowane metody i kosztowne narzędzia wyłudzeń. Wtedy już nie można mówić o drobnym cwaniaczku, ale o groźnej korporacji przestępczej.

Z ciekawością słucham opowieści o klientach, uczciwych i majętnych przedsiębiorcach, dysponujących bardzo drogą flotą limuzyn. I wciąż mam w pamięci historię zaginięcia leasingowanych ciągników siodłowych, które zniknęły po przekroczeniu południowej granicy UE i przepadły na zawsze wraz z przewożonym towarem. Nawet w śledztwie prowadzonym we współpracy z ABW nie zdołano ustalić losu kilkunastu zestawów. Co się stało, przecież firma działała w Polsce i miała właścicieli? Owszem, miała… Nawet złożyli obszerne wyjaśnienia na policji, ale po przesłuchaniu okazali się tzw. słupami. Byli zdziwieni, że w firmach, które pozwolili uruchomić znajomym za 3 tys. zł, ktoś wynajął tyle ciężarówek.

Czasy się zmieniają, zmienia się też otoczenie biznesowe i warunki na rynku. Aby się rozwijać, należy zarówno zadbać o nowe działania biznesowe, jak i inwestować w zabezpieczenie przed oszustami. W obu przypadkach warto podejść do tematu profesjonalnie. Jeśli robi się to nieostrożnie lub nie podejmuje żadnych działań, trzeba się liczyć ze stratami.

10 ZASAD JAK ZADBAĆ O BEZPIECZEŃSTWO SWOJEJ FIRMY

Każdy powinien dbać o swój majątek i nie dać się oszukać przez kontrahenta, wspólnika, klienta czy firmę, w której zamówił towar lub dostawę albo której wysłał swoje wyroby. Mając to na względzie, warto podjąć rozsądne i niezbyt kosztowne działania.

  1. Współpraca ze sprawdzonymi klientami nie stanowi gwarancji bezpieczeństwa. Wielu oszustów, znając ich bazę, może się pod nich podszyć albo przejąć zlecenia lub towar (czasami we współpracy z pracownikami firmy, która stanowi ich cel). Oszuści udają wiarygodnych klientów, realizują kilka zleceń na mniejsze kwoty po to, by awansować do grona „klientów VIP”. Później dokonują „skoku” na dużą kwotę i wszystko, co wydali na poprzednie zlecenia, zwraca się im z nawiązką. Należy więc monitorować, co robią klienci, i reagować na każdą zmianę w ich zachowaniu i praktykach. Można w tym zakresie skorzystać z firmy wyspecjalizowanej w tego typu usługach.

  2. Kolejne działania polegają na zweryfikowaniu każdego nowego kontrahenta, czyli sprawdzeniu jego dokumentów. Nie dysponując własną komórką antyfraudową, należy poszukać odpowiedniej osoby lub wynająć firmę specjalistyczną. Nie można polegać tylko i wyłącznie na pierwszym wrażeniu nowego klienta.

  3. Monitorowanie pojazdów, sprawdzanie delegacji, kosztów zakupów, kontrolowanie pracowników na różnych stanowiskach – o tym nie może zapomnieć właściciel firmy, któremu na sercu leży nie tylko jej dobro, ale także zysk finansowy. Po prostu: ufaj, ale kontroluj.

  4. Ulubionym dniem oszustów jest piątek. Tuż przed weekendem pracownicy zazwyczaj myślą już o odpoczynku, mniej angażują się w wykonywanie zadań służbowych, spada poziom ich koncentracji. I to właśnie ten dzień tygodnia jest wręcz idealny do robienia przekrętów.

  5. Niskie stawki również powinny być sygnałem do zastanowienia. Niestety często to, co jest tanie, może okazać się nierzetelne lub nieuczciwe. Należy analizować też ceny zakupu, które mogą okazać się bezpodstawnie wysokie.

  6. Zasada, której nie powinien nikt pomijać, dotyczy każdorazowego sprawdzania numerów kont odbiorców. Oszust bowiem może podłożyć sfałszowaną fakturę z innym numerem konta. Niestety nie można również w pełni ufać pracownikom działu księgowego, którzy mogą dać do podpisu polecenie przelewu z numerem prywatnego konta.

  7. Statystyki wskazują, że oszuści najczęściej pochodzą z Bułgarii, Rumunii, Słowenii, Węgier i Włoch. Dlatego zlecając transport, warto zachować czujność przy podejmowaniu współpracy z firmami z tych państw.

  8. Każdy lubi okazje. Jednak korzystając z nich, należy pamiętać, by wcześniej sprawdzić je wyjątkowo czujnie i skrupulatnie.

  9. Należy unikać propozycji, które mogą prowadzić do złamania prawa. Wprowadzanie w obieg fałszywych faktur wcześniej czy później skończy się dotkliwymi karami, i to nie tylko finansowymi.

  10. Przepisy prawa zmieniają się w szybkim tempie. Jego aktualizacje muszą być na bieżąco wprowadzane w dokumentach firmy. Brak kontroli w tym zakresie (np. sprawdzanie, czy pracownicy nie działają na szkodę skarbu państwa lub współpracują z oszustami) może skończyć się przeprowadzeniem kontroli krzyżowych urzędu skarbowego i podjęciem działań policji. Aby do tego nie dopuścić, warto zaangażować specjalistę, który zadba o bezpieczeństwo biznesu.

Michał Czuma
Prezes i współwłaściciel G+C Kancelaria Doradców Biznesowych. Wcześniej stworzył i zarządzał pierwszymi w kraju Biurami Antyfraudowymi w spółkach grupy PKO BP. Były wieloletni z-ca dyrektora Departamentu Bezpieczeństwa PKO BP.