Jan Kapusta

Na co menedżerowie do spraw bezpieczeństwa powinni zwracać szczególną uwagę? Nad czym już teraz powinni pracować?

Odpowiedź na tak sformułowane pytania jest trudna i wielowątkowa. Patrząc przez pryzmat bezpieczeństwa, „teraz” może być rozumiane jako reakcja na zdarzenia, incydenty mające miejsce obecnie. Ale „teraz” to też czas, który (oprócz reagowania i utrzymywania już wypracowanych metod i standardów działania) powinniśmy poświęcić głównie na dwie istotne kwestie. Po pierwsze powinniśmy zagospodarować wiedzę zdobytą zarówno podczas pandemii, jak i w okresie tuż przed i zaraz po wybuchu wojny w Ukrainie. Drugą kwestią jest próba rozważenia różnych scenariuszy w kontekście potencjalnych konsekwencji obu wydarzeń i przygotowanie się na zagrożenia będące ich pochodną.

W kwestiach związanych z bezpieczeństwem kluczowy jest kontekst organizacyjny, czyli profil i zasięg operacyjny konkretnej organizacji. W innej sytuacji są mniejsze organizacje lokalne, w innej duże, lecz nadal lokalne podmioty, w jeszcze innej gracze międzynarodowi. Podobnie innych konsekwencji mogą spodziewać się ci, którzy nie wycofali się z działalności na terenie i/lub z podmiotami z Federacji Rosyjskiej i Białorusi, a innych ci, którzy podjęli odmienną decyzję. Niezależnie od tego uważam, że jest kilka elementów wspólnych, które każdy menedżer ds. bezpieczeństwa powinien uwzględnić w swoich analizach czy rozważaniach.

Zarówno pandemia, jak i wojna w Ukrainie będą miały konsekwencje finansowe. Co do tego nie ma wątpliwości. Pytanie dotyczy raczej skali i ciężaru, a nie samego faktu ich wystąpienia. Oba wydarzenia polaryzują społeczeństwo, choć w różnej skali.
Pandemia już dawno nas podzieliła. Wojna chwilowo wydaje się jednoczyć zarówno Polaków między sobą, jak i z uchodźcami i narodem ukraińskim. Jednak w dłuższej perspektywie obawiam się, że może Polaków coraz bardziej dzielić w opiniach co do tego, kto i w jakim zakresie powinien ponosić ciężar pomocy udzielanej uchodźcom. Innymi słowy, na rodzaj i skalę konsekwencji, z którymi przyjdzie nam się zmierzyć, będą miały wpływ negatywne kierunki rozwoju sytuacji co do zasobności portfela, sytuacji na rynku pracy i – wynikające z nich obu – nastroje społeczne.

Z tego powodu, oprócz dobrze znanych zagrożeń przeciwko mieniu, wskazałbym na konieczność położenia w analizach większego niż dotychczas nacisku na:

1. zasady współpracy oparte na poszanowaniu godności i szacunku (workplace civility),
2. świadome i odpowiedzialne posługiwanie się informacją,
3. bezpieczeństwo pracowników poza miejscem pracy,
4. współpraca między departamentami.

Nie są to zagadnienia nowe, wiele organizacji świetnie sobie z nimi radzi. Chcę jednak zwrócić uwagę na pewne specyficzne ich aspekty, które bezpośrednio łączą się z aktualnymi wydarzeniami.

Zasady współpracy oparte na poszanowaniu godności i szacunku

Na pierwszy rzut oka zagadnienie to wydaje się problemem czysto HR-owym. Mogę jednak wymienić przynajmniej trzy aspekty, które wprost dotyczą komórek ds. bezpieczeństwa. Pierwszym, najbardziej oczywistym jest skierowanie pracownika ochrony fizycznej w odpowiedzi na potencjalną przemoc w miejscu pracy czy asysty w niektórych przypadkach związanych ze zwolnieniem pracownika. Drugim aspektem jest prowadzenie postępowań wyjaśniających w określonych sytuacjach naruszenia zasad postępowania w miejscu pracy, trzecim – zapewnienie efektywnych mechanizmów i procedur wspierających dwa pierwsze zadania. Innymi słowy, musimy być zawczasu przygotowani, by dobrze zareagować na określone zdarzenie i zapewnić wsparcie HR pomocą doraźną i długofalową, gdyby np. zaszła konieczność udokumentowania zdarzenia przed wymiarem sprawiedliwości (polityki, procedury i inny materiał dowodowy).

Wyobraźmy sobie scenariusz, w którym sfrustrowany sytuacją pracownik, obywatel naszego kraju, wdaje się w kłótnię, a następnie przepychankę z pracownikiem pochodzenia ukraińskiego. Załóżmy, że pracownik ochrony zostaje wezwany w związku ze zdarzeniem na terenie zakładu pracy. Czy jesteśmy gotowi na taki scenariusz i potencjalne jego konsekwencje? Pominąwszy konsekwencje czysto ludzkie i związane z kodeksem pracy, nietrudno wyobrazić sobie, z jakimi jeszcze przyjdzie się zmierzyć organizacji, jeżeli niezależnie od prawdziwej natury konfliktu w Internecie czy prasie pojawi się nagłówek w stylu „Tak traktowani są uchodźcy w firmie X”.

Przedstawiony scenariusz prowadzi do kolejnego zagadnienia, które zarówno organizacja, jak i komórki ds. bezpieczeństwa muszą uwzględnić w swoich strategiach.

Świadome i odpowiedzialne posługiwanie się informacją

Ponownie może się wydawać, że ma to niewiele wspólnego z komórkami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo. Wiele firm potrafi profesjonalnie zarządzać informacją, ma wyspecjalizowany personel, który troszczy się nie tylko o bezpieczeństwo informacji, ale także o jakość przekazu.

Osoby profesjonalnie zajmujące się bezpieczeństwem coraz wyraźniej zaczynają dostrzegać, że oprócz regularnej wojny w świecie fizycznym toczy się bardzo niebezpieczna wojna informacyjna, w której wszyscy mniej lub bardziej świadomie bierzemy udział. Publikujemy swoje przemyślenia, udostępniamy treści przekazywane przez innych czy własne zdjęcia czegoś, co wydaje się nam godne uwagi. Należy mieć świadomość, że jakaś część tego, co udostępniamy, może być użyta w sposób, który nie przyszedłby nam nawet do głowy.

Co ma organizacja do treści, jakie publikuję jako osoba prywatna i które nie mają nic wspólnego z działalnością organizacji, w której pracuję? Co do zasady – organizacji nic do tego, ale tu chodzi o to, że we współczesnej wojnie informacyjnej znaczenie ma nie tylko to, co piszesz, ale nawet kogo masz w znajomych na portalach społecznościowych. Im wyższe stanowisko zajmujesz, tym bardziej jesteś eksponowany na konsekwencje, które mogą cię dotknąć również na stopie zawodowej, a nawet postawić całą organizację w trudnej sytuacji. Masz prawo wyrażać swoje zdanie, ale staraj się robić to świadomie. Wyobraźmy sobie taki scenariusz: pracownik publikuje treść, która stoi jawnie w sprzeczności z wartościami deklarowanymi przez organizację. Wkrótce w mediach społecznościowych zaczyna krążyć wiadomość, że firma X zatrudnia pracownika, który prezentuje poglądy powszechnie uznawane za nieetyczne i brak w nich empatii dla ludzi, którzy nie ze swojej winy znaleźli się w obecnym położeniu.

Czy organizacja jest przygotowana na taki scenariusz? Czy pracownicy są gotowi na takie sytuacje? W świecie bezpieczeństwa wiemy, że najważniejsze są fakty i decyzje oparte na faktach (wiarygodnych, sprawdzonych informacjach). Wiemy też, jakie konsekwencje może przynieść nieodpowiedzialne posługiwanie się informacją opartą na swobodnej interpretacji zdarzeń dyktowanej emocjami. Uważam, że to właśnie menedżerowie bezpieczeństwa powinni zgłaszać do władz organizacji konieczność podnoszenia świadomości odpowiedzialnego wypowiadania się. Świadomość tego rodzaju pomoże nie tylko pracownikom, ale także organizacji.

Bezpieczeństwo pracowników poza miejscem pracy

Znaczna część osób, które uciekły do Polski z Ukrainy, będzie (i słusznie) szukać i już szuka zatrudnienia w Polsce. I choć bardzo chciałbym się co do tego mylić, obawiam się, że po pierwszym odruchu pięknej i spontanicznej pomocy okazywanej uchodźcom z czasem mogą pojawiać się nastroje antyukraińskie. Nawet pojedyncze grupy wyładowujące swoje frustracje mogą stanowić realne zagrożenie dla naszych pracowników, w tym pochodzenia ukraińskiego.

Ważne będzie monitorowanie tego zjawiska w kontekście siły i lokalizacji występowania. Współpraca z organami ścigania i odpowiednie programy podnoszące świadomość naszych pracowników (zwłaszcza tych pochodzenia ukraińskiego, którzy nie zdążyli jeszcze dobrze poznać naszego kraju) co do potencjalnych zagrożeń, sposobu zachowania, rodzaju i dostępnej pomocy w sytuacji zagrożenia jest tym, nad czym należy pracować już teraz. Nie wykluczam, że w określonych lokalizacjach trzeba będzie pomyśleć o zapewnieniu bezpiecznego transportu do i z miejsca pracy.

Współpraca między departamentami

Zarysowane problemy wyraźnie pokazują, że komórki ds. bezpieczeństwa będą zaangażowane w większe wyzwania, których nie są adresatem. Organizacje, które jeszcze tego nie zrobiły, powinny możliwie szybko wzmocnić relacje między departamentami. Ponieważ wszystkie wskazane zagadnienia dotyczą pracowników i wrażliwych społecznie zagadnień, szczególną rolę przypisałbym konieczności ścisłej współpracy między komórkami HR, bezpieczeństwa i odpowiedzialnymi za komunikację wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Ze względu na specyfikę pracy menedżerów bezpieczeństwa i posiadane umiejętności szerszego analitycznego postrzegania zagrożeń i ich konsekwencji to oni powinni wyjść z inicjatywą i przedstawić w swoich organizacjach poruszoną tu problematykę. Mam świadomość, że siła przebicia może być różna, jednak wczesne zaadresowanie potencjalnych konsekwencji zwiększa szansę przygotowania organizacji na ich wystąpienie. Działania czysto reaktywne mogą być w tym zakresie niewystarczające.

Jan Kapusta mgr inż., Dip. CSMP®, M.ISMI®. Praktyk i wykładowca, od ponad 20 lat związany z branżą security i zarządzaniem bezpieczeństwem. Współtwórca i były przewodniczący Forum Bezpieczeństwa Fizycznego przy Radzie Bezpieczeństwa ZBP. Obecnie zarządza bezpieczeństwem operacyjnym z obszarem działania obejmującym Europę Środkową i Wschodnią, Rosję i Wspólnotę Niepodległych Państw.