Zewnętrzny wandal i wewnętrzny szpieg gospodarczy, złodziej albo sabotażysta – to dopiero początek długiej listy zagrożeń, na jakie muszą być przygotowane niemal wszystkie obiekty w Polsce. Coraz częściej model zarządzania budynkiem oparty jest na bliskiej współpracy facility managera z profesjonalnym operatorem zewnętrznym. Jak wygląda branża zarządzania nieruchomościami? – o tym Aleksandra Czapska rozmawia z Tomaszem Grzelakiem, CEO w Stay Safe Poland, Security Inspektorem w DPD Polska, przewodniczącym grupy ds. bezpieczeństwa w Polskiej Radzie Facility Managementu.

Od stycznia 2023 r. w branży usług zarządzania nieruchomościami widać pewne ożywienie. Czy jest ono również zauważalne w inwestycjach w bezpieczeństwo?

To prawda, po chwilowej stagnacji na rynku rok 2023 przyniósł niewątpliwie wzrost zainteresowania usługami firm specjalizujących się w zarządzaniu nieruchomościami. Takie ożywienie ma oczywiście dobrą stronę, pozytywnie wpływając na rentowność firmy zajmujących się tego typu usługami, ale też widzę pewne zagrożenia. Ożywienie w branży zarządzania nieruchomościami to skutek m.in. większej świadomości klientów na temat zagrożeń oraz związanej z nimi potrzeby wprowadzania odpowiednich środków ochronnych. A to oczywiście poprawia bezpieczeństwo obiektów. Firmy zarządzające nieruchomościami zaczynają zwracać większą uwagę na szkolenie pracowników, audyty bezpieczeństwa, wdrażanie odpowiednich standardów i procedur.

Niestety, większe zainteresowanie usługami zarządzania nieruchomościami ma też pewien negatywny aspekt, ponieważ może skutkować brakami kadrowymi, niedostatecznym szkoleniem personelu z zakresu bezpieczeństwa, niedostateczną kontrolą podczas budowy czy też zwiększonym ryzykiem zagrożeń zewnętrznych.

Aby zapewnić odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa facility managerowie powinni m.in. dokonywać szczegółowej analizy ryzyka przeprowadzanej osobno dla każdego obiektu, chcąc zidentyfikować i ocenić potencjalne ryzyko związane z bezpieczeństwem. Na podstawie takiej analizy powinni następnie:

• wdrożyć nowe procedury lub zmodyfikować obowiązujące, by uwzględniały wykryte zagrożenia, wytyczne i sposoby przeciwdziałania nim oraz środki zapewniające skuteczną ochronę;
• wprowadzić regularne szkolenia personelu; firmy zarządzające nieruchomościami muszą inwestować w szkolenia pracowników, aby potrafili odnaleźć się w każdej sytuacji kryzysowej;
• rozważyć współpracę z profesjonalistami ds. bezpieczeństwa, choćby po to, by przeprowadzili audyt bezpieczeństwa, doradzili w zakresie nowoczesnych rozwiązań technicznych i pomogli w opracowaniu skutecznych strategii bezpieczeństwa;
• stale monitorować sytuację na rynku; bezpieczeństwo obiektów powinno być regularnie kontrolowane i oceniane, skutkując dokonywaną na bieżąco modernizacją środków ochronnych, by w ten sposób zapewnić odpowiedni poziom ochrony nieruchomości.

Po pandemii może nie wszyscy, ale z pewnością wielu pracownicy wróciło do pracy stacjonarnej. Firmy zachęcają ludzi do tego kroku, ale czy równie chętnie inwestują w systemy bezpieczeństwa lub ich modernizację?

Owszem, organizacje inwestują w różnego rodzaju nowe rozwiązania, choćby dlatego, że część pracowników została przyjęta do pracy w trakcie pandemii lub tuż po zniesieniu obostrzeń. Bywa więc, że współpracownicy nie znają się osobiście. Spore zainteresowanie dotyczy urządzeń bezdotykowych minimalizujących konieczność fizycznego kontaktu. Powodzeniem cieszą się czytniki zbliżeniowe i systemy rozpoznawania twarzy.
Dodam, że inwestycje w systemy bezpieczeństwa nie ograniczają się tylko do biurowców. Wiele przedsiębiorstw, co mnie bardzo cieszy, ma świadomość zagrożeń i rozszerza wdrażanie systemów również w innych rodzajach nieruchomości, takich jak centra handlowe, szkoły, hotele, aby zapewnić bezpieczne warunki pracownikom i klientom.

Jakie wyzwania stoją przed działami security w budynkach?

Zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy jest najważniejszym zadaniem działów zajmujących się bezpieczeństwem danego obiektu przy czym zadanie to dotyczy aspektu bezpieczeństwa zarówno fizycznego, jak i technicznego. Ważna jest nie tylko ochrona przed włamaniami i napadami, ale też szybkie i skuteczne reagowanie na incydenty, takie jak pożary, wypadki, ataki terrorystyczne lub inne zagrożenia życia i mienia. Działy security muszą być odpowiednio przygotowane, aby zarządzać tego typu sytuacjami. Muszą mieć wypracowane procedury ewakuacyjne, alarmowe, a także współpracować z odpowiednimi służbami ratunkowymi i organizować cykliczne szkolenia dla personelu w zakresie reagowania na kryzysy.

Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa nie jest możliwe bez skutecznych systemów, dlatego kolejnym wyzwaniem jest odpowiedni wybór, wdrożenie oraz późniejszy nadzór nad zabezpieczeniami technicznymi, opracowanie skutecznych strategii, instrukcji użytkowania i ich aktualizacja.

I na koniec wyzwanie, o którym mało się mówi, ale które jest jednym z największych wyzwań dla działów security, a mianowicie zapobieganie działaniom przestępczym ze strony pracowników. Mogą to być kradzieże, szpiegostwo przemysłowe, sabotaż, wandalizm lub przestępstwa finansowe. Konieczne jest zatem zadbanie o wdrożenie środków minimalizujących ryzyko takich incydentów, np. systemów monitoringu wizyjnego, kontroli dostępu, procedur audytowych i szkoleń.

Jakie perspektywy widzi Pan dla rozwoju tego segmentu? Czy facility management rozwija się głównie w dużych miastach, czy dotyczy też nieruchomości usytuowanych w mniejszych miejscowościach?

Na rynku usług zarządzania nieruchomościami kształtuje się tendencja do wzrostu znaczenia profesjonalnego zarządzania nieruchomościami. Ludzie są coraz bardziej świadomi korzyści z efektywnego zarządzania obiektami, wdrożeń innowacyjnych technologii i mają coraz większą świadomość ekologiczną, co przyczynia się do zwiększonego zapotrzebowania na profesjonalne usługi facility managementu w różnych lokalizacjach.

Należy podkreślić, iż rozwój gospodarki, a wraz z tym infrastruktury w naszym kraju spowodował, że wiele firm buduje obecnie swoje obiekty poza dużymi aglomeracjami, ponieważ oznacza to np. mniejszy koszt zakupu gruntu, jednocześnie lepszy dostęp do tras szybkiego ruchu czy infrastruktury kolejowej, a w późniejszej perspektywie niższy koszt utrzymania zakładu.

Biorąc pod uwagę fakt, iż często są to duże przedsiębiorstwa mające wdrożone odpowiednie standardy w swoich obiektach rozsianych w całym kraju lub na świecie znają one korzyści płynące z profesjonalnego zarządzania nieruchomościami. Ponadto skuteczne zarządzanie może przynieść oszczędność kosztów, automatyzację procesów i poprawę efektywności operacyjnej, co zachęca przedsiębiorstwa do skorzystania z profesjonalnych usług facility managementu.

Jak polski segment facility management wygląda na tle Europy i świata?

W porównaniu ze światowym rynkiem facility managementu polski segment ma jeszcze pewien dystans do pokonania w stosunku do najbardziej rozwiniętych krajów, takich jak Stany Zjednoczone czy niektóre kraje Europy Zachodniej. Jednak rozwój polskiego rynku jest widoczny i dynamiczny. Polscy usługodawcy zyskują na znaczeniu.

Na naszym rynku funkcjonują zarówno duże międzynarodowe firmy, jak i lokalne podmioty specjalizujące się w różnych obszarach facility managementu. Wzrasta także liczba polskich firm świadczących wysokiej jakości usługi w tym obszarze, które coraz śmielej ruszają z ekspansją na rynki zagraniczne. Również polscy specjaliści nie mają się czego wstydzić, ich wiedza, doświadczenie, umiejętności pozwalają im konkurować z kolegami z innych krajów. Wraz ze wzrostem świadomości wśród zarządców nieruchomości oraz rosnącym zapotrzebowaniem na profesjonalne usługi można oczekiwać dalszego rozwoju tej branży w Polsce. ⦁