BYOD czy COPE? Jaki model użytkowania urządzeń mobilnych jest opłacalny, a jaki bezpieczny?

Rewolucja mobilna całkowicie zmieniła podejście organizacji do sprzętu elektronicznego, tworząc różnorodne modele korzystania z urządzeń. Jak efektywnie zarządzać tymi użytkowanymi przez pracowników, dbając jednocześnie o bezpieczeństwo danych oraz wydajność i satysfakcję zatrudnionych osób? Pamiętając przy tym, że obietnica wykorzystywania służbowego laptopa do użytku prywatnego już nie działa kusząco na kandydatów. Liczą się inne benefity.

Wiele osób dostrzegło, że wygodniejsze jest korzystanie z jednego, prywatnego laptopa i własnej komórki na dwie karty – jednej prywatnej, a drugiej służbowej. Dla dużej części pracowników to po prostu wygoda. Dla firm mniejszy koszt utrzymania takich urządzeń. Stąd popularność modelu Bring Your Own Device (BYOD), czyli „przynieś swoje własne urządzenie”, który rozpowszechnił się kilka lat temu. To model, w którym pracownicy korzystają w pracy z osobistych urządzeń, takich jak laptopy, smartfony i tablety. Model wygodny, a orgaizacjom przynoszący spore oszczędności. Jest to jednak mocno niebezpieczny, powstały więc inne.  Ale o tym dalej. 

Im szybciej taniały urządzenia mobilne i im częściej trafiały pod strzechy, tym mocniej pracownicy zaczęli dostrzegać, jak niewygodne jest korzystanie z innych urządzeń w pracy, a innych w domu. BYOD zyskało na popularności, bo pozwalało na kontynuację pracy w dowolnym miejscu, bez konieczności kopiowania plików w tę i z powrotem. Firmy nie są nieprzychylne temu rozwiązaniu, gdyż badania pokazują, że używanie prywatnych urządzeń pozwala pracownikom na oszczędność 58 minut dziennie, jednocześnie zwiększając wydajność o 34% (wg Frost&Sullivan dla Samsung).

Lubimy to co znamy

Ludzie zazwyczaj doceniają możliwość korzystania z urządzeń, które znają i lubią. Dla firm oznacza to zwiększenie produktywności oraz oszczędności związanych z zakupem sprzętu. Nie jest to jednak rozwiązanie idealne. Ma sporą wadę związaną z bezpieczeństwem danych,  a dokładnie z tym, że urządzenia osobiste mogą być łatwiejszym celem ataków hakerskich, skoro firmowy dział IT nie ma nad nimi stuprocentowej kontroli. Przyjrzymy się zatem jak funkcjonuje BYOD i alternatywne modele użytkowania urządzeń mobilnych w firmach.

BYOD – oszczędności firmy vs jej bezpieczeństwo

Model Bring Your Own Device (BYOD) to najbardziej liberalne podejście, pozwalające pracownikom używać własnych urządzeń do celów służbowych. Z jednej strony oferuje on znaczące oszczędności dla firmy i komfort pracowników, z drugiej – rodzi poważne wyzwania związane z bezpieczeństwem informacji.

Zalety:

• Redukcja kosztów: Firma oszczędza na zakupie i utrzymaniu sprzętu.
• Wygoda dla pracowników: Pracownicy korzystają z urządzeń, które znają i lubią.
• Zwiększona produktywność: Pracownicy mogą być bardziej produktywni, używając swoich preferowanych urządzeń.
• Łatwa implementacja: Wprowadzenie modelu BYOD może być stosunkowo proste.

Dużą wadą są potencjalne problemy z bezpieczeństwem danych firmowych, trudności w zarządzaniu różnorodnością urządzeń oraz kwestie związane z prywatnością pracowników

Polityka BYOD wiąże się z wieloma ryzykami, które mogą zagrażać integralności danych oraz bezpieczeństwu infrastruktury IT:

• Utrata danych: Pracownicy mogą przypadkowo usunąć lub utracić dostęp do poufnych informacji przechowywanych na prywatnych urządzeniach.
• Nieautoryzowany dostęp: Brak kontroli nad urządzeniami może prowadzić do sytuacji, w których osoby nieuprawnione uzyskują dostęp do wrażliwych danych.
• Złośliwe oprogramowanie: Urządzenia osobiste często są mniej zabezpieczone niż te należące do firmy, co zwiększa ryzyko infekcji złośliwym oprogramowaniem.
• Wyciek danych: Przenoszenie danych firmowych na prywatne urządzenia zwiększa ryzyko ich wycieku, zwłaszcza gdy pracownicy korzystają z niezabezpieczonych sieci Wi–Fi.

Firmy decydujące się na BYOD muszą liczyć się z ryzykiem wycieku danych, trudnościami w standaryzacji oprogramowania oraz koniecznością wdrożenia zaawansowanych rozwiązań z zakresu cyberbezpieczeństwa. Mimo tych wyzwań, model ten pozostaje atrakcyjny dla małych i średnich przedsiębiorstw, które cenią sobie elastyczność i minimalizację kosztów.

Jeśli nie BYOD to może COPE albo CYOD?

Organizacje bardziej przezorne, albo po prostu zamożniejsze, nie wprowadzają modelu BYOD, ponieważ ryzyko utraty kontroli nad danymi, ich wycieku, czy włamania do firmowej sieci jest w tym wypadku duże. One stosują inne rozwiązania, poszukując tego idealnego.

COPE (Company-Owned, Personally Enabled) – kontrola i zaufanie

To organizacja jest właścicielem urządzeń, ale pracownicy mogą używać ich również do celów prywatnych.  Firma ma pełną kontrolę nad konfiguracją, bezpieczeństwem i aktualizacjami urządzeń. COPE zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa danych niż BYOD, ale wiąże się z wyższymi kosztami zakupu i zarządzania sprzętem.

Zalety:

• Wysoki poziom bezpieczeństwa: Firma ma pełną kontrolę nad bezpieczeństwem danych.
• Standardowa konfiguracja: Wszystkie urządzenia mają standardową konfigurację i oprogramowanie.
• Łatwe zarządzanie: Centralne zarządzanie urządzeniami ułatwia wsparcie techniczne i aktualizacje.
• Zadowolenie pracowników: Pracownicy mogą korzystać z urządzeń do celów prywatnych.

Wady:

• Wysokie koszty: Firma ponosi koszty zakupu i utrzymania urządzeń.
• Konieczność zarządzania polityką: Firma musi ustalić jasne zasady dotyczące prywatnego użytkowania urządzeń.
• Potencjalne problemy z prywatnością: Należy uwzględnić kwestie związane z prywatnością pracowników, zwłaszcza przy monitorowaniu urządzeń.

CYOD (Choose Your Own Device) – złoty środek?

Model Choose Your Own Device (CYOD) stanowi kompromis między całkowitą kontrolą a swobodą wyboru. Firma oferuje pracownikom listę zatwierdzonych urządzeń, zachowując przy tym prawo do narzucenia standardów bezpieczeństwa i kompatybilności.

Firma pokrywa koszty zakupu i utrzymania wybranego sprzętu. CYOD łączy zalety BYOD i COPE, oferując pracownikom pewien wybór, jednocześnie zapewniając firmie kontrolę nad standardami bezpieczeństwa i kompatybilnością urządzeń.

Zalety:

• Wybór dla pracowników: Pracownicy mają pewien wybór urządzeń, co zwiększa ich satysfakcję.
• Standardy bezpieczeństwa: Firma ma kontrolę nad standardami bezpieczeństwa i kompatybilnością urządzeń.
• Łatwiejsze zarządzanie: Mniejsze zróżnicowanie urządzeń ułatwia zarządzanie i wsparcie techniczne.
• Lepsza kontrola kosztów: Firma może kontrolować koszty, oferując ograniczoną listę urządzeń.

Wady:

• Wyższe koszty: Firma ponosi koszty zakupu i utrzymania urządzeń.
• Ograniczony wybór: Wybór urządzeń jest ograniczony do listy zatwierdzonej przez firmę.
• Konieczność zarządzania listą: Firma musi regularnie aktualizować i zarządzać listą dostępnych urządzeń.

COBO (Corporate-Owned, Business Only) – pełna kontrola

COBO to model, w którym firma jest właścicielem urządzeń, a pracownicy mogą ich używać wyłącznie do celów biznesowych. Urządzenia są ściśle kontrolowane i monitorowane przez firmę, co zapewnia maksymalne bezpieczeństwo danych i zgodność z regulacjami. COBO jest często stosowany w branżach o wysokich wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa, takich jak finanse czy sektor publiczny.

Zalety:

• Maksymalne bezpieczeństwo: Najwyższy poziom bezpieczeństwa danych i zgodności z regulacjami.
• Pełna kontrola: Firma ma pełną kontrolę nad urządzeniami i ich wykorzystaniem.
• Brak kwestii prywatności: Brak problemów związanych z prywatnym użytkowaniem urządzeń.
• Zgodność z regulacjami: Ułatwione zapewnienie zgodności z przepisami, zwłaszcza w branżach regulowanych.

Wady:

• Bardzo wysokie koszty: Firma ponosi koszty zakupu, utrzymania i monitorowania urządzeń.
• Ograniczona elastyczność: Brak możliwości prywatnego użytkowania urządzeń może obniżyć zadowolenie pracowników.
• Konieczność ścisłego zarządzania: Wymaga szczegółowej polityki i procedur zarządzania urządzeniami.

Czy istnieje model idealny?

Oczywiście, że nie. Wybór zależy od priorytetów firmy. Jeśli priorytetem jest bezpieczeństwo i pełna kontrola, to COBO ma pod tym względem najwięcej zalet. Jeśli natomiast priorytetem jest wygoda i redukcja kosztów, to BYOD ma przewagę.

Dla małej firmy z ograniczonym budżetem BYOD może być najkorzystniejszy, ponieważ minimalizuje koszty zakupu i utrzymania sprzętu. Należy jednak pamiętać o ryzyku związanym z bezpieczeństwem i brakiem kontroli.

Firmy średniej wielkości, które chcą zachować kontrolę nad bezpieczeństwem, ale jednocześnie zaoferować pewien wybór pracownikom mogą postawić na CYOD. To rozwiązanie wydaje się dobrym kompromisem.

W dużych organizacjach, szczególnie takich jak instytucje finansowe zastosowanie mają COPE lub COBO. To modele najbezpieczniejsze, ponieważ zapewniają pełną kontrolę nad urządzeniami i danymi. Koszt jest wyższy, ale bezpieczeństwo jest priorytetem.

Model najkorzystniejszy dla pracownika:

• BYOD daje pracownikom największą swobodę, ponieważ mogą używać swoich ulubionych urządzeń. Jest to wygodne, ale może wiązać się z koniecznością instalowania dodatkowego oprogramowania i godzenia się na pewne ograniczenia prywatności.
• CYOD daje pewien wybór urządzeń, więc osoba, która będzie go używać, może wybrać sprzęt odpowiadający jego preferencjom.
• COPE pozwala pracownikom na używanie służbowych urządzeń do celów prywatnych, co jest dodatkowym benefitem.
• COBO w tej sytuacji ma same wady, ponieważ ogranicza użycie urządzeń tylko do celów służbowych.

Nie ma jednego idealnego modelu dla wszystkich. Każdy z modeli – od BYOD po COSU – reprezentuje inną filozofię zarządzania technologią. Wybór zależy od indywidualnych potrzeb i priorytetów firmy, a także od tego, jak bardzo firma ceni sobie wygodę pracowników i ich preferencje. Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować wszystkie zalety i wady każdego modelu oraz dostosować politykę wykorzystywania sprzętu do konkretnych realiów firmy. Należy również pamiętać o transparentnej komunikacji z pracownikami, aby uniknąć konfliktów i zapewnić zgodność z regulacjami dotyczącymi ochrony danych.

Zalety i wady każdego z modeli stosowania sprzętu elektronicznego w firmach,
z uwzględnieniem, czy dana cecha występuje w konkretnym modelu:

Zalety/Wady	BYOD	CYOD	COPE	COBO	COSU
Zalety
Redukcja kosztów	tak	nie	nie	nie	nie
Wygoda dla pracowników	tak	tak	tak	nie	nie
Zwiększona produktywność	tak	tak	tak	nie	tak
Łatwa implementacja	tak	nie	nie	nie	nie
Wybór dla pracowników	nie	tak	nie	nie	nie
Standardy bezpieczeństwa	nie	tak	tak	tak	tak
Łatwiejsze zarządzanie	nie	tak	tak	tak	tak
Lepsza kontrola kosztów	nie	tak	tak	tak	tak
Wysoki poziom bezpieczeństwa	nie	nie	tak	tak	tak
Standardowa konfiguracja	nie	nie	tak	tak	tak
Centralne zarządzanie	nie	nie	tak	tak	tak
Maksymalne bezpieczeństwo	nie	nie	nie	tak	tak
Pełna kontrola	nie	nie	tak	tak	tak
Brak kwestii prywatności	nie	nie	nie	tak	tak
Zgodność z regulacjami	nie	tak	tak	tak	tak
Optymalizacja pod kątem zadania	nie	nie	nie	nie	tak
Wysoka wydajność	nie	nie	nie	nie	tak
Wady
Problemy z bezpieczeństwem	tak	nie	nie	nie	nie
Brak kontroli	tak	nie	nie	nie	nie
Trudności w zarządzaniu	tak	tak	nie	nie	nie
Kwestie prywatności	tak	tak	tak	nie	nie
Zgodność z przepisami	tak	nie	nie	nie	nie
Wyższe koszty	nie	tak	tak	tak	tak
Ograniczony wybór	nie	tak	nie	tak	tak
Konieczność zarządzania listą	nie	tak	tak	tak	tak
Konieczność zarządzania polityką	nie	nie	tak	tak	tak
Ograniczona elastyczność	nie	nie	nie	tak	tak
Bardzo wysokie koszty	nie	nie	nie	tak	tak
Konieczność ścisłego zarządzania	nie	nie	nie	tak	tak
Ryzyko przestarzałości	nie	nie	nie	nie	tak

Legenda:

• tak – dana zaleta/wada występuje w danym modelu
• nie – dana zaleta/wada nie występuje w danym modelu