Gdy nie wiadomo o co chodzi, to wiadomo,  że chodzi  o pieniądze…

Wszyscy znamy tę maksymę, wszyscy często ją powtarzamy, ale rzadko wnikamy w to, jaki jest całkowity koszt związany z bezpieczeństwem naszych obiektów i operacji. Koncentrujemy się na kosztach głównych, naszym zdaniem najważniejszych, ale czy pomijanie innych kosztów powinno mieć miejsce?

Jacek Grzechowiak

Czy te pomijane koszty są faktycznie niewiele znaczące? Czy ich pomijanie nie powoduje, że zapominamy o inwestycjach ważnych w długim horyzoncie czasowym, których pominięcie lub odłożenie w czasie może przynieść kosztowne konsekwencje?

Pytania tyleż prowokacyjne, co retoryczne. Pytanie zasadnicze, „ile kosztuje ochrona?”, jest oczywiście kluczowe, ale dziś chciałbym poszukać innych kosztów ochrony, a raczej braku ochrony.

Ile kosztuje ochrona?

Pytanie „ile kosztuje ochrona?”, jest kluczowe, prowadzi nas bowiem do znalezienia kosztów braku ochrony.

Stawka godzinowa – tak to koszt podstawowy w ochronie fizycznej, ale co się za nim kryje? Przecież stawka godzinowa to nie tylko koszt zatrudnienia pracownika, a z tym najczęściej utożsamiamy ten element kosztowy. Stawka godzinowa zawiera kilka ważnych elementów, które mają fundamentalny wpływ na wartość kupowanej usługi ochrony, a więc de facto na nasze bezpieczeństwo. Przyjrzymy się tym elementom.

Szkolenie – najczęściej słyszymy, że agencja ochrony zapewnia „standardowe szkolenia”, ale czym one są w praktyce, ile czasu trwają, jaka jest ich częstotliwość, jakie kwalifikacje merytoryczne i dydaktyczne mają osoby je prowadzące? Już tylko te 3 elementy pokazują, że kwota stawki godzinowej może mieć znaczną rozpiętość. Gdy słyszymy, że koszt pracownika waha się w granicach 85-95% ceny usługi, to musi być dla nas jasne, że o szkoleniach w takim przypadku trudno w ogóle mówić. A jeśli już, to będą to szkolenia BHP, wymagane prawem. A gdzie szkolenia z ogólnych zasad ochrony? Gdzie szkolenia profilowe? Gdzie studia przypadków bazujące na obecnej sytuacji geopolitycznej czy obecnej sytuacji w segmencie klienta? Pytania te pozostawiam bez odpowiedzi, licząc na refleksję czytelników.

Umundurowanie – co widzimy najczęściej? Koszulkę z napisem „OCHRONA”? Co agencje ochrony mówią w przypadku umundurowania? Najczęściej: „Do identyfikacji agencji ochrony służy legitymacja pracownika ochrony”. Pomijając merytoryczną stronę takiego oświadczenia, warto zdać sobie sprawę, że klient potrzebuje efektywnego narzędzia, pozwalającego odróżnić pracownika ochrony od osoby podszywającej się pod pracownika ochrony. Przykładem jest tu włamanie, do jakiego doszło w jednym z centrów handlowych, gdzie włamywacze pojawili się w ubraniach z napisem „OCHRONA”, co pozwoliło im poruszać się po centrum handlowym bez wzbudzania zainteresowania. Incydent miał miejsce już po zamknięciu centrum, kiedy powinny być w nim tylko służby techniczne i ochrona. Jeśli jednak pracownicy techniczni mijają osobę w stroju z napisem „OCHRONA”, to skąd mają wiedzieć, że to nie jest przebieraniec? Z legitymacji?! I tu znów dochodzimy do kosztów, bo gdy 85-95% ceny usługi stanowi koszt pracownika, to zapomnijmy o porządnym mundurze, który będzie pierwszym elementem systemu „swój-obcy”. Słowo „mundur” ujęte zostało w cudzysłów, bo przecież sama koszulka czy dowolny inny – z reguły czarny – uniform z napisem „OCHRONA” trudno uznać za mundur.

Wyposażenie – najczęściej widzimy, że pracownicy ochrony posługują się telefonami komórkowymi, niekiedy radiotelefonami – z reguły PMR (Private Mobile Radio – rodzaj radiotelefonów, pracujących w paśmie 446,0–446,2 MHz, niewymagających pozwolenia radiowego) – jednak dopatrzenie się zestawów słuchawkowych jest sporym wyzwaniem. Efekt? Opóźniona komunikacja radiowa, a w dodatku słyszalna dla osób postronnych. Co więcej, jeśli w pobliżu mamy budowę, gdzie pracuje jakiś żuraw, którego operator też stosuje te urządzenia, to nadając z wysokości kilkudziesięciu metrów, skutecznie zakłóci pracę urządzeń ochrony. Trudno, by było inaczej, skoro tylko 5, góra 15% pozostaje z ceny usługi po odliczeniu kosztów pracownika ochrony, co nie daje wielkich szans na wyposażenie go w radiotelefon z zestawem słuchawkowym, pracujący w paśmie przeznaczonym dla agencji ochrony. Brak słuchawek nie daje zaś szans na poufność komunikatów. A co jeśli przy pracowniku ochrony stoi napastnik lub terrorysta?

Wyposażenie to także buty. Ileż razy widzieliśmy pracownika ochrony ślizgającego się podczas walki z napastnikiem? Powiem tak, zbyt wiele. Dlatego buty powinniśmy postrzegać nie tylko jako element ubioru. Odpowiednie obuwie to zdecydowanie coś więcej – to narzędzie, które chroni stopy, wspiera postawę i wpływa na ogólne zdrowie. W przypadku pracowników ochrony ma ono szczególne znaczenie. Spędzają przecież długie godziny, stojąc lub robiąc podczas zmiany wiele kilometrów, w zmiennych warunkach i pod presją. W takiej pracy wygodne, odpowiednio dobrane buty to nie luksus, lecz fundament bezpieczeństwa i efektywności pracownika ochrony. Źle dobrane obuwie może prowadzić do bólu stóp, kolan, a nawet problemów z kręgosłupem, czego konsekwencją jest bezpośredni – ale co ważniejsze negatywny – wpływ na refleks, koncentrację i ogólną sprawność, czyli dla pracownika ochrony cechy kluczowe. Lekkość, dobra wentylacja i anatomiczne dopasowanie to cechy, które znacząco zwiększają komfort noszenia – nawet podczas wielogodzinnych zmian.

Jak zauważa inżynier ortopedyczny i ekspert ds. ergonomii Lars Eghamn:

Obuwie ochronne musi być wygodne i chronić przed urazami, ale przede wszystkim powinno być zaprojektowane we właściwy sposób.

Tylko wtedy spełnia swoją funkcję – chroni, wspiera i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze: skutecznej i bezpiecznej pracy. Czy dobre buty są drogie? Tak … ale nie myślę tu wcale o cenie buta, lecz innych bardzo realnych kosztach, czyli absencji chorobowej, obniżonej wydajności i ryzyku wypadków. To kolejne koszty, o których dość często zapominamy. To nas prowadzi znów do kosztów. Tam gdzie koszt pracownika ochrony wynosi 85-95% ceny usługi, buty najczęściej kupuje pracownik. A jego wybór może być nieodpowiedni. Klapki, kapcie, buty sportowe … są na porządku dziennym. Tu o efektywnej ochronie nie mamy co marzyć. A ile razy widzimy pracownika ochrony w rozsznurowanych butach? Przecież to jawny sygnał, że nie jest gotowy do podjęcia swoich obowiązków. Gdy to widzę, od razu wiem, że w jego burach próżno szukać stabilizatora, powodującego łamanie się buta w naturalnym dla naszej stopy miejscu i uniemożliwiającego skręcanie się buta. To brak takiego stabilizatora powoduje zmęczenie nóg, które skutkuje potrzebą dania im odpoczynku poprzez rozsznurowanie. Tak oto podeszwa buta wpływa na bezpieczeństwo. Pamiętajmy też, że but także jest elementem systemu „swój-obcy”.

Rękawiczki. Innym ważnym elementem, który często bywa pomijany, są rękawiczki. Rękawiczki w przypadku wielu zadań są niezbędne, zawsze natomiast są przydatne. Pracownik ochrony na placu złomowym, na transporcie kolejowym, patrolujący infrastrukturę w terenie zadrzewionym potrzebuje rękawic. I to nie byle jakich, nie tylko zwiększających poziom ochrony pracownika ochrony i komfort jego pracy, ale także precyzję jego działania, co ma bezpośredni wpływ na skuteczność w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji. Wysoka chwytność, trwałość i zręczność manualna, wykończenie typu touch screen zapewniające obsługę ekranów dotykowych muszą iść w parze z ochroną dłoni. Dobrze dobrane rękawice to realne wsparcie w codziennej pracy pracownika ochrony – niezależnie od miejsca i rodzaju zagrożeń.

Tych elementów jest oczywiście znacznie więcej, przedstawiam jedynie przykładowe, ale już tylko z tych przykładów widać, że koszty wyposażenia mają swoje odzwierciedlenie w innych pozycjach budżetowych. I tam gdzie agencja ochrony dobrze zainwestuje w wyposażenie, zmniejszy koszty absencji chorobowych, a nawet roszczeń z tytułu niewykonania umowy. Ma to także pozytywne konsekwencje w budżecie klienta, bo przecież kluczowy jest brak incydentów. I mimo że na pierwszy rzut oka zapłaci więcej za ochronę, to zaoszczędzi na innych kosztach, które z reguły są dużo wyższe.

Jak to wygląda z perspektywy klienta?

Omówione powyżej elementy mogą być mocnym bądź słabym punktem ochrony. A jak widać ich sklasyfikowanie jest banalnie proste.

Trzeba jednak wiedzieć, że koszt ochrony to nie tylko koszt umowy z agencją ochrony. Elementów składowych jest trochę więcej. Zaczynają się od kosztu odtworzenia mienia ukradzionego lub zniszczonego w wyniku braku ochrony. Jego wysokość bywa różna i zależy nie tylko od wartości odtworzeniowej mienia. Ważnym czynnikiem jest dostępność mienia. Czasami nie można odkupić raz skradzionych rzeczy (nawet zamienników), bo np. nie są już produkowane, albo ich produkcja jest możliwa tylko na zamówienie. Koszt odtworzenia może więc zawierać także koszt przeprojektowania systemów lub wynajęcia i eksploatacji rozwiązań zastępczych. W skrajnym przypadku mogą dojść koszty przestoju.

Należy doliczyć także koszt zarządzania kryzysowego, z którym jest związany każdy incydent. Kradzież, włamanie czy dewastacja zawsze wymagają pilnego działania określonej grupy pracowników, a tym samym oderwania ich od ich zasadniczych zajęć. Należy o tym pamiętać,  by wiedzieć, jak będzie w takiej sytuacji funkcjonować biznes. Natomiast po powrocie do stanu normalnego pojawia się potrzeba przeanalizowania incydentu w celu wyciągnięcia wniosków na przyszłość. I tu przecież także mamy konkretne koszty, które możemy i powinniśmy oszacować. I nie jest to skomplikowane, bo przecież każdy z nas dostaje miesięczną wypłatę, a więc nasza stawka godzinowa jest znana. Podsumowanie godzin poświęconych na analizę incydentu da konkretny koszt.

Proporcje tych kosztów na poziomie klienta i na poziomie agencji ochrony wyglądają odmiennie, wynika to z profilu tych organizacji.

Klient będzie to porównywał do wartości niewyprodukowanych wyrobów lub niezrealizowanych usług, powiększonych o kary umowne. Natomiast agencja ochrony będzie to porównywała do wartości swoich usług w danym kontrakcie. Przy czym należy tu patrzeć nie na wartość kontraktu, tylko na jego marżę. W znanych mi przypadkach zdarzało się, że koszt analizy incydentu przewyższał wartość straty. I to zarówno w agencjach ochrony, jak i u klientów.

Pośrednie koszty incydentów również mają znaczenie

Kolejnym kosztem braku ochrony to koszt utraty wizerunku. Uważa się go za niewymierny, ale warto jest podjąć się próby jego oszacowania. Dobrym przykładem są tutaj galerie handlowe, które doskonale wiedzą, jak spada frekwencja po każdym – nawet fałszywym – alarmie bombowym. Mniej odwiedzających to niższa sprzedaż, ergo koszt utraty wizerunku wynikający z incydentu, przekłada się na klasyczną stratę finansową. W firmach produkcyjnych i usługowych to także można policzyć. W agencjach ochrony – które przecież są typowymi firmami usługowymi – także można to zrobić. Jeśli klient polecał nas wcześniej, a teraz przestał polecać, to połączenie tego z incydentem wydaje się oczywiste. A koszty można wyliczyć z wartości umów zawartych na podstawie wcześniejszych poleceń.

Utrata wizerunku to także negatywne oddziaływanie na przyszłe kontrakty. Tu wyliczenie jest oczywiście trudniejsze, ale potencjalny klient nie będzie ryzykował współpracy z firmą, w której może dojść do incydentu, co może przecież przełożyć się na niemożność wykonania umowy, niedostarczenie produktów lub usług w wymaganym czasie, ilości i jakości, a więc do pojawienia się poważnych problemów z jego operacjami. Może dojść do sytuacji, w której kary umowne wynikające z zaistniałego incydentu mogą być najmniejszym problemem, bo klient po prostu nie powierzy nam kolejnych projektów. W skrajnym przypadku utrata reputacji może zaprowadzić do konieczności zakończenia działalności gospodarczej. Historyczne przykłady, takie jak incydent w Hatton Garden, są tu bardzo wymowne.

Brak ochrony to także koszty prawne związane z postępowaniami sądowym, współpracą z organami ścigania – kolejne godziny naszych pracowników, koszty nośników, które musimy zabezpieczać, niekiedy koszty związane z montażem zamiennych zamków w miejsce tych, które zostały przekazane do badań mechanoskopijnych, czy koszty zakupy macierzy CCTV. Kategorie są właściwie ograniczone jedynie wyobraźnią sprawców, którzy mają niezliczone metody działań. A wszystko to powiększone o koszt obsługi prawnej niezbędnej, by sprawcę postawić przed obliczem wymiaru sprawiedliwości i ewentualnie – z dużym naciskiem na to słowo – skazać go i zabezpieczyć jego mienie celem pokrycia naszych strat.

Kolejnym kosztem jest spadek produktywności. Jest to element  najtrudniejszy do oszacowania, ale występuje zawsze. Każdy incydent powoduje rozmowy między pracownikami, którzy w naturalny sposób reagują na nadzwyczajną sytuację, jaką jest kradzież czy włamanie. To oznacza, że pracują mniej efektywnie. Można to oszacować, porównując produkcję przed incydentem i po incydencie. W usługach jest nieco trudniej, ale także można  wycenić wydajność pacy, porównując czasy wykonania poszczególnych usług sprzed incydentu i po nim. To trudne zadanie i niestety mające oczywiście swoją cenę.

Koszty pracownicze także potrafią ucierpieć – w niektórych kategoriach incydentów pojawiają się obawy pracowników o ich bezpieczeństwo w miejscu pracy, co prowadzi nie tylko do spadku produktywności, ale także konieczności inwestycji w różnego rodzaju programy mające na celu zniwelowanie tych obaw. Liczyć się należy także z odejściami pracowników, które skutkują nie tylko koniecznością zatrudnienia nowych, a więc kosztami rekrutacji i wdrożenia, ale także wielomiesięcznym ryzykiem kolejnych odejść,  powodując, że problem związany z pracownikami może potrwać naprawdę długo.

Jak więc widzimy, prawdziwe koszty braku ochrony mogą być poważnym problemem. A czy będą? To już zależy od nas. •

Jacek Grzechowiak

Menedżer ryzyka i bezpieczeństwa. Absolwent WAT, studiów podyplomowych w SGH i Akademii L. Koźmińskiego. Gościnnie wykłada na uczelniach wyższych. W przeszłości związany z grupami Securitas, Avon i Celsa, w których zarządzał bezpieczeństwem i ryzykiem. Właściciel firmy RISKRESPONSE. Dyrektor Centrum Kompetencji „a&s Polska”.

Ilustracje: freepik