W obliczu globalnego zagrożenia koronawirusem SARS-CoV-2 tylko dobrze przygotowane firmy będą w stanie zapewnić zarówno ochronę swoim pracownikom, jak i ciągłość działalności.

Eksperci prowadzonego przez PwC Global Crisis Centre na co dzień zajmują się kryzysami różnego typu. Napięta sytuacja spowodowana przez koronawirus SARS-CoV-2, który wywołuje groźną chorobę COVID-19, wpłynęła na znaczne zwiększenie liczby pytań kierowanych do specjalistów tego Centrum. Kadra kierownicza firm jest głęboko zaniepokojona zdrowiem swoich pracowników i funkcjonowaniem organizacji.

Żadne zagrożenie nie jest odosobnionym, pojedynczym incydentem, ale koronawirus SARS-CoV-2 jest wyjątkowy pod każdym względem. Kryzys wywołany nim w krótkim czasie rozlał się na wiele regionów świata, a fakt, że nadal niewiele wiadomo o koronawirusie i jego rozprzestrzenianiu, zwiększa niepewność. Ta sytuacja wykracza poza doświadczenie większości liderów biznesu – kadencja dyrektora generalnego trwa średnio pięć lat, a ostatnią epidemią, o podobnej skali i zagrożeniu, był kryzys wywołany przez SARS w 2003 r. Na SARS zachorowało wówczas ponad 8000 osób, a epidemia trwała dziewięć miesięcy. W znacznie krótszym czasie COVID-19 dotknął ponad dziesięć razy więcej ludzi, jednocześnie błyskawicznie się rozprzestrzeniając.

Jaki wpływ na globalną gospodarkę będzie miał COVID-19?
Na tym etapie bardzo trudno precyzyjnie oszacować jego skutki. Uważa się, że epidemia SARS pochłonęła około 40 mld dolarów. Ekonomista, który dokonał tych obliczeń, twierdzi, że na walkę z koronawirusem SARS-CoV-2 i tym, co po sobie zostawi, trzeba będzie wydać trzy lub cztery razy więcej. Międzynarodowy Fundusz Walutowy obniżył swoje szacunki dotyczące globalnego wzrostu, a Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju przewiduje, że może on zostać zmniejszony o połowę. Już obecnie występują zakłócenia w łańcuchach dostaw, zamykane są granice państw, szkoły, galerie handlowe, niektóre miejsca pracy.

Liderzy biznesu postrzegają zarządzanie kryzysem jako podstawową część swoich zadań. Według najnowszego badania PwC Global Crisis Survey prawie siedmiu na 10 prezesów przedsiębiorstw (69%) doświadczyło co najmniej jednego kryzysu w ciągu ostatnich pięciu lat, a szacuje się średnio trzy kryzysy w tych firmach.

Jak zminimalizować skutki koronawirusa w firmie?
Kluczem do zarządzania każdym kryzysem jest odpowiednie przygotowanie. Oto lista siedmiu działań, które powinny zostać podjęte przez kadrę kierowniczą, aby zminimalizować negatywne skutki kryzysu wywołanego przez koronawirus SARS-CoV-2.

1. Zidentyfikuj miejsce pobytu pracowników, ustal zasady podróży

Najważniejsze jest ustalenie, gdzie dokładnie pracuje zespół i ilu pracowników przebywa na obszarach dotkniętych zagrożeniem lub potencjalnie zagrożonych. Trzeba zastanowić się, czy konieczne jest przeniesienie pracowników lub zlecenie pracy zdalnej. Zaplanowane podróże muszą zostać poddane ocenie i być przełożone bądź anulowane.W firmie powinny istnieć jasne zasady postępowania w przypadku nieobecności z powodu choroby lub opieki nad członkami rodzin, procedury zgłaszania choroby i ograniczeń podróży. Należy także ustalić zasady na wypadek zamknięcia szkół, co jest bardzo ważne dla pracujących rodziców. Istotną kwestią są też podatki. Jeśli pracownicy są zmuszeni przebywać za granicą dłużej, niż planowano, a ich płace podlegają opodatkowaniu, trzeba wiedzieć, jakie zasady wówczas obowiązują. Należy też przygotować się na aktualizowanie tych zasad wraz z rozwojem sytuacji.Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 wprowadza konkretne uprawnienia oraz obowiązki dla pracodawcy i pracownika. Co muszą wiedzieć pracodawcy.

2. Zrewiduj plany kryzysowe i zapewnienia ciągłości działania

Każda dobrze zarządzana firma ma plan kryzysowy. Wiadomo jednak, że rzeczywistość nie zawsze odpowiada teorii. Przykładowo, w planie na wypadek wystąpienia epidemii jednej z azjatyckich organizacji wyznaczono jedno z europejskich miast jako miejsce ewakuacji pracowników i ich rodzin, ale loty z Chin do tego miasta zostały zawieszone wkrótce po wybuchu epidemii. Plany kryzysowe muszą być dostosowane do konkretnych wyzwań związanych z epidemią. Jeśli np. duża liczba pracowników musi pracować zdalnie, trzeba sprawdzić, czy została zapewniona wystarczająca przepustowość technologii, aby sobie z tym poradzić. Ponadto trzeba wiedzieć, w jakim stopniu praca zdalna dużej liczby pracowników wpłynie na funkcjonowanie firmy. Należy też opracować procedury aktualizacji zasad podróży i spotkań oraz sposób komunikowania się z pracownikami.Podczas każdego kryzysu największym zmartwieniem kadry zarządzającej jest szybkie gromadzenie dokładnych informacji. Jaki będzie przepływ informacji podczas obecnego kryzysu? W takiej sytuacji kluczowe staje się zapewnienie ciągłości działania firmy. Dowiedz się, jak reagować i sprawnie zarządzać sytuacją kryzysową wywołaną przez koronawirusa.

3. Oceń łańcuch dostaw

Dokładna znajomość łańcucha dostaw pomoże ujawnić wszelkie potencjalne luki w zabezpieczeniach. Należy rozpocząć od najbardziej krytycznych produktów i wyjść daleko poza dostawców pierwszego i drugiego rzędu, aż po surowce, jeśli to możliwe. Jeśli w wytwarzaniu produktów niezbędny jest komponent z kraju, który jest odizolowany, to trzeba sprawdzić, czy w firmie są niezbędne jego zapasy. Plany kryzysowe mogą szybko napotkać trudności w sytuacji rozprzestrzeniania się pandemii. Realizacja umów handlowych może zostać utrudniona wskutek zakłócenia łańcucha dostaw. Sprawdź, jak temu przeciwdziałać.

4. Zidentyfikuj słabe punkty

Kim są zespoły i osoby, od których zależą krytyczne procesy lub usługi? Czy wyznaczono pracowników o odpowiednich umiejętnościach, którzy w razie potrzeby mogliby zająć kluczowe stanowiska? Centra obsługi klientów i centra usług wspólnych są potencjalnie narażone, jeśli wirus będzie się rozprzestrzeniał. Należy sprawdzić, czy można podjąć działania w celu zmniejszenia liczby kontaktów międzyludzkich podczas np. pracy zmianowej.

5. Zapewnij odpowiednią komunikację

Pracodawcy zazwyczaj znają najlepsze sposoby komunikacji ze swoimi pracownikami, ale w przypadku pandemii dezinformacja i chaos informacyjny są dużym wyzwaniem. Pracownicy i pozostali interesariusze chcą wiedzieć, że została im zapewniona ochrona i firma jest przygotowana na podołanie kryzysowi.Przywództwo należy postrzegać jako źródło prawdy. Zgodnie z Barometrem zaufania Edelman 2020 zaufanie do biznesu jest większe niż do rządów czy mediów. Kluczem jest spójność i dokładność przekazywania wiadomości, podobnie jak wiarygodność zarządzających. Pracownicy muszą być pewni tego, że ich bezpieczeństwo jest priorytetem kadry zarządzającej.

6. Przeanalizuj scenariusze

Z powodu dużej niepewności rozwoju sytuacji spowodowanej przez COVID-19, która może potrwać nawet kilka miesięcy, planowanie scenariuszy jest kluczowym narzędziem do testowania gotowości. Trzeba się przygotować na najlepsze i najgorsze scenariusze, a także ocenić, czy firma jest w stanie sobie poradzić. Jaki może być wpływ w dłuższej perspektywie, np. na kapitał obrotowy lub umowy bankowe, a nawet czynsze, gdy miejsca publiczne są zamknięte. O tego typu kwestiach należy rozmawiać z zespołem ds. finansów.Firmy w niektórych sektorach mogą zaobserwować wzrost popytu, jeśli znaczna część populacji spędza więcej czasu w domu niż w pracy. Czy przedsiębiorstwa są na to przygotowane, wiedząc, że supermarkety ograniczają różnorodność produktów, gromadzą zapasy artykułów spożywczych i opracowują plany kryzysowe.

7. Pamiętaj o innych zagrożeniach

COVID-19 nie jest jedynym zagrożeniem, jakie czyha na firmy, a organizacje są najbardziej narażone na kryzys właśnie wtedy, gdy coś odwraca ich uwagę. Inne rodzaje ryzyka nadal zagrażają ich działalności. Należy dbać o cyberbezpieczeństwo – ono zawsze powinno mieć najwyższy priorytet.

Nie wiemy, co mogą przynieść następne tygodnie i miesiące. Światowa Organizacja Zdrowia zmieniła status epidemii COVID-19 na pandemię, a w związku z tym należy podjąć zdecydowane kroki, by zapewnić ochronę pracownikom i firmie, aby utrzymać działalność przedsiębiorstw.

Materiał opracowano na podstawie informacji prasowej PwC.

PwC
ul. Polna 11, 00-633 Warszawa
https://www.pwc.pl/