Błażej Ożga

Zbliża się koniec roku 2021, mamy już za sobą kilka fal COVID-19 i pewnie kilka jest jeszcze przed nami. Ta globalna sytuacja dotknęła wszystkich aspektów naszego życia. W szczególności nie oszczędziła branży nieruchomości, o czym świadczą puste przestrzenie biurowe.

Ten rok pokazał też, że inwestorzy mimo wszystko ruszyli z nowymi inwestycjami. Home office, stając się dominującym standardem pracy, wymusił na inwestorach zmianę założeń działalności w obiektach biurowych. Z powierzchni zastawionych setkami biurek przekształca się je w miejsca, które sprzyjają pracy zarówno indywidualnej, jak i zespołowej. Jednak muszą być one bezpieczne pod względem zagrożeń epidemiologicznych, fizycznych i cyfrowych.

Biurowce, które są teraz przeprojektowywane, aby sprostać nowym potrzebom, zostaną już niedługo oddane do użytku. Nasuwa się natomiast pytanie: co z tymi, które zostały oddane do użytku kilka, kilkanaście lat temu. W jaki sposób mogłyby one konkurować z nowymi inwestycjami? Okazuje się, że w większości przypadków wystarczy zastanowić się, co należałoby zmodernizować, aby starsze nieruchomości stały się na nowo atrakcyjne dla najmujących. Decyzję o unowocześnieniu lub wymianie poszczególnych podsystemów należałoby oprzeć na analizie celów. A niewątpliwie jednym z ważniejszych jest sprawienie, aby budynek był bardziej przyjazny i bezpieczny.

Kluczowym elementem mającym na to bezpośredni wpływ jest system kontroli dostępu. Po pierwsze stanowi on fizyczną barierę dla intruzów, po drugie ułatwia sterowanie przepływem osób, po trzecie jest wizytówką danej nieruchomości, po czwarte może oferować coś więcej niż tylko samą kontrolę dostępu, mianowicie otwartość na integrację z innymi rozwiązaniami.

Wybór odpowiedniego rozwiązania powinien być poprzedzony szczegółową analizą aktualnej sytuacji. Wprowadzenie nowego systemu kontroli dostępu nie musi zawsze wiązać się z całkowitą wymianą istniejącego rozwiązania. Niekiedy wystarczy integracja istniejących systemów, oprogramowania i urządzeń w celu maksymalnego wykorzystania danej inwestycji. Należy przeprowadzić audyt aktualnego systemu kontroli dostępu i sporządzić pełną listę urządzeń, serwerów i elementów wyposażenia sieci, które są wykorzystywane przez ten system, jednocześnie pamiętając o konieczności aktualizacji funkcji oprogramowania, które ma pozostać w modernizowanym rozwiązaniu.

Może się też okazać, że wymiana okablowania, zasilaczy, a w niektórych przypadkach kontrolerów czy czytników kart nie musi być konieczna. Jeżeli po analizie dojdziemy do wniosku, iż system spełnia wymagane funkcjonalności, możemy ogłosić sukces, co jednak rzadko ma miejsce, zwłaszcza że najczęściej nie był on modernizowany od momentu oddania budynku do użytkowania.

Następnym krokiem jest przygotowanie planu i harmonogramu wymiany. Skróci to czas, kiedy poszczególne przejścia KD będą wyłączone z działania. W proces ten powinny być zaangażowane wszystkie zainteresowane strony, m.in. najemcy również powinni być o tym poinformowani, aby uniknąć nieporozumień podczas prowadzonych prac.

Kolejnym krokiem jest instalacja nowego serwera kontroli dostępu. To fundament nowego systemu. Wykonanie tego kroku umożliwi wcześniejsze przeszkolenie zaangażowanych stron, co z kolei przełoży się na płynniejszą migrację. Następnie należy wykonać import danych ze starego systemu kontroli dostępu do nowego. Skróci to czas przejścia, ponieważ często wymieniany system zawiera dane, które z powodzeniem mogą znaleźć się w nowym.

Kolejnym etapem jest wykonanie niezbędnych integracji (jeżeli są konieczne) umożliwiających spełnienie określonych wcześniej celów. Takimi pracami mogą zostać objęte połączenia z systemem windowym, systemem parkingowym, mobilnymi kartami czy też z kluczowym elementem każdego nowoczesnego budynku biurowego – systemem zarządzania gośćmi (Visitor Management System). Teraz można rozpocząć montaż nowych elementów z jednoczesnym usuwaniem starych komponentów. To również ważny etap, ponieważ usunięcie starych urządzeń zapobiega bałaganowi i ułatwia kontrolę nad sytuacją.

Oddanie nowego systemu do eksploatacji jest kolejnym etapem. Obejmuje on takie elementy, jak:

• przekazanie dokumentacji, w tym niezbędnych rysunków i schematów,
• przeszkolenie użytkowników i administratorów,
• przeprowadzenie testów funkcjonalnych.

W całym procesie modernizacji systemu KD nie należy zapominać o serwisie nowego rozwiązania i jego cyklicznej konserwacji. Pamiętajmy, że wszystko się starzeje oraz, co ważniejsze, podlega aktualizacjom. W szczególności oprogramowanie, które już teraz jest podstawowym elementem każdego systemu. Dlatego należy wybrać takie rozwiązanie, które zapewnia długoletnie wsparcie oraz dostępne aktualizacje.

Spełniając cele stawiane modernizowanym budynkom biurowym, system kontroli dostępu AEOS może być z powodzeniem wykorzystywany przez naszych klientów w procesach migracyjnych. Skalowalność i otwartość na integrację to zalety, które wielokrotnie potwierdziły jego przydatność w zmodernizowanych systemach.

Przykładowe rozwiązanie w zakresie modernizacji systemu kontroli dostępu może obejmować:

• wymianę czytników RFID na takie, które umożliwiają użycie kart mobilnych (interfejs BLE, NFC),
• dodanie czytników kodów QR – umożliwienie czytania zaproszeń wysyłanych e-mailem do zaproszonych osób,
• integrację z systemem windowym,
• integrację z dedykowaną aplikacją budynkową,
• integrację z systemem zarządzania salami konferencyjnymi,
• obsługę parkingu z wykorzystaniem czytnika tablic rejestracyjnych,
• włączenie funkcji liczenia osób i pojazdów.

Jeszcze raz chciałbym podkreślić, że w całym tym procesie najważniejsze są wygoda użytkowania i bezpieczeństwo nowego rozwiązania.

Nedap Security Management
al. Niepodległości 18
02-653 Warszawa
www.nedapsecurity.com/pl/