Rafał Łupkowski

Zakup usług z zakresu bezpieczeństwa na polskim rynku często sprowadza się do wypełnienia tabelki ograniczonej do dwóch okienek, np. liczba roboczogodzin i stawka za roboczogodzinę. Taki schemat zakupowy wpływa bezpośrednio na postępującą degradację niektórych usług.

Upraszczanie i sprowadzanie całego rynku do wspólnego mianownika nie jest najlepszym podejściem, nie wszystkie bowiem czynności związane z zakupami wyglądają podobnie. Dlaczego jednak wiele z nich nie zawiera podstawowych wartości parametrów produktu czy usługi?

Pamiętam sprzed lat jedną z pierwszych moich analiz oferty dotyczącej systemów zabezpieczeń. Ofertę na system sygnalizacji włamania i napadu (SSWiN) otwierała pozycja w tabeli: Centrala alarmowa szt. 1 – Cena (taka a taka).

Zdziwiłem się i uznałem to za błąd, po czym skontaktowałem się z rzeczonym dostawcą, aby doprecyzować materiał. W odpowiedzi usłyszałem, że oferta jest kompletna! Postanowiłem odwrócić role. Wcieliłem się w rolę sprzedawcy i powiedziałem, że mam do sprzedania samochód w bardzo dobrej cenie i czy jest zainteresowany jego zakupem. Usłyszałem zdziwiony głos rozmówcy, o co właściwie mi chodzi. Zastanawiałem się, czy zapytałby pan, stojąc przed decyzją zakupu, np. o markę, model, rodzaj silnika czy wyposażenie auta – wyjaśniłem. Mój rozmówca poprawił zestawienie zgodnie z naszymi oczekiwaniami…

W rezultacie tego i kilku podobnych ćwiczeń powstało coś na kształt standardu zapytania ofertowego, a ujęta w nim tabela uniemożliwiała dowolność interpretacji przedmiotu zapytania, jasno określała warunki dla wszystkich potencjalnych dostawców i pozwalała na precyzyjne oddzielenie urządzeń od materiałów instalacyjnych i robocizny. Do dziś spotykam (podobne jak opisane wyżej) przypadki zapytania i ofertowania.

Podstawowym wyzwaniem dla wielu działów zakupów, a także jednostek merytorycznych jest określenie warunków brzegowych dotyczących rozwiązania bądź usługi. Zleceniodawcy często nie mają świadomości, że jest możliwe, a wręcz pożądane określenie warunków (tzw. parametryzacja) usługi jeszcze na etapie zapytania o jej koszt. To właśnie te warunki – np. rodzaj wyposażenia, kompetencje językowe, a także warunki Service Level Agreement (SLA) – określają konieczny potencjał, a także ewentualne ryzyka po stronie wykonawcy. Dlaczego więc tak rzadko korzystamy z tej możliwości? Przyznam, że i ja miewam trudność z jednoznaczną odpowiedzią na to pytanie.

Dość często spotykam się z podejściem do zakupu rozwiązań z zakresu bezpieczeństwa biznesu bez wyraźnej koncepcji co do jego działania, tzn. bez odpowiedzi na podstawowe pytanie, co to rozwiązanie ma w rezultacie dostarczyć.

Jeden z potencjalnych klientów postanowił, że ochronę osobową w sieci obiektów użyteczności publicznej zastąpi rozwiązaniami technicznymi. Pomysł ten ze względu na szybujące stawki godzinowe wydawał się zasadny. Nie można jednak tak po prostu zastąpić człowieka kamerą dozorową, jeśli nie ma się wiedzy, jakie wykonuje on zadania i jakie ew. procesy operacyjne jego działalność implikuje. Jeśli zadania ochrony ograniczają się do podnoszenia szlabanu, sytuacja jest relatywnie prosta, pod warunkiem że ów pracownik nie odbiera np. nocnych dostaw części do produkcji. A znacząco komplikuje się, gdy jednocześnie np. administruje uprawnieniami kontroli dostępu dla pracowników kompleksu, o czym mógł nie wiedzieć nawet zarząd spółki, podejmując decyzje zakupowe.

Czy przed rozpoczęciem procesów zakupowych warto tworzyć koncepcję bezpieczeństwa? Czy w procesie zakupowym Security Concept odgrywa ważną rolę i jaką wartość dodaną zapewnia?
Odpowiedź na te pytania brzmi: zdecydowanie TAK, ponieważ zakupy – bez względu na to, czy dotyczą usług, czy rozwiązań bezpieczeństwa – warto poprzedzić analizą wpływu na działalność operacyjną oraz upewnić się, że wnoszą wartość dodaną. Ważne, by podobnie postrzegali to zleceniodawcy.

Jak zatem zadbać o prawidłowy przebieg postępowania zakupowego już na etapie jego przygotowania?

• Powinno się inwentaryzować obszar zakupowy. Analiza stanu faktycznego, często sprowadzająca się do audytu usługi lub zwykłej inwentaryzacji systemu, pozwala określić dokładnie stan faktyczny i rzeczywiste potrzeby. Często rozwiązania kupowane przed kilkoma laty są już nieadekwatne do skali prowadzonych operacji i nie wspierają ich.
• Należy określić, czego oczekujemy od systemu na podstawie konkretnych przesłanek – czyli jakie ryzyka chcemy ograniczyć lub jakie procesy powinniśmy wspierać? Nie ulegajmy nadmiernym pokusom wyszukanych rozwiązań, jeśli docelowo nie mamy zamiaru lub możliwości z nich korzystać. To kosztuje. Po co wprowadzać rolls-royce’a, kiedy po dokładnym określeniu potrzeb VW golf wykona zadanie.
• Trzeba określić parametry zamówienia na tyle precyzyjnie, aby nie pozostawić dowolności interpretacyjnej. Unikniemy wówczas sytuacji, w której porównujemy „jabłko do śliwki” i nawet najstarsi handlowcy i security managerowie mają problemy z opracowaniem rekomendacji dla decydentów.
• Warto korzystać z dostępnej wiedzy rynkowej. Mając na względzie postęp i szybkość zachodzących zmian, nie bójmy się korzystać z wiedzy innych, zwłaszcza że nasze doświadczenia często są ukierunkowane tylko na jeden sektor. Może to powodować, że umkną nam rzeczy ciekawe, użyteczne i skuteczne, które np. inne branże wprowadziły z racji swojej specyfiki znacznie wcześniej i nie musimy wymyślać koła, które już się kręci, albo prochu.
• Traktujmy częściej proces zakupowy tak, jakbyśmy wydawali własne pieniądze. To pozwala zmienić optykę i ograniczyć potencjalne zakupy, dostosowawszy je do rzeczywistych potrzeb, a co za tym idzie precyzyjnie argumentować dostarczoną wartość dodaną.

Nie można pominąć bardzo ważnego aspektu, jakim jest kupowanie rozwiązania lub usługi, a nie np. roboczogodziny – sprowadzenie procesu zakupowego w systemach bezpieczeństwa do tzw. ślepego kosztorysu z reguły bowiem kończy się posiadaniem karykatury rolls-royce’a czy VW golfa (bez możliwości komfortowego i sprawnego podróżowania) oraz nieuchronną wymianą floty. Wielu decydentów wydaje w ten sposób pieniądze przedsiębiorstwa, czemu mógłby skutecznie zapobiec dobrze opracowany i zastosowany przez strony transakcji Security Concept.

Łatwo powiedzieć, trudniej wykonać – w często skomplikowanych procesach zakupowych świat idealny jest trudny do osiągnięcia. Należy jednak próbować zmieniać nieskuteczną rzeczywistość, ucząc się od lepszych, gdyż takie podejście działa i z pewnością ma przyszłość.

Rafał Łupkowski Niezależny doradca w obszarze bezpieczeństwa biznesu, właściciel firmy SecurityBroker. Pasjonat i wieloletni praktyk zarządzania bezpieczeństwem biznesu w korporacjach międzynarodowych, współtwórca Kongresu Security.