Maciej Jaszczuk
Dokonując wyboru konkretnego systemu zabezpieczenia technicznego mającego wspierać system bezpieczeństwa firmy, najczęściej kierujemy się atrakcyjnością ofert dostępnych na rynku oraz informacją o walorach danego systemu przekazywaną przez osoby zajmujące się sprzedażą i marketingiem. Ponadto wybór ten zazwyczaj jest obwarowany zasadami polityki dotyczącej zakupów w organizacji. Etap prac analitycznych i koncepcyjnych jest zatem często pomijany i w praktyce koncepcję zabezpieczenia buduje się na wybranym, zainstalowanym i wdrożonym systemie. Powoduje to znaczne ograniczenie – zazwyczaj do możliwości posiadanego już systemu.
Osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo lub ochronę fizyczną w danej instytucji nierzadko wpadają w taką pułapkę. Po pierwsze pułap podejmowania decyzji związanych z zastosowaniem określonej technologii czy techniki jest nieodpowiedni. Najczęściej bowiem decyzja o wydatkowaniu środków na konkretne zabezpieczenia zapada na szczeblu kierownictwa wyższego szczebla, które dokonując wyboru, kieruje się atrakcyjną ceną danego produktu, a nie jego przydatnością. To prawda, że szef nie musi się znać na wszystkim, musi jednak posiadać kompleksowe informacje przekazane przez menedżera odpowiedzialnego za bezpieczeństwo o tym, jakie zabezpieczenia w danym momencie są potrzebne.
Nierzadko jednak się zdarza, że osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo nie mają wystarczającej wiedzy w zakresie poszczególnych systemów, a także środków i mocy przerobowych, aby wykonać rzetelną pracę koncepcyjną w danym zakresie.
Kolejnym problemem jest premiowanie szybkości wykonania zadania – jakże często podstawowym kryterium jest czas realizacji systemu zabezpieczeń, przy jednoczesnym zaniedbaniu analizy traktującej o tym, czy ten system jest rzeczywiście niezbędny i odpowiedni. Tego typu sytuacja jest zazwyczaj akceptowana lub co najmniej traktowana z przymrużeniem oka dopóty, dopóki organizacja w wyniku wadliwego działania systemu nie poniesie określonej straty. Równie często ścisłemu kierownictwu firmy wydaje się, że instalacja systemu zabezpieczenia rozwiązuje wszelkie problemy z bezpieczeństwem. Nic bardziej mylnego, ponieważ system choćby najbardziej złożony, inteligentny i zaawansowany musi działać na podstawie stosownych procedur, przepisów i przy udziale personelu ochrony, a te wszystkie aspekty należy przewidzieć podczas opracowywania koncepcji bezpieczeństwa określonej firmy czy organizacji.
Świadome kierownictwo zleci wykonanie pracy koncepcyjnej wykwalifikowanym pracownikom, jeśli taki personel posiada. Jeśli nie, powinno rozważyć zamówienie opracowania w firmie specjalizującej się w wykonywaniu takich usług. Nie oznacza to jednak, że cała praca odbędzie się bez udziału podmiotów związanych z zamawiającym. Warto zastanowić się, co powinna zawierać przedmiotowa koncepcja. Pomijając atrybuty formalnoprawne, takie jak podstawa i cel opracowania, informacje o jego autorach czy też charakterystyka użytej metody analitycznej, koncepcja powinna opierać się na podanych niżej zagadnieniach.
Trzeba zacząć od wskazania, co w danej firmie ma być chronione, czyli od zdefiniowania zasobów wrażliwych lub krytycznych, jeśli występują. Zespół ekspertów takie informacje powinien uzyskać od wyznaczonych przez kierownictwo firmy pracowników, na podstawie przygotowanych wcześniej ankiet lub wywiadu środowiskowego i wizji lokalnych, a następnie poprzeć je i uzupełnić informacjami zaczerpniętymi z własnej wiedzy i doświadczenia.
Wiedząc, jakie zasoby mają być chronione, należy oszacować potencjalne zagrożenia, w których efekcie firma może ponieść straty. Porównanie zasobów i zagrożeń powinno już przynajmniej w zarysie określić poziom ochrony, jaki należy zastosować w instytucji. Często zdarza się bowiem, że nakłady na zabezpieczenia (sprzęt i ludzie) znacznie przekraczają wartość poniesionych strat w wyniku wystąpienia danego zagrożenia.
Proces definiowania zarówno zasobów, jak i zagrożeń wymaga ścisłej współpracy zespołu wykonawczego z pracownikami firmy, która zleciła przygotowanie tej koncepcji. Można wtedy efektywnie wykorzystać wiedzę i doświadczenie ekspertów zewnętrznych oraz doświadczenie i wiedzę pracowników, ich znajomość firmy, a także jej wrażliwych punktów. Efektem takiego działania będzie wypracowanie optymalnego rozwiązania w kwestii organizacji bezpieczeństwa.
Mając zdefiniowane zasoby i zagrożenia, można określić warunki brzegowe w zakresie wymagań odnośnie do systemów zabezpieczenia technicznego i ochrony fizycznej w sposób adekwatny do wskazanych wcześniej potrzeb. Pozwoli to także na przynajmniej wstępne oszacowanie kosztów, jakie firma będzie musiała ponieść w związku z organizacją systemu bezpieczeństwa.
Jeśli w obiekcie znajdują się już zainstalowane systemy zabezpieczenia technicznego, nie można ich pominąć w pracach koncepcyjnych. Kluczowym zadaniem jest opis ich charakterystyki i ewentualnej przydatności dla nowo projektowanego systemu bezpieczeństwa. Bardzo istotne jest też zwrócenie uwagi na możliwość integracji istniejących systemów z planowanymi za pośrednictwem narzędzia integrującego, jeżeli mają zostać wykorzystane. Charakteryzując i opisując systemy zabezpieczenia technicznego, należy zwrócić uwagę także na personel, który nimi zarządza, a więc służbę ochrony. Trzeba wykazać, czy wszystkie czynności związane z sygnalizacjami systemów mają odzwierciedlenie w odpowiednich procedurach postępowania pracowników ochrony fizycznej. Dokumentacja regulująca zakres odpowiedzialności służby ochronnej i pracowników, których system ma chronić, lub wykazanie braku takiej dokumentacji jest równie ważnym elementem części analitycznej koncepcji, co zdefiniowanie zasobów i zagrożeń.
Analiza czy też swojego rodzaju audyt powinien kończyć się jasną dla użytkownika końcowego, np. zarządu firmy, oceną stanu bezpieczeństwa oraz rekomendacjami zespołu ekspertów, które wytyczą tryb postępowania w celu podniesienia czy też zapewnienia stanu bezpieczeństwa w danej organizacji.
Szczegółowo określone potrzeby organizacji w zakresie bezpieczeństwa pozwalają rozpocząć rzeczywiste prace nad przygotowaniem wzorcowej koncepcji zabezpieczenia, przyjęcie wymaganej strategii i jej realizację. Zespół ekspertów przedstawia klientowi optymalne rozwiązanie, jakie trzeba zastosować na wskazanym przez niego obszarze. Do najważniejszych elementów tej części zadania należy określenie formy i zakresu dokumentacji niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania przedmiotowego modelu bezpieczeństwa, a więc wszelkich przepisów wewnętrznych regulujących zadania i obowiązki całego personelu uczestniczącego w systemie bezpieczeństwa firmy, takich jak instrukcje ochrony obiektów, instrukcje ruchu osobowego i materiałowego, bezpiecznej eksploatacji i administracji systemami zabezpieczenia technicznego itp. Ponadto zostaną wskazane systemy niezbędne do podniesienia poziomu zabezpieczeń wraz ze szczegółowymi wymaganiami dotyczącymi ich instalacji i eksploatacji. Określenie szczegółowych wymagań odnośnie do systemu znacznie ułatwi inwestorowi sporządzenie dokumentacji przetargowej, takiej jak Szczególne Istotne Warunki Zamówienia.
Gotowy produkt, jakim jest koncepcja zabezpieczenia danej organizacji, powinien w podsumowaniu zawierać opis sposobu wdrożenia wzorcowego modelu bezpieczeństwa wraz z szacunkowym jego kosztem, aby np. zarząd firmy zlecającej wykonanie koncepcji mógł ująć ten koszt w strategii budżetowej firmy. Warto także zadbać, aby integralną częścią koncepcji był przykładowy opis przedmiotu zamówienia czy też program funkcjonalno-użytkowy.
Odwołując się do swojego długoletniego doświadczenia w branży, jestem przekonany, że zaangażowanie i poświęcenie czasu lub środków finansowych na sporządzenie koncepcji dotyczącej rozwiązań stosowanych w systemie bezpieczeństwa organizacji znacznie pomoże w określeniu strategii i budowie, a także późniejszej eksploatacji. W zakresie systemów zabezpieczenia natomiast zatwierdzona przez kierownictwo firmy koncepcja może posłużyć jako zestaw szczegółowych wytycznych do opracowania dokładnych projektów wykonawczych poszczególnych systemów.
Maciej Jaszczuk
Członek Zarządu POLALARM, naczelnik Wydziału Bezpieczeństwa Fizycznego Biura Bezpieczeństwa i Spraw Obronnych PKP PLK SA.
