Jacek Tyburek

Tym artykułem inicjujemy cykl poświęcony przeobrażeniu zakresu działań na rzecz bezpieczeństwa i odporności organizacji. W kolejnych wydaniach będziemy się wpisywać w wątek przewodni numeru, przedstawiając różne oblicza zmieniającej się funkcji ochrony w biznesie. Do dyskusji otwierającej cykl zaprosiliśmy: Annę Kostkowską, wieloletnią menedżer z obszaru facility management, Łukasza Niewadę, wybitnego eksperta i praktyka z obszaru BHP, oraz Macieja Kazimierczuka, dyrektora ds. bezpieczeństwa.

Minęło kilka tygodni od Warsaw Security Summit zorganizowanego przez redakcję „a&s Polska”. Kilkaset osób śledziło spotkanie online, lecz tak naprawdę cieszyła możliwość osobistego spotkania twarzą w twarz koleżanek i kolegów z branży security. Świetne prezentacje przeplatane możliwością porozmawiania z tymi, których się dawno nie widziało. Warsaw Security Summit to przede wszystkim seria merytorycznych prezentacji, wymiany doświadczeń i przedstawienia dokonań. Jako zespół Black Onion również mieliśmy możliwość podzielenia się doświadczeniem. Z naszego punktu widzenia szczególnie ważne było inauguracyjne wystąpienie Jacka Grzechowiaka i Piotra Kiliszka, którzy podsumowali czas pandemii i jej wpływ na branżę bezpieczeństwa.
Szczególnie mocno i – naszym zdaniem – słusznie wybrzmiała część wystąpienia poświęcona koniecznym zmianom sposobu realizacji usług przez firmy ochrony. Niewątpliwie wystąpienie to przyspieszyło uruchomienie dyskusji na temat zmiany funkcjonowania branży ochrony fizycznej.

Pandemia spowodowała, że służby ochrony obiektów realizowały zadania, które wcześniej nie należały do ich obowiązków. Tym samym zadania ochrony przesunęły się w kierunku funkcji wcześniej bardziej typowych dla służb BHP. Kontrola przestrzegania przepisów sanitarnych czy procedury zapewnienia dystansu społecznego to nie są klasyczne zadania pracownika wykonującego zadania zapobiegania stratom. Okres ten pokazał, że wzbogacenie zakresu zadań ochrony spotkał się z dużym uznaniem i poczuciem celowości (innej niż wymóg ubezpieczyciela) pracy ochrony w różnego rodzaju obiektach.

Dyskusje dotyczące kondycji ochrony bardzo szybko przechodzą w zgodne utyskiwania oraz wzajemne (firm ochrony, a także ich zleceniodawców) żale i uprzedzenia. Te dyskusje są zadziwiająco do siebie podobne. Media społecznościowe poświęcone tematyce profesjonalnej pełne są dyskusji na temat tego, jak być powinno. Każdy poważniejszy incydent, każda wpadka pracowników ochrony wywołuje wielodniowe dyskusje przedstawicieli branży. Mniej lub bardziej konkretne, ale zawsze pełne troski o przyszłość tej działalności biznesowej, która dla wielu jest nie tylko sposobem na zarabianie pieniędzy i realizowanie swoich ambicji, ale również autentycznej pasji i poczucia ważnego powołania. W społeczności profesjonalistów z różnych zakątków bezpieczeństwa podobne dyskusje są również na porządku dziennym. Powód jest prosty – wszyscy chcemy naprawić sytuację, świadczyć naszym klientom oraz potencjalnym klientom takie usługi, jakich oczekują.

Rozwijając temat, nie sposób nie zacytować Anny Kostkowskiej, eksperta branży FM z ponad 20-letnim stażem na wszystkich szczeblach kariery w międzynarodowych koncernach, wykładowcy zagadnień FM na Uniwersytecie Łódzkim na studiach podyplomowych, z doświadczeniem w zarządzaniu funkcją FM zarówno w dużych obiektach przemysłowych, jak i budynkach biurowych. Zapytana o swoje doświadczenia ze współpracą na linii FM i ochroną obiektu powiedziała:
Pandemia wymusza nowe rozwiązania biznesowe. Dziś przetrwa ten, kto najlepiej i najszybciej dostosowuje się do dynamicznie zmieniającego się środowiska. Bycie „agile” to jedna z podstawowych cech dzisiejszego biznesu. Czasy, gdy ochrona ma za zadanie weryfikację osób wchodzących do budynku, dobiegła końca. Potrzeba nam nowoczesnych rozwiązań, niezależnie czy funkcjonujemy w Londynie, Berlinie, Warszawie, czy Dubaju. Klient oczekuje zaskakujących i nowatorskich propozycji, które obniżą koszty, ale przede wszystkim zwiększą efektywność i będą niezawodne. Usługa FM, BHP czy security nabiorą nowego znaczenia. Synergia, komplementarność usług i sprawne zarządzanie pod jednym parasolem mogą zrewolucjonizować rynek. Branża security wymaga dofinansowania i zmiany myślenia, niezależnie od funkcji nieruchomości. Dobór wyselekcjonowanej kadry, szkolenia i rozsądne zarobki to niezbędny krok do sukcesu.

Ta efektywność i te nowatorskie rozwiązania to narzędzia, które na rynku są obecne. Trudno sobie wyobrazić lepszego ambasadora (rzecznika) dla większości tych produktów, jak właśnie firma ochrony. Wypowiedź potencjalnej klientki jest tylko pojedynczym głosem, ale tego rodzaju poglądy można usłyszeć częściej, niestety nierzadko z przykrymi uwagami pod adresem firm ochrony i ich pędu lub raczej braku pędu do ciągłej pracy nad zwiększeniem efektywności.

Bieżące wydanie „a&s Polska” jest poświęcone przemysłowi i roli, jaką w zakładach przemysłowych odgrywa bezpieczeństwo zarówno w postaci technologii, jak i usług ochrony. Zakłady przemysłowe to często wielkie, skomplikowane struktury operacyjne. Ochrona fizyczna nie ma tu łatwej roli. Trudno wykazać swoją przydatność i uzasadnienie ponoszonych kosztów ochrony takich obiektów. Zbyt skomplikowane struktury, zbyt wiele miejsc, w których może dojść do nadużyć, zbyt trudne do udowodnienia przypadki poważnego działania na niekorzyść firmy lub zapobiegania stratom z tytułu uszkodzeń lub niegospodarności. Te obiektywne trudności często spychają pracowników ochrony do realizacji bardzo prostych czynności, np. przy wjazdach na teren zakładu lub realizowania prostych patroli, które często nie przynoszą zbyt wielu korzyści oprócz iluzorycznego i niemożliwego do policzenia poczucia realizowania funkcji prewencyjnej.

Tymczasem znane są przykłady wyposażania ochrony w zadania na rzecz innych służb wewnętrznych. Doskonale je opisuje kolejny nasz rozmówca, z którego doświadczenia jako menedżera BHP wyłania się bardziej optymistyczny obraz przyszłości. Jest nim Łukasz Niewada, menedżer BHP i audytor systemów zarządzania bezpieczeństwem. Zapytany o swoją percepcję współpracy z ochroną i działem bezpieczeństwa odpowiada:

Od 22 lat zajmuję się bezpieczeństwem pracy, starając się pomóc pracodawcom w zapewnieniu bezpiecznych miejsc pracy, a pracownikom poczucia, że każdego dnia mogą cało i zdrowo wracać do domu. W ciągu mojej kariery behapowca doświadczyłem różnego podejścia do tematów bezpieczeństwa od strony zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Kiedy odpowiadałem za wynik audytu ubezpieczyciela, zrozumiałem, że właściwie oszacowanie ryzyka pod wspólnym mianownikiem BEZPIECZEŃSTWA ZAKŁADU ma głęboki sens. Moja optyka – skoncentrowana na bezpiecznych warunkach pracy – znacznie się poszerzyła, kiedy wraz z zespołem interdyscyplinarnym złożonym z przedstawicieli działu zabezpieczenia, produkcji, finansów i BHP opracowywaliśmy scenariusze ryzyka do Planu Business Continuity.
Kolejny raz pełnej symbiozy i ciekawej współpracy pomiędzy obszarem BHP a działem zabezpieczenia doświadczyłem w momencie, kiedy mogłem wraz z kolegami współtworzyć powstające centrum monitoringu w zakładzie pracy zatrudniającym ponad 10 tys. pracowników. Mało kto wierzył, że ten pomysł wypali i będzie skuteczny. Życie pokazało, że wszystkie służby działające w zakładzie – BHP, Ochrona Zdrowia, Dział Zabezpieczenia i Straż Pożarna przy aktywnym uczestnictwie działu monitoringu są w stanie radykalnie skrócić czas reakcji na zagrożenie i błyskawicznie zareagować, niosąc niezbędną pomoc we właściwe miejsce.
Reasumując, behapowiec 20 kilka lat temu a obecnie to totalnie różna postać. Tak samo ochrona. Kilkadziesiąt lat temu wystarczyła polówka lub marynarka z napisem „Ochrona” (najlepiej, jakby pracownik miał odpowiednią grupę inwalidzką). Obecne czasy wymagają ogromnej zwinności, elastyczności, a nade wszystko odpowiedzialności wobec osób zajmujących się fizycznym zabezpieczeniem zakładu.

Opisywane przez Łukasza Niewadę doświadczenia są doskonałym przykładem tego, jak podejście do security w przemyśle może wywołać zmianę z korzyścią dla wszystkich służb funkcjonujących w zakładzie (lub grupie zakładów) w realizowaniu ich statutowej misji. W tym przypadku to funkcja security zainicjowała zmianę poprzez zaprojektowanie zintegrowanego centrum monitoringu dla kilku zakładów, obsługującego systemy dozoru CCTV, alarmowy i ppoż. Intensywna kampania informacyjna i promocyjna w zakładzie doprowadziła do opracowania koncepcji zintegrowanego działania służb. Uruchomiono prosty do zapamiętania numer telefonu alarmowego. Korzyści dla biznesu były oczywiste, nieoczywisty był sposób działania takiego zintegrowanego modelu. Konieczna była praca projektowa nad wypracowaniem algorytmu działania.

Inna zmiana w koncepcji zabezpieczenia i ochrony dotyczy wielkich imprez sportowych, z naciskiem na mecze piłkarskie. To imprezy gromadzące dziesiątki tysięcy osób, które są rozentuzjazmowane i których nastroje zmieniają się bardzo dynamicznie. Stewarding (pomysł na stewarda stadionowego) narodził się w Anglii w latach 80., gdy na stadionach w tym kraju królowały chuligaństwo i agresja. Pod koniec ub. wieku zjawisko to się nasiliło, stając się poważnym problemem związanym z bezpieczeństwem podczas imprez masowych. Steward jest członkiem służby informacyjnej. Do jego głównych zadań należy informowanie kibica o przyjętych rozwiązaniach organizacyjnych i dbanie o bezpieczeństwo podczas imprezy. Stewardem jest osoba pracująca podczas imprezy masowej, której nadrzędnym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa jej uczestników oraz ogólnego zadowolenia z obsługi osobom uczestniczącym w wydarzeniu.

Koncepcja stewardingu, odpowiednio dostosowana do warunków obiektów, ma szczególne uzasadnienie w obiektach przemysłowych i handlowych oraz wielkich budynkach i kompleksach biurowych. Odpowiednie dostosowanie oznacza takie skonfigurowanie zadań, aby połączyć procedury wyposażonego w nowoczesne technologie centrum monitoringu/zarządzania obiektem z pracą pracowników realizujących „w terenie” zadania zlecone przez służby obiektu. Doświadczenie podpowiada, że dokonanie kompilacji możliwych do przekazania zadań kontrolnych i raportowych z różnych służb pracownikowi ochrony na patrolu (stewardowi obiektu) znacznie podnosi efektywność procesów. Przy wyposażeniu pracownika w technologie raportowe (panel raportowania z predefiniowanymi tzw. check listami, wraz z możliwościami wpisania raportów otwartych, wykonania zdjęć lub skanów) dostajemy bazę danych i statusów sytuacji w obiekcie, które budują big data o funkcjonowaniu obiektu. Stąd już tylko krok do zaawansowanej analityki, bardzo przydatnej do strategicznego zarządzania obiektem. I co najważniejsze, wielki krok do generowania oszczędności.

Czy takie funkcje służby ochrony są możliwe? Czy stewarding obiektowy jest możliwy? Zdecydowanie tak! Posłużę się cytatem z wypowiedzi Macieja Kazimierczuka, dyrektora działu administracji i bezpieczeństwa w Action SA:

Moja przygoda z branżą security rozpoczęła się 25 lat temu, w tym od 15 lat z branżą przeciwpożarową. W swojej pracy starałem się połączyć i zarządzać w sposób niekonfliktowy dwoma bardzo ważnymi aspektami w jednym przedsiębiorstwie. Bo przecież security musi dbać o to, aby drzwi były zawsze dobrze zamknięte, a ochrona ppoż., żeby te same drzwi były zawsze otwarte do ewakuacji. Od kiedy pamiętam, bardzo często dochodziło do konfliktów w tych dwóch sektorach, bo ludzie z obu stron delegowali obowiązki zbyt dosłownie. To powodowało niepotrzebne przeciąganie w czasie, a ponieważ w obu przypadkach trzeba działać szybko i zdecydowanie, narodził się pomysł na połączenie tych dwóch sprzeczności. Tak więc „ubrałem” security w ochronę przeciwpożarową, przeszkoliłem i przekonałem do raportowania.
Postanowiliśmy, że stanowisko dowódcy security i operatora obsługi SAP to jedno stanowisko 24-godzinne, i to właśnie on ma dostęp do wszystkich systemów bezpieczeństwa oraz ochrony przeciwpożarowej. Jako zwierzchnik pozostałych pracowników ma z nimi kontakt i może sprawnie zarządzać na wypadek powstania zagrożenia. Jest zobowiązany do ciągłego raportowania o stanie zabezpieczeń security i ppoż.
Ważną kwestią jest to, że każdy pracownik security, oprócz znajomości planu ochrony, zna instrukcje bezpieczeństwa pożarowego oraz scenariusz pożarowy, co ułatwia pracę na poszczególnych posterunkach. Taki upgrade security nie jest aż tak skomplikowany, jak to się może wydawać. Kluczowe jest dobre wyszkolenie pracowników poprzez regularne audyty i ćwiczenia. Kwestie kontrolne można realizować za pomocą narzędzi elektronicznych, ale można to zrobić klasycznie przez odpowiednie wpisy w rejestrach kontrolnych.
Wśród wszystkich pracujących na stanowisku pracownika ochrony zdarzają się osoby, które należą do ochotniczych straży pożarnych. Ma to o tyle duże znaczenie, że ci ludzie mieli już możliwość ratowania zdrowia i życia ludzkiego oraz mienia. Takie rozwiązanie jest ważne, jeżeli chodzi o przygotowanie odpowiednich procedur w razie powstania zagrożenia. Pozwala na szybkie przekazanie niezbędnej wiedzy dowódcy akcji gaśniczej ze straży pożarnej, policji czy pogotowia ratunkowego, a jak wiemy, w takich sytuacjach liczą się rzetelna informacja i czas reakcji.

W świecie lawinowych zmian w technologiach bezpieczeństwa stajemy w obliczu trzech ograniczeń w pracy nad stałym podnoszeniem bezpieczeństwa i efektywności pracy oraz odporności biznesu. Pierwszym – moim zdaniem – jest czynnik ludzki, drugie to ograniczenia organizacyjne, które uniemożliwiają nadążanie za wdrażaniem coraz doskonalszych technologii pozwalających w pełni wykorzystać możliwości danych. Trzecim, chyba najmniej znaczącym obecnie ograniczeniem, jest budżet. Najpoważniejszymi ograniczeniami są czynniki ludzki i organizacyjny. Bardzo trudno nadążać za postępem technologii i zrozumieniem benefitów z nich wynikających. Jednocześnie nawet najdoskonalsze technologie bez ludzi obsługujących system nie osiągną swoich możliwości. Koncepcja przeorganizowania działania służb obiektowych w kierunku stewardingu obiektowego nosi znamiona odpowiedzi adekwatnej do potrzeb biznesu.

Przytoczone wypowiedzi pokazują wprost, że biznes na takie rozwiązania czeka. Nie we wszystkich firmach są zatrudnieni menedżerowie ds. bezpieczeństwa czy odporności biznesu. Ci zatrudnieni przez organizację biznesową czy menedżerowie z firm ochrony mają potencjalnie wszystkie karty w rękach, aby odegrać rolę tych, którzy przeprowadzą zmianę. Należy podkreślić, że biznes w ramach zintegrowanych kosztów ponoszonych na utrzymanie obiektu, w tym ochrony, może uzyskać znacznie wyższą efektywność, a w efekcie duże oszczędności pośrednie i bezpośrednie. Promowana przez nas koncepcja stewardingu obiektowego jest łatwiejsza do wdrożenia, niż się wydaje, a jej efekty przekraczają oczekiwania. Pojęcia takie, jak integracja, stewarding, analiza danych, wspólne serwisy czy efektywność, nabierają szczególnego znaczenia.

Jacek Tyburek Menedżer bezpieczeństwa organizacji. Doświadczenie zdobywał w różnych obszarach bezpieczeństwa; od przemysłu i logistyki, przez BPO, po bezpieczeństwo w rzeczywistości wirtualnej. Promotor pojęcia Organisational Resilience. Obecnie związany z Black Onion Resilience Community.