Miasteczko akademickie – jak zadbać o jego bezpieczeństwo
W Polsce działają obecnie 332 uczelnie wyższe, z których 131 to uczelnie publiczne, a 201 prywatne. Wiele z nich ma własne kampusy – od małych kompleksów liczących kilka budynków po rozległe miasteczka akademickie zajmujące setki hektarów. Szacuje się, że w polskim szkolnictwie wyższym studiuje około 1,2 miliona studentów, a wraz z pracownikami naukowymi i administracyjnymi, polskie kampusy akademickie codziennie gromadzą blisko 1,5 miliona osób (wg GUS, Szkolnictwo wyższe i jego finanse w roku 2023).
Te imponujące liczby pokazują skalę wyzwania, jakie stoi przed zarządcami uczelni w kwestii zapewnienia bezpieczeństwa. Kampusy to często rozległe tereny z wieloma budynkami, parkami, parkingami i obiektami sportowymi, gdzie codziennie przebywa tysiące ludzi. W tak dużych społecznościach akademickich, podobnie jak w każdym miejscu o wysokiej koncentracji ludzi, zdarzają się niestety incydenty związane z bezpieczeństwem.
Według opracowania Miasta Wiedzy przygotowanego przez Fundację Varia, największymi kampusami dysponują m.in. Uniwersytet Jagielloński, Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, Uniwersytet Warszawski, Politechnika Łódzka oraz Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu. Pełnią one nie tylko funkcje edukacyjne, ale są również miejscem codziennego życia kilkuset tysięcy studentów i pracowników naukowych. Jak podaje GUS, w roku akademickim 2023/2024 na polskich uczelniach studiowało ponad 1,2 miliona studentów, a pracowało niemal 95 tysięcy nauczycieli akademickich.
Wyzwania bezpieczeństwa na polskich uczelniach
W ostatnich latach polskie uczelnie doświadczyły kilku poważnych incydentów bezpieczeństwa. Ostatnim było tragiczne wydarzenie w maju tego roku, do którego doszło na Uniwersytecie Warszawskim. W wyniku ataku zginęła kobieta, a pracownik ochrony, który ruszył jej na ratunek, został ciężko ranny. Kilka dni później w Poznaniu odnotowano incydent z udziałem osoby z zakrwawioną głową, która zachowywała się agresywnie na terenie uczelni, co wymagało interwencji policji.
Te przypadki, choć na szczęście rzadkie, podkreślają potrzebę skutecznych systemów bezpieczeństwa na kampusach akademickich, szczególnie w kontekście nowoczesnych rozwiązań architektonicznych, takich jak nowy budynek Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Łódzkiego, wyposażony w zaawansowane systemy służące do zarządzania obiektem, który wymaga zintegrowanego podejścia do zarządzania bezpieczeństwem.
Fragmentacja systemów – główny problem współczesnych kampusów
Jednym z kluczowych wyzwań, przed którymi stoją polskie uczelnie, jest swoiste poszatkowanie systemów bezpieczeństwa i zarządzania. Podobnie jak ich zagraniczne uczelnie, polskie zespoły ochrony kampusów często polegają na zestawie wielu różnych narzędzi: baz danych, arkuszy kalkulacyjnych i autonomicznych systemów do komunikacji, tworzenia raportów i śledzenia działań, które w żaden sposób nie wymieniają się informacjami. Niektóre uczelnie nadal korzystają z mocno archaicznych rozwiązań. Na niejednej funkcjonuje system, w którym to np. pracownik ochrony wydaje klucze do pomieszczeń, a pokwitowanie jest wpisywane do zeszytu. To może się sprawdzaćw miejscach, gdzie po prostu wszyscy się znają, ale nie w przypadku instytucji zatrudniających setki osób.
Cyfrowe narzędzia są zatem niezbędne, ale jeśli są rozproszone, to raczej utrudnią wymianę informacji i koordynację działań, niż ją ułatwią. W obszarach krytycznych, takich jak bezpieczeństwo, to może mieć poważne konsekwencje. Na przykład, gdy na uczelnianym parkingu dojdzie do włamania do pojazdu, operator może utworzyć zgłoszenie z załączonym nagraniem z kamery monitoringu w systemie zarządzania pracą. System automatycznie wysyła alert na urządzenie mobilne patrolu, który zawiera nagranie i wszelkie dodatkowe uwagi. Bez tego o włamaniu dowie się osoba strzegąca parkingu, ale niekoniecznie ktoś, kto odpowiada za bezpieczeństwo całej instytucji. Tymczasem nie musi być to „niewinna” próba skradzenia pojazdu, a przygotowanie do czegoś większego.
Rozwiązanie: zintegrowane platformy zarządzania
Cyfrowe platformy zarządzania pracą mogą wypełnić te luki poprzez zarządzanie, śledzenie i dokumentowanie działań, usprawnianie procesów oraz wspieranie współpracy w czasie rzeczywistym. Idealne rozwiązanie do zarządzania pracą dla zespołów bezpieczeństwa powinno uwzględniać działania związane z ochroną, takie jak obchody strażnicze, patrole i kontrole konserwacyjne, jednocześnie płynnie integrując się z istniejącymi systemami bezpieczeństwa.
Aby zapewnić wiarygodne audyty i raportowanie, system zarządzania pracą musi być zbudowany z silnymi środkami cyberbezpieczeństwa. System powinien zapewnić, że dane nie zostaną zmanipulowane po fakcie, stosując zasady blockchain.
Współpraca międzywydziałowa
To, że osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo wdrożą stosowne narzędzia cyfrowe nie zmienia faktu, że mogą one współpracować z innymi funkcjonującymi na uczelni systemami. Przydaje się w tym przypadku podejście współczesnych korporacji, które zwalczają tzw. silosowość w swoich orgnizacjach, stawiając na wymianę informacji między różnymi działami. W takim podejściu, jeśli zespół bezpieczeństwa zidentyfikuje zagrożenie, choćby tak banalne jak uszkodzone drzwi, osoby odpowiedzialne za ochronę powinny od razu powiadomić zespół ds. stanu technicznego budynku. Najlepiej byłoby oczywiście, gdyby działo się to automatycznie. A następnie oba zespoły miałyby wgląd w to, czy drzwi ostatecznie naprawiono.
Przykład z polskiego podwórka
Doskonałym przykładem nowoczesnego podejścia do zarządzania bezpieczeństwem na kampusie jest nowy budynek Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Łódzkiego – prawdziwy smart building XXI wieku. Ten innowacyjny obiekt o powierzchni 12 tysięcy metrów kwadratowych został zaprojektowany z myślą o integracji najnowszych technologii.
Obiekt wyposażono w zaawansowane systemy zarządzania budynkiem (BMS), które monitorują i kontrolują wszystkie istotne parametry jego funkcjonowania – od klimatyzacji i oświetlenia po systemy bezpieczeństwa. Zintegrowana platforma umożliwia centralne zarządzanie wszystkimi instalacjami, co znacznie ułatwia pracę służbom bezpieczeństwa i utrzymania.
Kluczową zaletą tego rozwiązania jest możliwość szybkiego reagowania na incydenty. Gdy system wykryje nieprawidłowość – czy to problem zwiazany ze stanem technicznym budynku, czy zagrożenie bezpieczeństwa – automatycznie powiadamia odpowiednie służby i przekazuje szczegółowe informacje o lokalizacji i charakterze zdarzenia. Takie podejście pozwala na znaczne skrócenie czasu reakcji i poprawę ogólnego poziomu bezpieczeństwa w obiekcie.
Jak z sensem wdrożyć system bezpieczeństwa?
Dobrze zaprojektowany system zarządzania pracą może przełamać bariery, wzmocnić zespoły i zwiększyć efektywność. Aby zapewnić skuteczne wdrożenie, warto zacząć od wprowadzenia konkretnego rozwiązania dla jednego uczelnianiego obiektu, by przekonać się, co się sprawdza, co należy ulepszyć, a jakie funkcje nie mają racji bytu. Można by rzec, że w tym przypadku sprawdza się zasada: od szczegółu do ogółu, czyli od jednego obietu do całego miasteczka. Należy przy tym pamiętać, że każda uczelnia ma swoją własną specyfikę działania. Inaczej pracują uczelnie humanistyczne, a inaczej techniczne z licznymi pracowniami i laboratoriami. Dlatego wybór konfigurowalnego systemu zarządzania pracą jest kluczowy. Ważne jest, aby wprowadzane rozwiązanie można było dostosować do wspomnianej specyfiki uczelni. Równie istotnej jest to, by nie czynić z uczelni twierdzy nie do zdobycia. Miasteczko akademickie musi tętnić życiem – edukacja to przecież nie tylko wykłady i ćwiczenia, ale też swobodna wymiana myśli w sprzyjających okolicznościach przyrody lub studenckiej stołówki. Dlatego należy myśleć także o procedurach i edukacji. Pracownicy i studenci muszą wiedzieć, na co zwracać uwagę, jak się zachwać w przypadku zauważenia czyjegoś dziwnego zachowania, jak udzielić pomocy i kogo poinformować, gdy coś się dzieje.
Nie da się zapobiec każdemu ryzyku i spacyfikować szaleńca, nim ten zdąży zaatakować. Można jednak przygotować osoby przebywające na kampusie do tego, że złe rzeczy się zdarzają i trzeba umieć na nie zareagować. Dla bezpieczeństwa innych, a przede wszystkim własnego.
