Głos branży (Facility Management)

Mądry Polak po szkodzie

Tym przysłowiem mógłbym spuentować odpowiedź na pytanie czy warto rezygnować z usług firm ochrony. Jednak temat jest bardziej złożony. Wielu przedsiębiorców rozważa ograniczenie kosztów poprzez rezygnację z usług koncesjonowanych agencji ochrony, zastępując je pracownikami wewnętrznymi lub polegając wyłącznie na polisie ubezpieczeniowej. Taka decyzja, choć pozornie racjonalna finansowo, może nieść istotne ryzyko prawne i operacyjne. Odpowiedzi warto szukać w przepisach, standardach branżowych i analizie kosztów.

Niektórzy klienci próbują chronić się samodzielnie, ale to rozwiązanie ma ograniczenia. Taki pracownik może co najwyżej dokonać obywatelskiego ujęcia, lecz nie ma prawa stosować środków przymusu ani legitymować. Nie może też być nazywany „pracownikiem ochrony”, bo taki tytuł przysługuje tylko pracownikom zatrudnionym w koncesjonowanej agencji ochrony – to po prostu dozorca. Niekiedy firmy, chcąc uniezależnić się od agencji, tworzą własną Wewnętrzną Służbę Ochrony (WSO), ale uzyskanie takiego zezwolenia bywa trudne, a jej utrzymanie kosztowne z uwagi na ulokowanie kosztów administracyjnych w jednej strukturze firmy.

Ubezpieczenie i usługi ochrony opierają się na różnych przepisach, a ich cel jest odmienny. Ubezpieczenie ma wypłacić odszkodowanie od ryzyk nieprzewidzianych po zaistniałym zdarzeniu. Ochrona ma w swoim założeniu przeciwdziałać zdarzeniom, które z analizy zagrożeń da się przewidzieć, zapewniając staranność przy zastosowaniu odpowiednich środków technicznych i fizycznych. Często zapisy polisy obligują klienta do zabezpieczenia technicznego mienia oraz zapewnienia ochrony przez koncesjonowaną agencję ochrony.

Agencja ochrony, świadcząc usługi ochrony dla wielu klientów, dysponuje wieloma narzędziami, których nie sposób zastąpić przy zapewnianiu bezpieczeństwa własnymi zasobami. Agencje ochrony muszą posiadać koncesję. Czyli dokument, który jest wydawany na podstawie procedury sprawdzającej sam podmiot oraz osoby kierujące danym podmiotem. Poza tym podmiot ten zobligowany jest posiadać polisę ubezpieczeniową. Kwalifikowani Pracownicy Ochrony zatrudnieni przez agencję ochrony z mocy art. 36 ust. 1 UOOIM mają uprawnienia m.in. do legitymowania, ujęcia osoby, użycia środków przymusu czy broni palnej. Agencje ochrony zobligowane są do szkoleń swoich pracowników, a pracownicy przechodzą regularne badania. Wszystko to wymaga tworzenia struktur odpowiedzialnych za te zadania. Przy analizie kosztów warto wziąć pod uwagę nie tylko koszty bezpośrednie zatrudnienia pracownika, ale również nakłady na umundurowanie, wyposażenie,  logistykę, koszty nadzoru. Koszty te, w agencji ochrony, rozkładają się na wszystkich klientów, a co za tym idzie koszt jednostkowy przypadający na klienta jest mniejszy.

Jednak chcąc w pełni skorzystać z prerogatyw koncesjonowanej agencji ochrony, należy wziąć pod uwagę profesjonalizację koncesjonowanych podmiotów, na które wpływają nie tylko zapisy ustawowe, ale także elementy wynikające ze standardów jak posiadana wielkość polisy oraz klauzule w niej zawarte, wdrożone systemy zarządzania potwierdzone certyfikatami, np. ISO, elektroniczne systemy nadzoru oraz wykorzystywanie nowoczesnych technologii do realizacji usług ochrony oraz zarządzania, jak również doświadczenie potwierdzone referencjami oraz zasobami finansowymi.

Wniosek? Rezygnacja z profesjonalnej ochrony może być pozorną oszczędnością, prowadzącą do większych kosztów i ryzyka w przypadku incydentu.

Ochrona to nie koszt, to inwestycja

We współczesnym świecie jest wiele zagrożeń – od rosnącej przestępczości, przez cyberataki, aż po klęski żywiołowe i kryzysy społeczne. W takich realiach bezpieczeństwo staje się nie tylko potrzebą, ale także fundamentem normalnego funkcjonowania społeczeństwa, w tym biznesu. Dlatego rezygnacja z usług firm ochrony – zarówno fizycznej, jak i technicznej – może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Pierwszym powodem, dla którego nie warto rezygnować z ochrony, jest prewencja. Obecność ochrony działa odstraszająco na potencjalnych sprawców przestępstw. Widoczna obecność pracownika ochrony fizycznej, skuteczny monitoring wizyjny, patrole prewencyjne grup interwencyjnych z pewnością zmniejszają ryzyko kradzieży, włamań, aktów wandalizmu, a nawet zamachów o charakterze terrorystycznym. Ochrona to nie tylko reakcja na zagrożenie, to przede wszystkim zapobieganie i wzmacnianie odporności obiektu.

Drugim aspektem jest szybka reakcja. W sytuacji kryzysowej każda minuta ma znaczenie. Służby ochrony są przeszkolone, by podejmować decyzje pod presją czasu i działać zgodnie z procedurami. To może uratować życie, zdrowie lub znacznie ograniczyć straty materialne. Bez obecności ochrony reakcja na zagrożenie jest opóźniona, a odpowiedzialność często spada na osoby, które zupełnie nie są przygotowane na taką sytuację.

Nie można też pominąć poczucia bezpieczeństwa. Pracownicy firm, klienci sklepów, mieszkańcy osiedli – wszyscy czują się pewniej, gdy wiedzą, że ktoś czuwa nad ich bezpieczeństwem. To zwiększa komfort życia, efektywność pracy i pozytywnie wpływa na wizerunek miejsca pracy, życia i wypoczynku.

Ochrona to również ochrona ubezpieczeniowa. Każda firma ochrony jest obowiązkowa ubezpieczona od odpowiedzialności cywilnej, od nienależytego wykonania swoich zadań. Ponadto agencje ochrony mają również dodatkowe ubezpieczenie nadwyżkowe na sumy sięgające kilku lub nawet kilkunastu milionów złotych. Jest to ważny element zapewniający materialną ochronę w przypadku wystąpienia strat w mieniu.

Wreszcie ochrona to nie koszt, to inwestycja. Koszty wynikające z włamania, zniszczeń czy przestoju działalności są często znacznie wyższe niż wydatki na ochronę. Zawsze lepiej zapobiegać niż później leczyć.

W obliczu coraz bardziej nieprzewidywalnych zagrożeń rezygnacja z ochrony jest decyzją ryzykowną. Bezpieczeństwo nie powinno być luksusem, lecz stałym elementem codzienności – w życiu zarówno prywatnym, jak i zawodowym.

Adekwatne środki ochrony

Niestabilność polityczna, migracje, rozwarstwienie społeczne, wojny to tylko niektóre makro-zmienne, które kształtując dzisiejszą rzeczywistość, wpływają na poziom zagrożeń w bankach, biurowcach, hotelach czy też innych obiektach.

Statystyki przestępczości pokazują jasno – nie żyjemy w bezpiecznych czasach, a mimo to zachowujemy się, jakby tak było. Jeszcze kilka lat temu o zastosowaniu odpowiednich sił i środków związanych z bezpieczeństwem decydowali fachowcy, dobierający elementy adekwatnie do zagrożeń. W ostatnich latach coraz częściej rolę decydenta przejmuje arkusz kalkulacyjny.

Oczywiście nie wszędzie i nie wszystkich charakteryzuje takie podejście. Bardziej świadome organizacje podchodzą do bezpieczeństwa poważnie i w oparciu o rozbudowane analizy ryzyka zarządzają swoim bezpieczeństwem. Niestety mam poczucie, że takich organizacji z roku na rok jest coraz mniej i nawet nie ich wielkość świadczy o ich dobrych lub złych nawykach. Coraz częściej decyzyjność w zakresie doboru składowych systemów bezpieczeństwa jest przekazywana w ręce osób odpowiedzialnych za zakupy. I nie byłoby w tym nic złego, bo cena jest i będzie ważna.

Problem w tym, że w procesach definiowania zapytań ofertowych coraz mniej jest pytań o ryzyka i adekwatne do nich środki. Coraz częściej zapytania ograniczają się do pytania o cenę za godzinę czy też za sztukę, za urządzenie lub abonament.

W przypadku rozwiązań IT kwestia decyzyjności poszła w zupełnie w inną stronę – tam opinię specjalistów uznajemy za prawdy objawione, stanowiące punkt wyjścia do dalszych działań i decyzji. Dlaczego więc uznaliśmy, że bezpieczeństwo fizyczne nie ma znaczenia? Przecież nawet systemy informatyczne zabezpieczone przed cyberatakiem będą bezsilne, jeśli ktoś fizycznie uszkodzi serwer lub podpali obiekt – czego notabene w ostatnich miesiącach kilkukrotnie byliśmy świadkami.

Otoczenie, w którym działają banki, biurowce, hotele, ale i inne obiekty, stale się zmienia – zmieniają się zagrożenia, a także nawyki i oczekiwania pracowników, klientów oraz gości. Poczucie bezpieczeństwa jest podstawową potrzebą każdego człowieka, tym bardziej niepokojące jest uproszczenie podejmowania decyzji w tym zakresie.

Życzyłbym sobie i wszystkim decydentom, byśmy wrócili do systematycznej oceny ryzyka, która będzie podstawą do określenia adekwatnych  środków ochrony.

Cena powinna być ważna, ale niech będzie podsumowaniem wartości nabytych towarów i usług, a nie jedynym kryterium ich wyboru.

Nowoczesna technologia dla facility managera

Od blisko trzech dekad obserwuję ewolucję podejścia do kwestii bezpieczeństwa w zarządzaniu obiektami. W regionie Europy Środkowo-Wschodniej, gdzie nowoczesne biurowce funkcjonują obok wciąż eksploatowanych budynków z lat 70., jedno pozostaje niezmienne: skuteczna ochrona ludzi, danych oraz infrastruktury nie jest dziś możliwa bez zastosowania zintegrowanych rozwiązań technologicznych.

W wielu obiektach infrastruktura bezpieczeństwa obejmuje systemy pochodzące od różnych dostawców – kamery jednego producenta, kontrola dostępu innego, system alarmowy jeszcze innego. Przez to w sytuacjach kryzysowych często  często dochodzi do dezorganizacji oraz opóźnionej reakcji. Dlatego coraz większe znaczenie zyskują zintegrowane platformy, takie jak Honeywell Enterprise Buildings Integrator (EBI), które łączą w jednym środowisku systemy CCTV, kontroli dostępu, sygnalizacji włamania i napadu, systemy pożarowe i energetyczne. Dzięki temu facility manager ma jeden pulpit sterowania – z pełnym obrazem sytuacji i możliwością reagowania w czasie rzeczywistym, także zdalnie.

Jednakże samo połączenie systemów to dziś za mało. Nowoczesne rozwiązania wykorzystują sztuczną inteligencję (AI), która analizuje dane z czujników, identyfikuje nieprawidłowości i uczy się wzorców. Jeśli AI wykryje nietypowy ruch w strefie parkingowej w nocy albo wzrost temperatury w serwerowni – może powiadomić ochronę, uruchomić odpowiednie procedury lub nawet zapobiec awarii. Takie podejście nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale pozwala też zmniejszyć liczbę fałszywych alarmów, obniżyć koszty i podnieść efektywność operacyjną.

Coraz ważniejszym elementem staje się cyberbezpieczeństwo. W dobie powszechnego podłączania urządzeń do sieci systemy bezpieczeństwa same stają się celem ataków. Wystarczy luka w zabezpieczeniach, by zdalnie wyłączyć alarmy czy odblokować drzwi. Dlatego dziś standardem są mechanizmy szyfrowania, uwierzytelnianie wieloskładnikowe oraz monitoring anomalii, również w rozwiązaniach Honeywell, które traktują bezpieczeństwo cyfrowe jako integralny element infrastruktury.

Bezpieczeństwo to również dbałość o komfort użytkowników. W kontekście pracy hybrydowej oraz zwiększonej świadomości w zakresie zdrowia coraz więcej budynków wykorzystuje czujniki jakości powietrza (IAQ), by kontrolować poziom CO₂, pyłów czy lotnych związków. Systemy wentylacyjne reagują automatycznie, dostosowując parametry do realnych potrzeb, co wpływa na zdrowie, samopoczucie i efektywność pracy. To nie tylko ukłon w stronę ESG (Environmental, Social, Governance – środowisko, społeczna odpowiedzialność i ład korporacyjny), ale też realna korzyść biznesowa.

Na bazie mojego doświadczenia mogę stwierdzić, że właściwie wdrożona technologia nie komplikuje procesów zarządzania, wręcz przeciwnie – znacząco je upraszcza i czyni bardziej przewidywalnym. Dostarcza facility managerowi narzędzi umożliwiających podejmowania decyzji w oparciu o rzetelne dane, zamiast intuicyjnych założeń. W realiach, w którym niepewność stała się stałym elementem funkcjonowania, taka przewaga ma kluczowe znaczenie.

Zabezpieczenia hoteli

Współczesny hotel to nie tylko miejsce wypoczynku, lecz także obiekt wymagający zaawansowanych rozwiązań z zakresu bezpieczeństwa technicznego. Rosnące oczekiwania gości, a także obowiązki prawne skłaniają właścicieli hoteli do wdrażania kompleksowych zabezpieczeń chroniących ludzi, mienie i dane.

BCS w swojej ofercie ma pełną gamę urządzeń, które idealnie sprawdzą się w zabezpieczaniu nawet największych obiektów hotelowych. Podstawą technicznego zabezpieczenia hoteli są systemy kontroli dostępu. Elektroniczne zamki z kartami RFID, kodami PIN czy aplikacjami mobilnymi pozwalają zarządzać ruchem gości i personelu, minimalizując ryzyko nieautoryzowanego wejścia.

Kluczową rolę zarówno prewencyjną, jak i operacyjną odgrywa monitoring wizyjny. Kamery dozorowe rozmieszczone w strategicznych punktach – wejściach, lobby, windach, korytarzach, parkingach czy strefach technicznych – umożliwiają bieżącą kontrolę nad tym, co dzieje się na terenie obiektu. Wysokiej jakości obraz, inteligentna analiza obrazu i integracja z systemami alarmowymi pozwalają szybko reagować na zagrożenia, podejrzane zachowania czy sytuacje awaryjne.

Dla personelu recepcji i służb ochrony monitoring jest nieocenionym narzędziem codziennego nadzoru operacyjnego. Pozwala śledzić przepływ gości, kontrolować obciążenie stref wspólnych, a także dokumentować ewentualne incydenty. W razie konieczności nagrania stanowią ważny materiał dowodowy.

Nowoczesne systemy monitoringu BCS można zintegrować z oprogramowaniem hotelowym, co umożliwia np. automatyczne otwieranie drzwi po rozpoznaniu twarzy gościa bądź śledzenie tras przemieszczania się personelu technicznego w celach optymalizacji pracy.

Istotną kwestią pozostaje zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Monitoring musi być odpowiednio oznakowany, a nagrania przechowywane zgodnie z regulacjami RODO. Wdrażając system telewizji dozorowej, hotel powinien również opracować politykę dostępu do materiałów wizyjnych oraz procedury w zakresie prywatności gości.

Inwestycja w monitoring to nie tylko poprawa bezpieczeństwa – to także wzrost zaufania klientów i lepsza kontrola procesów wewnętrznych. W czasach wzmożonych oczekiwań co do komfortu i ochrony prywatności telewizja dozorowa stanowi podstawę technicznego zabezpieczenia każdego hotelu.

Niemniej istotne są systemy przeciwpożarowe – detektory dymu, czujniki temperatury i automatyczne tryskacze, połączone z centralą alarmową, umożliwiają szybką reakcję w razie zagrożenia. Dopełnieniem są ewakuacyjne oświetlenie awaryjne oraz czytelne oznaczenia dróg ewakuacyjnych.

Bezpieczeństwo w hotelach zyskuje nową jakość

Integracja systemów bezpieczeństwa w hotelach staje się dziś standardem, który nie tylko podnosi poziom ochrony, ale też zwiększa efektywność pracy personelu. Połączenie w spójną całość kontroli dostępu, monitoringu wizyjnego, systemów sygnalizacji pożarowej oraz czujników środowiskowych pozwala na szybkie zbieranie informacji, analizę zdarzeń i natychmiastową reakcję. Kluczowe jest przy tym uwzględnienie zmieniających się czynników zewnętrznych i wewnętrznych – zarówno w otoczeniu obiektu, jak i w samej jego strukturze organizacyjnej.

Goście oczekują nie tylko bezpieczeństwa fizycznego, ale także dyskrecji, ochrony swoich danych i wizerunku. Zmienia się również profil pracownika – nowe pokolenia cenią sobie narzędzia, które ułatwiają im pracę i pozwalają skupić się na obsłudze gości. Dlatego projektując systemy zabezpieczeń, warto brać pod uwagę te aspekty i łączyć je z możliwościami, jakie daje technologia.

Niezmiennie najważniejszym elementem systemu bezpieczeństwa w hotelarstwie pozostaje człowiek – to pracownik jest tym, który podejmuje decyzje i reaguje w sytuacjach wymagających interwencji. Z tego też powodu warto pamiętać o szkoleniach personelu, w tym tych z zakresu cybebezpieczeństwa. Technologia staje się kluczowym sprzymierzeńcem systemów zabezpieczeń. Rozwiązania, w tym te oparte na sztucznej inteligencji, mogą w czasie rzeczywistym analizować obraz, wykrywać nietypowe zachowania czy zmiany w otoczeniu, a następnie podpowiadać najlepsze scenariusze działania. Szczególnie w obiektach wielkopowierzchniowych znacząco przyspiesza to proces oceny sytuacji i skraca czas reakcji.

Dzięki harmonijnemu połączeniu kompetencji ludzi i możliwości nowoczesnych systemów bezpieczeństwo w hotelach zyskuje nową jakość – proaktywną, inteligentną i dyskretną, odpowiadającą na potrzeby współczesnych gości.