Tour and Taxis to wielki, zrzeszający kilkudziesięciu najemców budynek w centrum Brukseli należący do inwestora nieruchomości i dewelopera Nextensa. Zlokalizowany na terenie historycznego magazynu królewskiego gromadzi 40 najemców i 1500 pracowników oraz codziennie gości 400 odwiedzających. Istniejący w budynku system kontroli dostępu ma już 15 lat. Nie można było zintegrować go z innymi technologiami, więc inwestor wymienił go na system AEOS.

Przeniesienie odpowiedzialności za rejestrację na najemców

Przy poprzednim systemie kontroli dostępu przybywający do obiektu musieli zgłaszać się do głównej recepcji Tour and Taxis. Przed udaniem się do konkretnego najemcy trzeba było poczekać na zarejestrowanie się, odebrać identyfikator i dowiedzieć się, na które piętro wjechać. W godzinach szczytu taka procedura przeciągała się i oznaczała tworzenie się długich kolejek. Zajęci byli również pracownicy centralnej recepcji przydzielający identyfikatory wszystkim osobom pracującym w budynku.

Firma Nextensa zdecydowała, by rozłożyć obowiązki i przenieść wspomniane zadania na najemców. W celu zwiększenia wydajności inwestor chciał udostępnić możliwość korzystania z kodów QR, co pozwalałoby odwiedzającym dokonywanie wcześniejszej rejestracji.

Wykorzystanie dostępnego okablowania

Kolejne spore wyzwanie w projekcie stanowiło okablowanie. Ten ogromny budynek był wyposażony w sporą ilość przewodów, które Nextensa chciała wykorzystać.

Wprowadzenie ujednoliconego i przyszłościowego systemu

Patrząc przyszłościowo, inwestor zdecydował się na ustandaryzowanie procedur fizycznej kontroli dostępu w obrębie wszystkich swoich lokali. Miał świadomość, że zespołom zarządzającym placówkami będzie znacznie łatwiej, jeśli w każdej lokalizacji zostanie zainstalowany ten sam system.

Współpraca z ekspertami ds. AEOS

Nextensa wybrała firmę Alvem, jednego ze sprawdzonych partnerów biznesowych Nedap, do zainstalowania systemu kontroli dostępu AEOS w Tour and Taxis. Jak wyjaśnia Rigo van Eycken, kierownik działu IT w Tour and Taxis:
– Nedap poleca wyłącznie partnerów, którzy zostali przeszkoleni z systemów AEOS. Dlatego postanowiliśmy poszukać firmy belgijskiej, wybierając Alvem. Doskonale się z nimi współpracuje, a co więcej – widzieliśmy, że rozumieją nasze potrzeby.

Uproszczenie procedur dzięki wcześniejszej rejestracji

Firma Alvem zaprogramowała interfejs działający na podstawie oprogramowania AEOS, co jeszcze bardziej upraszcza sprawy dla najemców. Jeśli najemca spodziewa się gościa, może zarejestrować go sam, z wyprzedzeniem. Gość otrzymuje kod QR oraz informację, na które piętro ma się udać po przyjeździe na miejsce. Dzięki temu, przybywając do
Tour and Taxis, może skierować się prosto do firmy, którą chce odwiedzić, zamiast czekać przy głównej recepcji.

Większa higiena i skuteczność

W czasach pandemii COVID-19 kody QR stają się nie tylko wygodniejszą, lecz także bardziej higieniczną metodą identyfikacji, ponieważ odwiedzający nie potrzebują już kart gościa.

Olivier Kempen, kierownik ds. turystyki i hotelarstwa w Tour and Taxis, tak wypowiada się na temat nowego systemu AEOS:
– Uważamy, że AEOS jest znacznie wydajniejszy w zarządzaniu niż nasz poprzedni system. Dzięki wygodzie i skuteczności AEOS możemy zaoferować rozwiązanie, które robi wrażenie zarówno na najemcach, jak i gościach. Goście często zapominali zwrócić swoje identyfikatory, ale dzięki kodom QR problem ten przestał istnieć. Kolejną wielką zaletą, zwłaszcza w kontekście RODO, jest to, że nie musimy już rejestrować danych każdego gościa. Pozwala to zaoszczędzić czas zarówno pracownikom centralnej recepcji, jak i odwiedzającym. Wcześniej, w ruchliwe dni, do rejestracji czekało czasem nawet 30 osób.

Uniwersalność w pełnym wymiarze

Najemcy mogą zdecydować, czy chcą korzystać z systemu AEOS zarówno w swoich biurach, jak i w przestrzeniach wspólnych. Jeśli tak, uniwersalność AEOS umożliwia zarządzanie dostępem do biur i przestrzeni wspólnych za pomocą tego samego identyfikatora.

Wszechstronność rozwiązania AEOS okazała się pomocna również w kwestii okablowania. Kontrolerów AEOS nie trzeba umieszczać centralnie, więc Alvem pomogła firmie Nextensa ustalić miejsca ich montażu, co pozwoliło wykorzystać istniejące w obiekcie okablowanie. Również z pomocą Alvem system AEOS był uruchamiany strefami, dzięki czemu nie było potrzeby wyłączania całego budynku.

Integracja dla teraźniejszości i przyszłości

Doświadczenia firmy Nextensa z realizacji systemu AEOS w budynku Tour and Taxis potwierdziły, że jest to właściwe rozwiązanie dla przedsiębiorstwa myślącego przyszłościowo. Jak mówi Rigo van Eycken:
– Gdy spotkaliśmy się po raz pierwszy z firmą Nedap, natychmiast poczuliśmy pozytywne wibracje. Pracuję w branży IT od 23 lat i moja intuicja od razu podpowiada mi, czy coś się sprawdzi. A prezentacja Nedap bardzo nas przekonała. Patrząc na AEOS, od razu widać ogromny wachlarz możliwości związanych z oprogramowaniem i integracją. Być może nie wszystkie przydadzą się w budynku Tour and Taxis, ale system AEOS spełnia wszystkie nasze obecne wymagania i ma spory potencjał w kontekście przyszłych projektów. Jest to dla nas bardzo ważne. Gdy w grę wchodzi inwestycja w technologię, musi ona być przyszłościowa – a taki właśnie jest system AEOS. 

Nedap Security Management
al. Niepodległości 18
02-653 Warszawa
www.nedapsecurity.com/pl/