Wybór właściwego systemu zarządzania szafkami dla pracowników i dostosowanie go do potrzeb organizacji to kluczowe aspekty, by spełniał oczekiwania i był wygodny, ale także zgodny z przepisami.

Aby osiągnąć najlepsze efekty, należy wyjść poza kwestię przechowywania jedynie rzeczy osobistych. Obecnie środowiska pracy stały się bardzo dynamiczne, dlatego jest to właściwy moment, by zastanowić się nad specyfiką korzystania z przestrzeni biurowej. Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu zarządzania szafkami, aby spełniał potrzeby? Pomocne będzie sześć kroków.

DO CZEGO BĘDĄ SŁUŻYŁY SZAFKI?

Po pierwsze należy zastanowić się, do czego służą lub mogą służyć szafki. Oto cztery najpopularniejsze zastosowania zabezpieczonych skrytek w systemie zarządzania szafkami:
– bezpieczne przechowywanie rzeczy osobistych;
– bezpieczne przechowywanie rzeczy firmowych, np. dokumentów zawierających poufne dane, leków, materiałów potrzebnych do pracy zespołom;
– zarządzanie zasobami, takimi jak laptopy i inne urządzenia mobilne, sprzęt medyczny czy narzędzia budowlane. Dzięki odpowiedniemu systemowi zarządzania szafkami nie trzeba wyznaczać pracowników do wydawania i przyjmowania takich sprzętów;
– punkt odbioru, np. dla kurierów, serwisu informatycznego, przesyłek podejmowanych lub zdawanych poza godzinami pracy.

KTO BĘDZIE KORZYSTAŁ Z SZAFEK?

Gdy już wiesz, do czego będą służyły szafki, należy określić, kto będzie z nich korzystał. Szczegółowa analiza pozwoli podzielić użytkowników na grupy: pracowników, podwykonawców i gości. Analiza powinna być precyzyjna, uwzględniająca potrzeby poszczególnych grup. Aby ustalić te potrzeby, pomocne będą odpowiedzi na pytania: Czy użytkownicy danej kategorii będą przebywać w jednym miejscu, czy będą się przemieszczać? Co mogą ze sobą przynieść? W jakie dni będą potrzebować szafek? Czy będą się przebierać? I jedno z ważniejszych, czy mają specjalne potrzeby w zakresie dostępu ze względu np. na niepełnosprawność ruchową.

W JAKI SPOSÓB SZAFKI BĘDĄ UŻYWANE?

W kolejnym kroku należy się zastanowić, w jaki sposób szafki będą wykorzystywane przez poszczególne osoby w różnych sytuacjach.
Szafki indywidualne czy rotacyjne? Ważnym aspektem przed wyborem systemu zarządzania szafkami jest to, czy każda osoba będzie mieć własną szafkę, czy szafki będą wykorzystywane elastycznie.
Całodobowe czy o ograniczonej dostępności? Innym sposobem na zminimalizowanie liczby potrzebnych szafek jest rezygnacja z udostępniania ich w trybie 24/7. Zamiast tego można ograniczyć użytkownikowi dostęp do szafki, by mógł z niej korzystać w określonym czasie, np. tylko podczas swojej zmiany.
Zastosowanie niestandardowe. Należy pamiętać o wyjątkach od ustalonych reguł. Dobrą praktyką jest przeznaczenie 80% szafek do użytku standardowego, a pozostałe 20% na specjalne wymagania i wyjątkowe okoliczności.
Gdzie będą stały szafki? Należy rozważyć, czy szafki i inne zamykane schowki będą się znajdowały w jednym miejscu, czy w różnych lokalizacjach. W tym drugim przypadku pozostaje do ustalenia jeszcze jedna kwestia – czy we wszystkich miejscach będą obowiązywać takie same zasady.

W JAKI SPOSÓB SZAFKI ZOSTANĄ ZABEZPIECZONE?

Wygoda nie jest oczywiście jedynym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji. Równie ważne jest zabezpieczenie, dlatego należy się upewnić, że wybrany system zarządzania szafkami zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Nowoczesny system zarządzania szafkami działa w wewnętrznej sieci IP, zapewniając elastyczność i funkcjonalność. Wykorzystuje zamki elektroniczne, więc użytkownicy mogą otwierać i zamykać szafki lub schowki za pomocą kart dostępu, breloków czy przepustek. Bardziej zaawansowane systemy umożliwiają również dostęp i zabezpieczenie przestrzeni do przechowywania z użyciem technik biometrycznych bądź wirtualnych poświadczeń w smartfonie lub wydrukowanego kodu QR. Jeżeli wybór padnie na nowoczesny system oparty na IP, należy zadbać o zabezpieczenie zarówno platformy, jak i poszczególnych zamków. Platforma musi być odporna na ataki cybernetyczne i próby przejęcia przez hakerów. Należy też się upewnić, że każdy zamek jest odporny na próby sabotażu i ma czujnik manipulacji.
System zarządzania szafkami Nedap idzie o krok dalej, umożliwiając ustawienie zamków w trybie transparentnym. Dzięki temu klucze deszyfrujące nie są przechowywane w zamkach, w związku z tym są trudno dostępne dla hakerów.

DODATKOWE KORZYŚCI

Gdy znasz już oczekiwania wobec systemu zarządzania szafkami, musisz się zastanowić, jakie funkcje pozwolą spełnić te cele i umożliwią uzyskanie dodatkowych korzyści. Integracja z kontrolą dostępu wpływa na znaczne podniesienie poziomu bezpieczeństwa oraz efektywność i wygodę. System można np. ustawić tak, by dana osoba mogła korzystać z szafki tylko wtedy, gdy przebywa na terenie budynku. Jeżeli np. czyjś dostęp do budynku zostanie zablokowany, można natychmiast (automatycznie) zablokować także jego szafkę.
Zdalne i centralne zarządzanie. Administrowanie dużą liczbą szafek i miejsc do przechowywania bywa czasochłonne. Zdalne i centralne zarządzanie znacznie je upraszcza, usprawnia jego funkcjonowanie i zwiększa efektywność. Najwygodniejsze jest sterowanie za pomocą urządzenia mobilnego.
Integracja z innymi systemami, takimi jak system kadrowy, obsługi gości i zarządzania obiektami oznacza wygodę przydzielania dostępu do szafek i schowków według roli każdej osoby, działu, schematu zmian, długości umowy i innych kryteriów.
Dane i raportowanie. System zarządzania szafkami, który jest wyposażony w zaawansowane funkcje śledzenia i raportowania, może generować raporty służące m.in. do pozyskania informacji, kto i kiedy korzystał z danej szafki, a także analizy wykorzystania szafek.

PRZYGOTUJ LISTĘ WYMAGAŃ

Na ostatnim etapie należy opracować listę oczekiwań wobec systemu zarządzania szafkami. Tworząc plan wymagań wobec potencjalnych dostawców, należy dokładnie określić oczekiwania, pozostając jednak otwartym na sugestie.
System zarządzania szafkami to inwestycja długoterminowa, która powinna zaspokoić bieżące i przyszłe potrzeby organizacji. Bardzo ważne, aby każdy aspekt używania szafek poddać starannej analizie. Doskonałym sposobem na przegląd i weryfikację systemów zarządzania szafkami mogą być np. narzędzia do wizualizacji w 3D. Dzięki nim jeszcze przed dokonaniem ostatecznego wyboru można sprawdzić, jak dany system sprawdzi się w organizacji.
W przypadku pytań dotyczących zarządzania szafkami lub wsparcia przy wyborze czy projektowaniu systemu zapraszamy do kontaktu. ⦁

Po pandemii nastąpiło wiele zmian w modelach pracy w nowoczesnych przestrzeniach biurowych. Jedną z nich jest mniejsza liczba biurek niż pracowników i zwiększenie zapotrzebowania na szafki, w których pracownicy mogą przechowywać swoje rzeczy. Zmienił się także sposób wykorzystywania szafek. «

Anna Twardowska,
Regional Sales Manager Central & Eastern Europe,
Nedap Security Management

Nedap Security Management
al. Niepodległości 18
02-653 Warszawa
www.nedapsecurity.com/pl/