Strona główna Rozległe i rozproszone Nie daj się okradać! Jak chronić magazyny przed złodziejem

Nie daj się okradać! Jak chronić magazyny przed złodziejem

UDOSTĘPNIJ

Michał Czuma


Kradzieże dokonywane przez pracowników to problem realny w wielu firmach, które korzystają z magazynów do przechowywania i przenoszenia wielu towarów o różnej wartości.

Na początku 2016 r. „Bloomberg News” doniósł, że Amazon – oskarżany wcześniej o złe warunki pracy w swoich biurach i magazynach – zainstalował wielkogabarytowe monitory, na których wyświetlano zdjęcia pracowników zwolnionych po tym, jak zostali przyłapani na kradzieży w pracy. Wizerunki opatrzone były napisami „Zatrzymani” lub „Aresztowani”. Amazon nie skomentował publicznie obraźliwej praktyki służącej próbie zahamowania kradzieży w swoich magazynach i nie odpowiedział na prośby o udzielenie wywiadu w tej sprawie.
Według „Bloomberg News” detalista przyłapał swoich pracowników z wszelkiego rodzaju kontrabandą: od płyt DVD, iPadów, poprzez kosmetyki, etui na telefony, gry wideo, po kuchenki mikrofalowe, a nawet lunche przeznaczone dla innych pracowników. Ale pomysł z wyświetlaniem wizerunków pracowników złapanych na kradzieży wydaje się niepokojący – jeden z pracowników nazwał go przerażającym, a nawet orwellowskim, stawiając pytania, czy praktyki Amazona są powszechne… i skuteczne.

Magazyny zaopatrzone w papierosy, piwo, wino i inne alkohole oraz słodycze i kosztowne dobra szybko zbywalne (np. elektronika) były i będą zagrożone kradzieżą. Jednak w miarę wzrostu i złożoności działalności dystrybucyjnej ze względu na rozwój i rosnącą liczbę obiektów magazynowych ryzyko związane z kradzieżami zaczęło rosnąć.

Największym wyzwaniem jest tak naprawdę tylko ilość kradzionego towaru – powiedział mi kiedyś dyrektor operacyjny dużego dystrybutora napojów alkoholowych. W każdym magazynie w jego firmie, który ma kilka tysięcy metrów kwadratowych, można przechowywać ponad 1 mln sztuk opakowań w sezonie letnim, w którym sprzedaje się najwięcej tego towaru. Liczba jednostek magazynowych, wielkość zapasów, liczba samochodów ciężarowych przemieszczających się każdego dnia oznacza, że mnóstwo produktów jest w ruchu.
Aby zarządzać rosnącymi zapasami, wielu dużych dystrybutorów wprowadziło systemy zautomatyzowane, co na pewno jest korzystne, ale jednocześnie może stać się punktem wrażliwym, jeśli chodzi o zwalczanie kradzieży. Automatyka umożliwia dokładne śledzenie towaru, ale pracownik, który zna te systemy, a ma złe intencje, może znaleźć sposoby ich wykorzystania do swoich niecnych celów.

Skala kradzieży, które nękają dystrybutorów, jest różna – od pojedynczych przypadków, kiedy znika kilka produktów, po straty sięgające setek tysięcy, a nawet milionów złotych. Często wynajmowani do pracy sezonowej pracownicy mogą ulec pokusie, widząc regały zapełnione po brzegi słodyczami, butelkami z piwem, winem lub innym alkoholem. Później kadra kierownicza i magazynierzy muszą wyjaśniać wykryte braki. Innym problemem są koszty. Sama kradzież to coś więcej niż tylko wartość skradzionych produktów wyrażona w złotych czy euro. Jeśli mechanizm kradzieży nie zostanie zbadany i wyeliminowany, w firmie zapanuje toksyczna atmosfera. Pracownicy będą uważali, że zasady i reguły już nie obowiązują. Kadra kierownicza straci dyscyplinę i profesjonalizm, a to wszystko utrudnia zarządzanie magazynem. W końcu zaczyna dostrzegać problem – mimo wzrostu sprzedaży i wyeliminowaniu zbędnych kosztów zysk firmy znika.

Różnorodność sprawców przestępstw
Wspólnym mianownikiem przestępstw, z jakimi dystrybutorzy FMCG (Fast-Moving Consumer Goods – produkty szybko zbywalne) mogą się spotkać w pracy, jest element zaskoczenia, który dotyka nawet weteranów przemysłu. Mój serdeczny kolega jest od kilkunastu lat menedżerem ds. kontroli i zgodności w jednej z firm dystrybuujących alkohole. Opowiadał mi, że wokół magazynów leżą w połowie opróżnione butelki z popularnym szprycerem kosztującym w sklepie niecałe 6 zł. Choć miał poważne podejrzenia, złodziej nigdy nie został przyłapany. Jak twierdzi, nie tylko produkty premium są narażone na kradzież w środowisku dystrybucji. Wartość jest pojęciem względnym, komuś opłaca się zaryzykować dla butelki o poj. 0,33 l za 6 zł. Kiedy towar znika często i przez dłuższy czas, firma traci już znacznie więcej. Ale kiedy złodziej czuje się bezkarny, a widzą to inni i nie reagują, straty mogą rosnąć w większym zakresie.

Inny menedżer znanej firmy piwowarskiej zauważył butelkę piwa, która wysunęła się spod płaszcza robotnika czekającego na firmowy autobus, i rozbiła się przed nim na ziemi. Zapytał go, czy było warto, bo przecież już nie wróci do pracy w tym zakładzie. Gdyby go poprosił, dostałby zapewne całą zgrzewkę piwa, do tego schłodzonego. Czasami trudno zrozumieć ludzi.

Historie bywają też bardziej dramatyczne. Kiedy z zaparkowanej na służbowym parkingu ciężarówki pewnej firmy dystrybucyjnej zniknęły palety z produktami, policja rozpoczęła obserwację nocą. W końcu złapano winowajców – byli to miejscowi koledzy ze studiów, z których jeden pracował w firmie rok wcześniej na stażu wakacyjnym i znał harmonogram przerw w pracy zespołu kompletacyjnego. Wiedział, kiedy uderzyć. Ta zgraja była profesjonalnie przygotowana, a towar na paletach sporo kosztował. Musieli być zaskoczeni, gdy wkrótce do drzwi ich mieszkań zapukali policjanci.

Sposoby kradzieży mogą być bardziej wyrafinowane. Jeden z moich podwykonawców badał sprawę, w której pracownik wymyślił, jak drukować duplikaty etykiet zbiorczych, by załadować dodatkowe palety z towarem na ciężarówki. Przyklejał je później do zbiorczych palet z produktem, omijał kontrolerów i pilnował, by zostały załadowane na ciężarówki tych kierowców, z którymi był w zmowie. Robili to od trzech do czterech razy w tygodniu. Proceder udało się przerwać tylko dlatego, że sprawą zajęli się profesjonaliści.

Pracownik stosował tę metodę, aby ukraść i przetransportować towar, którego wartość hurtowa wynosiła od 10 do 25 tys. zł tygodniowo. Kierowcy, z którymi się umawiał, sprzedawali „dodatkowy” produkt albo klientom na trasie, którzy za znaczne zniżki byli gotowi zapłacić gotówką, albo sprzedawcom detalicznym poza trasą. Magazynier, który drukował dodatkowe etykiety, później wyjaśniał, że kierowcy ciężarówek, które wyładowywał, prawie każdego dnia przekazywali mu listę produktów, na jakie mieli zbyt. Wiedzieli, które produkty szybko znajdują odbiorców, i ile w ten sposób zarobią.

Nie jest problemem dla złodziei wygenerować straty z „dodrukowania etykiet” na poziomie nawet kilku milionów złotych w ciągu roku. U jednego z poszkodowanych klientów, znaczącego dystrybutora alkoholi, zatrzymano czterech kierowców i doprowadzono do zamknięcia 15 sklepów z winem i alkoholami, które przez ponad trzy lata aktywnie kupowały skradzione produkty. Dyrektor finansowy dystrybutora, po zapoznaniu się z zeznaniami, oszacował, że strata z tego tytułu przekroczyła 4 mln zł. A trzeba wiedzieć, że średnio straty z tytułu kradzieży zwłaszcza u producentów i dystrybutorów FMCG wynoszą 2% ich obrotów. Jeśli przekraczają poziom 2%, oznacza to, że poza kradzieżami typowo „magazynowymi” dochodzi do fraudów także w procesach zakupowych, sprzedażowych i prawdopodobnie finansowych, w tym korupcji. Zastanawiać może to, że wciąż są firmy, które bagatelizują ten problem.

Typowa kradzież w dużych obiektach magazynowych, zakładach produkcyjnych czy dystrybucyjnych wygląda dokładnie tak, jak standardowa procedura operacyjna. Nie ma specjalnych sygnałów alarmowych, które budzą z uśpienia. Ta kradzież ma miejsce w systemie. Wygląda jak codzienna czynność, co sprawia, że trudno ją wykryć bez informacji wewnętrznej. Walka z nią jest trudna także z tego powodu, że większość pracowników to ludzie uczciwi. Kradną nieliczni i właśnie dlatego wyłapanie ich jest często jak szukanie igły w stogu siana.

Sposoby walki z kradzieżą
Jedną z form walki z kradzieżami jest wynajmowanie profesjonalnych firm i zatrudnianie na różnych stanowiskach tajnych agentów. Niektórzy sprawują dozór nad grupą ponad kilkudziesięcioosobową składającą się z zatrudnionych na każdym stanowisku: kierowca, odbiorca, menedżer, ładowacz, a nawet sprzątaczki. Ci agenci czasem zarabiają bardzo dużo – pracując, otrzymują wynagrodzenie zarówno z firmy, której pilnują, jak i macierzystej firmy specjalistycznej, która ich zatrudnia. Ale ta inwestycja zwraca się błyskawicznie. Współpracujący ze mną detektyw rozbił złodziejski układ z udziałem kierownika magazynu i dwóch osób dokonujących selekcji. Detektyw zatrudniony w magazynie stał się podejrzliwy, gdy usłyszał, że kierownik magazynu polecił jednemu z selekcjonerów, aby dwie dodatkowe palety bardzo drogiego towaru, które nie znajdowały się na liście przewozowej, umieścić na ciężarówce firmy. Operator „pod przykrywką” odnotował 18 takich nadzwyczajnych zdarzeń. Zespół nadzoru ostatecznie ujawnił pięciu detalistów, którzy kupowali towar, płacąc złodziejom gotówką. Na szczęście odzyskano na drodze prawnej pieniądze, którymi udało się pokryć stratę.

Innym skutecznym narzędziem jest informacja anonimowa. Często to właśnie pracownicy jako pierwsi zgłaszają nielegalną działalność. To proste, łatwe i tanie rozwiązanie, ale trzeba je dobrze i fachowo przygotować. Do tego świetnie nadają się pracownicy komórek compliance. Kiedy firma uruchomi budżet na nagrody dla sygnalistów, inwestycja nadzwyczaj szybko się zwraca. Nawet gdy na numer do powiadamiania o nadużyciach zadzwoni jedna osoba na rok, korzyści są bardzo duże. Anonimowe kanały powiadamiania to koszt kilkunastu tysięcy rocznie.

Zapobieganie kradzieżom w magazynie
Nie ma prostego rozwiązania zapobiegającego kradzieżom w magazynach. Problem wymaga połączenia wielu procesów, systemów bezpieczeństwa, oprogramowania do zarządzania magazynem i sprawdzonych kryteriów zatrudniania. Najważniejsze, by go dostrzec i upewnić się, że zapasy magazynowe są właściwie śledzone, aby odróżnić straty, które możesz ponieść, łącząc inwentaryzację i liczbę operacji cyklicznych w celu dokładnej oceny zapasów w księgach.

Czy firma posiada system magazynowy, który pozwala na większą elastyczność dokumentowania i przejście od tradycyjnych metod inwentaryzacji do zliczania cykli uzupełniania towaru? Stałe monitorowanie zapasów umożliwia wykrycie pierwszych anomalii. Sygnalizowanie braków system synchronizuje czasowo z danymi z systemów monitorowania. A to z kolei pozwala stwierdzić, kto w danym czasie był w pracy, który z kierowców przywiózł lub wywiózł towar. Gdy połączymy te dane z systemami ewidencji czasu pracy i monitoringu wizyjnego, wykrycie nadużyć nie stanowi już większego problemu. Warto pamiętać, że w magazynie rozpoczyna się efektywna działalność gospodarcza.

Brakujące zapasy a kradzież: jak rozpoznać różnicę?
Kurczenie się zapasów w magazynie jest zjawiskiem normalnym, ale do pewnych granic. Istnieje wiele powodów utraty zapasów – analizując raporty publikowane przez wyspecjalizowane firmy audytorskie, okazuje się, że ok. 78% wszystkich zgłoszonych przypadków dotyczyło okradania załadowanych ciężarówek. W przypadku kradzieży w zakładzie odnotowano w ciągu ostatnich czterech lat wzrost o 98 proc.; o 266 proc. wzrosła wartość skradzionych towarów. W długie weekendy i weekendy wakacyjne odnotowano 40-proc. wzrost liczby kradzieży towarów, co jest zaskakujące, ale powtarza się w wielu raportach.

Najlepszym sposobem na identyfikację kradzieży w magazynie jest regularne przeprowadzanie inwentaryzacji. Im dokładniejsze są dane inwentaryzacyjne, tym szybciej wykrywamy kradzież. Bez regularnych inwentaryzacji można nawet przez wiele miesięcy nie zauważyć, że poziom zapasów podejrzanie się skurczył.

Co może wskazywać na to, że jesteś okradany?

  • Poziom zapasów nie zgadza się z danymi sprzedaży.
  • Sprzedaż wydaje się zmniejszać w dniach, kiedy niektórzy
    (ci sami) pracownicy są na dyżurze.
  • Krążą plotki sugerujące, że w twoich obiektach ma miejsce kradzież.
  • Niektórzy pracownicy unikają wzięcia urlopu rocznego.
  • Brakuje ważnej dokumentacji (np. faktur) lub pojawiają się jako duplikaty, a nie oryginały.
  • Pewne ilości towaru są stale widoczne i składowane w pobliżu wyjść lub stanowisk przeładunkowych.

Bardzo trudno udowodnić kradzież z magazynu bez przyłapania osoby na gorącym uczynku. Znacznie łatwiej jest wprowadzić środki zapobiegające. Jeśli zauważysz rozbieżności inwentaryzacyjne, sprawdź je natychmiast. Im dłużej to odkładasz, tym trudniej będzie ustalić, czy brakujące elementy magazynowe zostały utracone, czy skradzione.
Wiedza o tym, gdzie znajdują się zapasy (lub ich brakuje), jest krytyczna i od tego momentu zalecamy podjęcie środków ostrożności w celu podniesienia świadomości, zidentyfikowania słabych punktów i ograniczenia możliwości kradzieży.

JAK WYKRYĆ I POWSTRZYMAĆ KRADZIEŻ

1. Sprawdzaj zatrudnianych pracowników.

Chociaż wymagania RODO odcinają pracodawcę od dostępu do istotnych informacji, warto weryfikować dane, jakie nowi pracownicy umieszczają w swoich CV czy ankietach personalnych. Wynajęcie w niektórych przypadkach detektywa, który sprawdzi przekazane dane i miejsca, w których poprzednio pracował nowo zatrudniony, może ustrzec pracodawcę przed wieloma problemami. Najważniejsze, by proces personal screeningu był prawidłowo przeprowadzany. „Prześwietlanie” może pomóc w zapewnieniu uczciwości, rzetelności i ciągłości procesu zatrudniania, ale przynosi również korzyści uczciwym kandydatom. Zaufaj instynktowi – jeśli nie jesteś pewien, że ktoś jest wiarygodny, nie zatrudniaj go.

2. Kształć pracowników w zakresie polityki firmy dotyczącej kradzieży

Wszyscy pracownicy powinni wiedzieć, że firma ma politykę „zero tolerancji”, jeśli chodzi o kradzież lub oszustwo. Powinni podpisać kodeks postępowania jasno określający, w jaki sposób naruszenia będą karane. Ponadto należy uruchomić anonimowe kanały zgłaszania wszelkich podejrzanych działań. Jeśli wszyscy wiedzą, że pilnują ich koledzy, odstraszy to złodziei, ponieważ istnieje większe prawdopodobieństwo, że zostaną złapani. Trzeba mówić głośno, że troska o dobro firmy będzie nagradzana, a nadużycia – surowo karane.

3. Natychmiast zajmij się kradzieżą zgodnie z polityką firmy

Gdy doświadczysz kradzieży lub serii kradzieży, sprawdź w rejestrze zmianowym, kto był w danym czasie na służbie. Jeśli zaczniesz zauważać zależność pomiędzy brakującymi zapasami a obecnością (albo nieobecnością) niektórych pracowników, monitoruj ich pracę w magazynie. Gdy zauważysz jakiekolwiek podejrzane zachowanie, prawdopodobnie będziesz musiał przeprowadzić dalsze dochodzenie. Warto mieć własną komórkę ds. bezpieczeństwa i nadużyć, której przeszkoleni i wyspecjalizowani ludzie zajmą się problemem. Możesz też wynająć firmę doradczą, co znacznie przyspiesza działania i wykrycie złodziei.

4. Maksymalizuj widoczność kadry zarządzającej w magazynie

Częsta obecność kadry kierowniczej w magazynie zniechęca do kradzieży. Nie zawsze jednak szef magazynu może tu spędzać dużo czasu, ponieważ wiele z jego obowiązków wymaga pracy na komputerze w biurze. Rozważ zainwestowanie w rozwiązanie do zarządzania magazynem, oferujące komponent mobilny, aby kierownik magazynu nie był w pełni związany z biurem i biurkiem. Możesz też zlokalizować jego biuro nad magazynem, na antresoli, z widokiem na magazyn. Dzięki temu kierownictwo może przez cały czas mieć w zasięgu wzroku powierzchnię magazynową.

5. Ogranicz dostęp do zapasów w magazynie

Wykorzystaj fizyczny układ magazynu, aby utworzyć bariery utrudniające kradzież. W miarę możliwości oddzielaj rampy odbiorcze i wysyłkowe, by zapobiec opuszczaniu odebranych zapasów na wyjeżdżającej ciężarówce, zanim dotrze ona do magazynu. Powierzchnie magazynowe przeznaczone na przechowywanie towarów powinny znajdować się jak najdalej od obszarów wysyłki i odbioru. Jedynie magazyn zamówień wpływających i odbieranych powinien być zlokalizowany w pobliżu tych obszarów.
Zapewnij odwiedzającym kierowcom ciężarówek wydzieloną strefę wypoczynku, gdzie mogliby czekać, aż zamówiony towar zostanie załadowany lub rozładowany. Tylko personel pracujący w danej lokalizacji powinien mieć dostęp do magazynu lub obszaru dystrybucji.

6. Upewnij się, że systemy zabezpieczeń w magazynie są solidne

Zainstalowane elektroniczne systemy zabezpieczeń, takie jak kontrola dostępu i telewizja dozorowa, nie tylko odstraszają przestępców, ale także dostarczają dowodów kradzieży zarejestrowanej na obrazie kamery CCTV. Kamery powinny być strategicznie rozmieszczone w obszarach wysokiego ryzyka. Można również zainstalować lusterka bezpieczeństwa, aby zwiększyć widoczność i zapobiec powstawaniu martwych punktów w trudno dostępnych punktach magazynu.
Inne środki bezpieczeństwa, np. nieplanowane obchody magazynu przez przełożonych lub kierowników zespołów, mogą stanowić dodatkowy czynnik odstraszający, ale muszą być nieprzewidywalne. Zatoki wysyłkowe i odbiorcze oraz wejścia i wyjścia to kluczowe obszary, które powinny być sprawdzane. Personel ochrony powinien znajdować się przy każdym wejściu do budynku i wyjściu z niego. Upewnij się, czy wszystkie pojazdy opuszczające magazyn są kontrolowane w celu wykrycia wszelkich niezaewidencjonowanych zapasów.
Parking dla personelu i gości powinien być oddalony od operacji magazynowych. Żadne pojazdy prywatne nie powinny parkować w pobliżu magazynu.

7. Poznaj i zrozum motywację złodzieja

Wiedza o tym, dlaczego pracownicy kradną, pomoże ograniczyć to zjawisko w bardziej efektywny sposób. DLACZEGO PRACOWNICY KRADNĄ? W idealnym świecie nie musielibyśmy zadawać takich pytań. Generalnie można wskazać trzy powody:

  • Trudna sytuacja finansowa pracowników
    Zmaganie się z problemami finansowymi może skłonić pracownika do okradania pracodawcy – albo do zabierania rzeczy do domu dla rodziny, albo do sprzedawania ich za gotówkę. Uważają, że wielu rzeczy potrzebują bardziej niż pracodawca, a firma nie zauważy braku lub może sobie pozwolić na jego uzupełnienie. Nałogi i uzależnienie również skłaniają ludzi do kradzieży.
  • Uprawnienia pracownicze
    Niektórzy pracownicy uważają, że firma, w której pracują, jest im coś winna. Nie postrzegają grabieży jako kradzieży – zabierają to, co im się słusznie od firmy należało.
  • Oportunizm
    Pracownik-złodziej może „zapomnieć” o zasadach dla odniesienia korzyści. Ukradnie coś pożądanego tylko dlatego, że może to wziąć. Będzie wykradać przedmioty łatwo dostępne i łatwe do ukrycia – kosmetyki, ubrania, alkohol, żywność i elektronika są najbardziej narażone na kradzież

8. Wdrażaj system zarządzania magazynem umożliwiający dokładniejsze, mniej korupcyjne regulacje

Wiedza o tym, jaka jest aktualna wielkość zapasów magazynowych (i gdzie znajdują się one w magazynie), pomaga natychmiast zidentyfikować braki. Ręczne śledzenie stanów magazynowych często prowadzi do błędów, zwłaszcza w przypadku rzadkich braków magazynowych. Wprowadzenie pełnego monitoringu obrotu produktów, monitoringu pracy, przemieszczania się pracowników, kierowców, pojazdów i towarów – wystarczy jeden system wykrywający anomalie i sprawny zespół ochrony, by zredukować straty z tytułu kradzieży nawet o 99%. Ten jeden procent ma nas mobilizować, byśmy pamiętali, jak twórczy potrafią być nieuczciwi pracownicy, którzy zawsze znajdą nowy sposób na kradzież.
Nie ma doskonałych systemów przeciwdziałania nadużyciom, ale sporo jest takich, które zastosowane kompleksowo powodują, że każda inwestycja w bezpieczeństwo obiektów i firmy bardzo szybko się zwraca i zwiększa nasze zyski.

 

Michał Czuma
Niezależny ekspert, prowadzący obecnie własną działalność doradczą. Stworzył i zarządzał pierwszymi w kraju Biurami Antyfraudowymi w spółkach grupy PKO Banku Polskiego. Były wieloletni z-ca dyrektora Departamentu Bezpieczeństwa PKO Banku Polskiego.