Głos branży – Facility Management (4/2026)

Facility Manager pod presją

W dobie mediów społecznościowych margines błędu jest coraz mniejszy. Jedna negatywna opinia opublikowana przez znanego influencera może przełożyć się na zauważalny spadek liczby rezerwacji pokoi hotelowych. Czasem wystarczy niekorzystny splot okoliczności, takich jak fala upałów i awaria klimatyzacji, aby reputacja budowana przez lata została poważnie nadszarpnięta.

To dobry punkt wyjścia do refleksji nad rolą Facility Managera. To właśnie na nim spoczywa odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie obiektu, bezpieczeństwo użytkowników oraz komfort gości i personelu. Zakres jego obowiązków jest niezwykle szeroki, od nadzoru nad systemami technicznymi budynku, przez zapewnienie ciągłości działania wszystkich instalacji, po koordynację prac firm zewnętrznych.

Facility Manager zarządza współpracą z serwisami technicznymi, firmami sprzątającymi, ochroną czy dostawcami mediów. Negocjuje umowy, kontroluje jakość świadczonych usług, optymalizuje koszty operacyjne oraz współpracuje z działem finansowym przy planowaniu budżetu, inwestycji i wydatków związanych z utrzymaniem obiektu.

Trudno oczekiwać, aby jedna osoba była ekspertem w każdej z tych dziedzin. W praktyce Facility Manager opiera się na wiedzy i doświadczeniu swoich dostawców oraz partnerów. Pojawia się jednak pytanie: kto weryfikuje ich działania? Kto potrafi spojrzeć na funkcjonowanie obiektu z innej perspektywy i wskazać zagrożenia, które przez lata mogły zostać uznane za normę?

Niezależna opinia specjalisty często pozwala dostrzec problemy, które umykają podczas codziennej eksploatacji obiektu. Pracując od wielu lat w branży bezpieczeństwa, odwiedziłem dziesiątki hoteli. Niejednokrotnie spotykałem się z sytuacjami, w których drzwi ewakuacyjne były zastawione, a drogi ewakuacyjne wykorzystywano jako miejsce składowania wyposażenia. Są to pozornie drobne zaniedbania, które w sytuacji kryzysowej mogą mieć bardzo poważne konsekwencje.

Jeżeli podobne nieprawidłowości występują w obszarze bezpieczeństwa, można przypuszczać, że równie łatwo przeoczyć problemy dotyczące innych instalacji technicznych. Niewymienione na czas filtry, niewłaściwie wykonany przegląd czy źle skonfigurowany system mogą przez długi czas pozostawać niezauważone, zwiększając ryzyko awarii i generując dodatkowe koszty.

Coraz większego znaczenia nabiera również ochrona prywatności. Kamery monitoringu w hotelowych korytarzach stały się dla większości gości czymś naturalnym. Zupełnie inaczej wygląda jednak sytuacja, gdy nad zamkniętym wydarzeniem plenerowym pojawia się dron rejestrujący obraz uczestników. Takie materiały mogą trafić do mediów lub do Internetu, powodując nie tylko naruszenie prywatności gości, lecz także poważny kryzys wizerunkowy dla obiektu.

Współczesny Facility Manager nie powinien być ekspertem od wszystkiego. Powinien natomiast wiedzieć, kiedy warto skorzystać z wiedzy niezależnych specjalistów. Audyty bezpieczeństwa, okresowe przeglądy prowadzone przez ekspertów oraz konsultacje z firmami mającymi doświadczenie w konkretnych obszarach pozwalają spojrzeć na obiekt z nowej perspektywy, wykryć potencjalne zagrożenia i ograniczyć ryzyko kosztownych błędów.

To właśnie współpraca z wyspecjalizowanymi partnerami daje Facility Managerowi największą wartość, czyli pewność, że obiekt jest nie tylko sprawnie zarządzany, ale również bezpieczny, zgodny z obowiązującymi standardami i przygotowany na wyzwania, których nie sposób przewidzieć. •

Rola Facility Managera

Facility Manager coraz częściej odpowiada za bezpieczeństwo obiektu, ale ma coraz mniejszy wpływ na decyzje, które to bezpieczeństwo realnie kształtują. Nie jest to problem technologiczny. To problem organizacyjny.

Jeszcze kilkanaście lat temu zarządzanie bezpieczeństwem budynku było znacznie prostsze. Facility Manager odpowiadał za infrastrukturę techniczną, współpracował z ochroną fizyczną, nadzorował systemy bezpieczeństwa oraz dbał o zgodność z wymaganiami przeciwpożarowymi. Zakres odpowiedzialności i kompetencji był stosunkowo jasno określony. Dzisiaj wygląda to zupełnie inaczej. Za infrastrukturę teleinformatyczną odpowiada dział IT. Budżety kontrolują finanse i działy zakupów. Standardy bezpieczeństwa tworzą zespoły security lub compliance. Właściciel budynku oczekuje optymalizacji kosztów, a najemcy chcą rozwiązań, które nie będą ograniczały komfortu pracy.

Facility Manager pozostaje zatem osobą odpowiedzialną za sprawne funkcjonowanie obiektu, jednak wiele decyzji mających wpływ na bezpieczeństwo zapada poza jego obszarem odpowiedzialności. To właśnie ta rozproszona decyzyjność staje się dziś jednym z największych wyzwań, ponieważ nowoczesny budynek jest systemem naczyń połączonych. Kontrola dostępu współpracuje z monitoringiem CCTV, systemami sygnalizacji pożaru, automatyką budynkową, windami oraz rozwiązaniami IT. Każda modernizacja lub zmiana konfiguracji wymaga współpracy wielu zespołów, które często kierują się odmiennymi priorytetami. Finanse koncentrują się na kosztach. IT odpowiada za cyberbezpieczeństwo. Użytkownicy oczekują wygody i prostoty. Zarząd oczekuje ciągłości działania oraz ograniczania ryzyka.

Rolą Facility Managera coraz częściej staje się nie tylko zarządzanie budynkiem, ale przede wszystkim koordynowanie tych oczekiwań i znajdowanie rozwiązań akceptowalnych dla wszystkich stron. To kompetencja, której nie zastąpi żaden system bezpieczeństwa. Obok wiedzy technicznej coraz ważniejsze stają się umiejętność współpracy z wieloma interesariuszami, prowadzenie analiz ryzyka, zarządzanie sytuacjami kryzysowymi oraz budowanie kultury bezpieczeństwa w organizacji.

Coraz częściej sukces Facility Managera nie polega na skutecznym rozwiązaniu problemu, lecz na tym, że do incydentu w ogóle nie dochodzi. Paradoksalnie dobrze funkcjonujące bezpieczeństwo pozostaje niemal niewidoczne, ponieważ jego efektem jest brak zakłóceń.

Coraz większą popularność zdobywa koncepcja Enterprise Security Risk Management (ESRM), zgodnie z którą bezpieczeństwo nie jest odpowiedzialnością jednego działu, lecz wspólnym zadaniem całej organizacji. W tym modelu Facility Manager nie zastępuje Security Managera ani specjalistów IT. Staje się integratorem – osobą, która rozumie zależności pomiędzy ludźmi, technologią i procesami oraz potrafi połączyć je w spójny system zarządzania ryzykiem. To właśnie taka współpraca pozwala budować odporność organizacji na zakłócenia i skutecznie reagować na sytuacje kryzysowe.

Branża bezpieczeństwa fizycznego od lat dostarcza coraz bardziej zaawansowanych technologii i z pewnością będą one odgrywały coraz większą rolę. Nie powinniśmy jednak zapominać, że nawet najlepsze rozwiązania techniczne nie zastąpią właściwych decyzji organizacyjnych. Można kupić najnowocześniejszy system kontroli dostępu, monitoring wykorzystujący sztuczną inteligencję czy zintegrowaną platformę zarządzania bezpieczeństwem. Nie da się jednak kupić dobrej współpracy pomiędzy działami, jasno określonej odpowiedzialności ani kultury organizacyjnej, w której stabilność operacyjna traktowana jest jako wspólna wartość. Dlatego uważam, że największym wyzwaniem współczesnego Facility Managera nie jest wybór kolejnej technologii. Jest nim umiejętność połączenia ludzi, procesów i rozwiązań technicznych w jeden spójny system zarządzania ryzykiem. Bo o bezpieczeństwie nowoczesnych budynków coraz rzadziej decydują urządzenia. Coraz częściej decydują ludzie i jakość podejmowanych przez nich decyzji. •

Odpowiedzialność Facility Managera

Od 15 lat pracuję w branży Facility Management i obserwuję, jak zmienia się rola zarządzania technicznego budynkami. Dziś największym wyzwaniem jest fakt, że systemy BMS, kontroli dostępu, HVAC czy zarządzania windami stały się elementem infrastruktury IT, a tym samym – cyberbezpieczeństwa organizacji. Mimo to nadal często postrzegane są wyłącznie jako „technika budynkowa”. W efekcie Facility Managerowie odpowiadają za sprawność instalacji, ale nie zawsze za ich odporność na zagrożenia cyfrowe, choć to właśnie systemy automatyki budynkowej coraz częściej stają się potencjalnym celem cyberataków.

Równocześnie rośnie znaczenie ochrony danych. Systemy kontroli dostępu, telewizji dozorowej i cyfrowych recepcji przetwarzają dane osobowe, a coraz częściej także dane biometryczne użytkowników. Ich wyciek to nie tylko incydent IT, lecz także realne zagrożenie dla bezpieczeństwa ludzi i funkcjonowania obiektu. Dodatkowo regulacje, takie jak NIS2 i RODO, wymagają jasnego podziału odpowiedzialności oraz wdrożenia odpowiednich procedur.

Dlatego kluczowa staje się współpraca między działami Facility Management, IT, dostawcami systemów oraz właścicielem obiektu. IT zna infrastrukturę teleinformatyczną, natomiast Facility Manager – specyfikę budynku i jego instalacji. Dopiero połączenie tych kompetencji pozwala skutecznie zarządzać ryzykiem.

Z mojej perspektywy świadomość właścicieli i zarządców nieruchomości systematycznie rośnie. Coraz częściej bezpieczeństwo budynku postrzegane jest jako jeden spójny system, obejmujący infrastrukturę zarówno techniczną, jak i cyfrową. •

Centralne zarządzanie bezpieczeństwem

Technologia miała uprościć zarządzanie budynkami. Tymczasem w wielu obiektach doprowadziła do sytuacji, w której operatorzy i administratorzy korzystają z kilku aplikacji, wielu monitorów i dziesiątek niezależnych systemów. A przecież bezpieczeństwo nie powinno przypominać układanki złożonej z przypadkowych elementów. Powinno działać jak dobrze zgrany organizm, w którym wszystkie informacje spotykają się w jednym miejscu.

To właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabierają dziś nie pojedyncze urządzenia, lecz platformy pozwalające spojrzeć na cały obiekt jak na jeden spójny ekosystem. Monitoring wizyjny, kontrola dostępu, wideodomofony, systemy parkingowe czy automatyka budynkowa przestają funkcjonować niezależnie od siebie, a zaczynają wzajemnie się uzupełniać.

Takie podejście przyświecało projektowaniu BCS Line CMS PRO – platformy klasy enterprise przeznaczonej do centralnego zarządzania bezpieczeństwem. Dzięki architekturze multi-site rozwiązanie umożliwia połączenie wielu lokalizacji w jeden system zarządzany z poziomu pojedynczego komputera PC. Platforma może obsługiwać nawet 20 000 kanałów wideo oraz centralną przestrzeń dyskową o pojemności do 4 PB.

Jednak prawdziwa siła nowoczesnych platform nie wynika z liczby obsługiwanych kamer. Wynika z możliwości integracji.

BCS Line CMS PRO pozwala na centralne zarządzanie monitoringiem wizyjnym, kontrolą dostępu, wideodomofonami, systemami alarmowymi oraz parkingami. Dzięki obsłudze standardów BACnet, Modbus, SIA, SNMP czy ONVIF możliwa jest również współpraca z istniejącą infrastrukturą techniczną budynku oraz rozwiązaniami innych producentów.

Szczególnie interesującym kierunkiem rozwoju jest integracja kontroli dostępu z windami. Bezpieczeństwo nie kończy się przecież na drzwiach wejściowych. Powiązanie uprawnień użytkownika z dostępem do konkretnych kondygnacji pozwala zwiększyć poziom bezpieczeństwa i poprawić komfort najemców. System umożliwia definiowanie reguł dostępu zarówno dla drzwi, jak i wind.

Coraz większą rolę odgrywają również systemy parkingowe, rozpoznawanie tablic rejestracyjnych oraz koncepcja wirtualnej recepcji wykorzystująca wideodomofony IP. Dzięki centralizacji możliwa staje się zdalna obsługa wejść, bram i szlabanów, nawet w wielu lokalizacjach jednocześnie.

Na takim podejściu korzystają również centra monitorowania i agencje ochrony. Rozbudowane centrum alarmowe, obsługa ponad 200 typów zdarzeń, mapy obiektów i ściany wideo pozwalają szybciej ocenić sytuację oraz skuteczniej koordynować działania operatorów.

Jednak w systemach odpowiedzialnych za bezpieczeństwo równie ważna jak funkcjonalność jest niezawodność. Dlatego BCS Line CMS PRO wykorzystuje mechanizmy Hot Standby oraz architekturę redundancji N+M, zapewniając wysoką dostępność i ciągłość działania nawet w przypadku awarii części infrastruktury.

Przyszłość bezpieczeństwa nie polega na dokładaniu kolejnych urządzeń. Polega na tym, aby wszystkie te urządzenia zaczęły ze sobą rozmawiać. Bo największą wartością nowoczesnych systemów nie są już pojedyncze kamery czy czytniki, lecz możliwość spojrzenia na cały obiekt jak na jeden, wzajemnie powiązany organizm. •

Ochrona obiektów biurowych

Koncentracja branży na ochronie infrastruktury krytycznej, jaką obserwujemy w ostatnich miesiącach, wydaje się przynosić oczekiwane podniesienie poziomu ochrony tych obiektów. Jednocześnie jednak obserwuję niepokojące oznaki nie tylko braku podnoszenia poziomu ochrony pozostałych obiektów, ale niekiedy wręcz spadku jakości usług ochrony.

W segmencie biurowym wydaje się to być widoczne dość wyraźnie. Oglądanie telewizji, niefrasobliwe pozostawianie otwartych wejść, a wreszcie widoczne braki w umundurowaniu i wyposażeniu pracowników ochrony – to wszystko są symptomy mogące wskazywać na spadek dyscypliny pracy, a co za tym idzie – spadek koncentracji na ochronie obiektu. A przecież obiekty biurowe w wielu przypadkach mają naprawdę wiele wspólnego z infrastrukturą krytyczną.

Dodatkowo warto spojrzeć na taktykę działania naszych przeciwników, ponieważ można w niej dostrzec symptomy poszukiwania obiektów słabo chronionych (vide materiały opublikowane niedawno przez Eurojust – European Union Agency for Criminal Justice Cooperation). Skoro jedna część obiektów jest lepiej chroniona, powinniśmy się spodziewać, że ciężar agresywnych działań przeciwnika przeniesie się na obiekty łatwiejsze do zaatakowania. Synergia działań menedżerów zarządzających obiektami biurowymi oraz menedżerów firm ochrony odpowiedzialnych za ochronę tych obiektów jest wysoce pożądana. •

Cyberochrona biurowców

Współczesne biurowce to zaawansowane obiekty wspierane przez infrastrukturę, której znaczenie odczuwalne jest dopiero wtedy, gdy jej praca zostanie zakłócona. Mowa tu o instalacjach elektrycznych, teleinformatycznych, wodno-kanalizacyjnych, HVAC oraz systemach fire & security.

Skalę potencjalnego chaosu, jaki może spowodować cyberatak, łatwiej zrozumieć, gdy uświadomimy sobie, że w obiektach biurowych potrafi przebywać nawet ok. 2000 pracowników i 1000 pojazdów. To skala małego miasteczka, z własnymi godzinami szczytu przy rozpoczynaniu i kończeniu pracy oraz w trakcie przerw.

Osoby zajmujące się analizą ryzyka takich obiektów zwykle koncentrują się na zagrożeniach środowiskowych (powodzie, pożary), terrorystycznych (zgłoszenia bombowe), kryminalnych (kradzieże, włamania) oraz utrzymaniowych (awarie, usterki). Rzadko jednak biorą pod uwagę cyberzagrożenia – zarówno zdalne (np. z Internetu), jak i lokalne (np. z pamięci USB).

Najemca czy pracownik biurowca nie będzie potrafił odróżnić przyczyny, dlaczego nie może wejść lub wjechać do budynku. Nie będzie wiedział, czy jest to awaria systemu kontroli dostępu, problem z zasilaniem, czy też wynik cyberataku.

Przykład ataku zdalnego: jednym ze skutków ataków na systemy SKD jest restart konfiguracji do ustawień fabrycznych. Taka sytuacja miała miejsce również w Warszawie. Serwisant połączył się zdalnie z serwerem, wykonując rutynowe czynności. Zapomniał jednak rozłączyć się z systemem kontroli dostępu. Boty typu Mubot/Mirai, które stale poszukują otwartych połączeń, zaatakowały wspomniany system. W efekcie następnego dnia rano ustawiła się długa kolejka osób chcących wejść do budynku, w tym gości oczekujących na umówione spotkania.

Przykład ataku z wykorzystaniem zainfekowanego urządzenia: nie wszystkie urządzenia mają możliwość zdalnego dostępu. Część z nich wymaga lokalnego podłączenia komputera, a czasem także wgrania oprogramowania bezpośrednio z nośnika USB. To jeden ze sposobów wpływania na sterowanie pompami (woda/ścieki), parametrami wentylatorów, sterownikami wind oraz innymi elementami tzw. automatyki przemysłowej.

Dlaczego mało się o tym mówi? Bo kiedy nie działa kontrola dostępu, wentylacja czy system wind, większość osób zakłada, że doszło do zwykłej awarii. Cyberatak rzadko jest pierwszym podejrzanym.

To jednak niebezpieczne złudzenie. Współczesne budynki są dziś w równym stopniu obiektami fizycznymi, co cyfrowymi. A skoro można sparaliżować sieć komputerową firmy, można również zakłócić funkcjonowanie budynku, w którym ta firma działa. Ignorowanie tego faktu nie zwiększa bezpieczeństwa – jedynie wydłuża czas potrzebny na reakcję. Im szybciej to zrozumiemy, tym mniejsze będzie ryzyko, że pewnego dnia przed zamkniętymi drzwiami ustawi się kolejka ludzi, którzy nie wiedzą, dlaczego nie mogą wejść do środka. •