Jak zlikwidować stanowisko pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych w podmiocie prawa handlowego

Marek Ryszkowski

Likwidacja Pionu Ochrony Informacji Niejawnych lub tylko stanowiska Pełnomocnika Zarządu ds. Ochrony Informacji Niejawnych [POIN] – samodzielnego stanowiska pracy – nie jest możliwa (w sensie prawnym i faktycznym) z dnia na dzień, co niekiedy próbują czynić zarządcy niektórych jednostek organizacyjnych, zwłaszcza podmiotów prawa handlowego, gdy zostaną cofnięte im przez ABW świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego lub świadectwa te utracą ważność, w związku z upływem czasu i braku woli zarządców podmiotu, by wszcząć kolejne postępowanie bezpieczeństwa przemysłowego.

W jednej ze spółek prawa handlowego, która posiadała dwa świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego III stopnia – krajowe na poziomie klauzuli tajności TAJNE i międzynarodowe na poziomie klauzuli tajności NATO SECRET – zlikwidowano samodzielne stanowisko pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych. ABW cofnęła je jeszcze przed upływem połowy siedmioletniego okresu ich ważności. W okresie ważności ww. świadectw spółka ta nie wykonywała żadnej umowy (samodzielnie lub w składzie konsorcjum), do której wykonywania byłoby potrzebne świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego. W cofnięciu przez ABW ww. świadectw nie było „winy pełnomocnika”, np. znamion naruszenia przez niego prawa ochrony informacji niejawnych lub zaniechania przez niego obligatoryjnego działania w zakresie ochrony informacji niejawnych. Zarząd spółki podjął decyzję, że nie będzie ubiegał się w przyszłości o ponowne uzyskanie jakichkolwiek świadectw bezpieczeństwa przemysłowego.

Zatem samodzielne stanowisko pracy pełnomocnika zarządu ds. ochrony informacji niejawnych w spółce nie będzie potrzebne. Podjęto więc również decyzję o likwidacji tego stanowiska pracy. Pełnomocnik, zatrudniony na ww. stanowisku, poinformował zarząd spółki, że w trakcie wykonywania przedsięwzięć likwidacyjnych należy przestrzegać odnośnych (które wymienił w informacji) przepisów prawa ochrony informacji niejawnych, prawa ochrony danych osobowych, prawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz prawa pracy.

W spółce zatrudniano kierownika jednostki organizacyjnej i pełnomocnika zarządu ds. ochrony informacji niejawnych, a także pracowników z ważnymi poświadczeniami bezpieczeństwa na poziomie klauzul tajności Tajne i NATO SECRET oraz aktualnymi zaświadczeniami o odbyciu szkoleń z zasad ochrony informacji niejawnych o ww. klauzulach tajności – są to warunki sine qua non uzyskania krajowego i międzynarodowego świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego wymagane przepisami prawa OIN. Nie zorganizowała pionu ochrony informacji niejawnych, ponieważ w przypadku świadectw bezpieczeństwa przemysłowego III stopnia nie wymaga tego prawo ochrony informacji niejawnych.

Pełnomocnik zarządu ds. ochrony informacji niejawnych był etatowym pracownikiem spółki, zatrudnionym w wymiarze 1 etatu i nie miał powierzonych innych obowiązków, np. administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) lub osoby odpowiedzialnej za ochronę fizyczną spółki, co często ma miejsce w podmiotach prawa handlowego. Otrzymał on w siedzibie spółki stanowisko pracy biurowej, wyposażone w meble biurowe, komputer i sprzęt biurowy, a także szafę stalową do przechowywania imiennych akt postępowań sprawdzających oraz innych dokumentów, np. korespondencji z ABW, KRS, urzędami stanu cywilnego itp. Miał też zezwolenie na wykonywanie niektórych, ściśle określonych czynności pełnomocnika w systemie telepracy. Akta zwykłych postępowań sprawdzających, chociaż nie są opatrywane klauzulami tajności, powinny być przechowywane jak dokumenty o klauzuli tajności ZASTRZEŻONE, zatem do ich przechowywania, a także innych dokumentów pełnomocnika, służyła ww. szafa stalowa. Kluczami do zwykłego zamka mechanicznego i kodami do zamka mechanicznego o zmiennym nastawieniu szafy dysponowali jedynie pełnomocnik (użytku bieżącego) i kierownik jednostki organizacyjnej (zapasowe, w zalakowanej kopercie). Ten drugi na wypadek konieczności komisyjnego otwarcia szafy, np. pod nieobecność pełnomocnika.

Postępowanie przy likwidacji samodzielnego stanowiska pracy POIN powinno uwzględniać okoliczności:

• likwidacja stanowiska w podmiocie prawa handlowego oznacza zmianę jego struktury organizacyjnej, zatem powinna być dokonana na podstawie uchwały zarządu, uchwały rady nadzorczej (jeżeli istnieje) lub uchwały zgromadzenia udziałowców bądź akcjonariuszy;
• przedsięwzięcia związane z likwidacją powinna wykonać komisja likwidacyjna, w której skład nie powinien wchodzić pełnomocnik, zatrudniony na likwidowanym stanowisku; powinien on być zobowiązany do ścisłej współpracy z komisją likwidacyjną, głównie jako jej doradca i wykonawca niektórych przedsięwzięć likwidacyjnych;
• komisja likwidacyjna powinna być powołana zarządzeniem prezesa zarządu podmiotu; na czele komisji powinien stać kierownik jednostki organizacyjnej – KJO (w rozumieniu prawa OIN), jeżeli nie jest nim prezes zarządu podmiotu, albo inny członek zarządu, jeżeli prezes zarządu podmiotu jest jednocześnie KJO;
• członkowie komisji likwidacyjnej powinni posiadać ważne poświadczenia bezpieczeństwa i aktualne zaświadczenia o odbyciu szkolenia z zasad ochrony informacji niejawnych;
• zarządzenie powołujące komisję likwidacyjną powinno zawierać m.in. uprawnienia przewodniczącego komisji i obowiązki komisji; obowiązki wobec komisji pełnomocnika i jego samodzielne obowiązki likwidacyjne; określenie dnia wejścia w życie zarządzenia i oznaczenie czasu przeznaczonego na likwidację stanowiska pełnomocnika (od – do); określenie terminu rozwiązania stosunku pracy z pełnomocnikiem.

Zatem niezbędnymi dokumentami poświadczającymi prawomocność i zgodność z prawem przedsięwzięć likwidacyjnych ww. stanowiska pracy powinny być:

1. uchwała zarządu (rady nadzorczej lub zgromadzenia udziałowców/akcjonariuszy) podmiotu o likwidacji samodzielnego stanowiska pracy pełnomocnika zarządu ds. ochrony informacji niejawnych;
2. zarządzenie powołujące komisję likwidacyjną ww. stanowiska;
3. harmonogram przedsięwzięć likwidacyjnych wraz z dokumentami poświadczającymi sposób i terminowość ich wykonania;
4. protokół komisyjnego zniszczenia dokumentów likwidowanego stanowiska, ocenionych przez komisję jako niemające wartości archiwalnej;
5. dokument (dokumenty) potwierdzający (potwierdzające) przekazanie do Archiwum Wydzielonego ABW wytworzonych i przechowywanych przez pełnomocnika zarządu ds. ochrony informacji niejawnych podmiotu imiennych AKT Zwykłych Postępowań Sprawdzających przeprowadzonych wobec pracowników podmiotu;
6. protokół komisji z jej działań związanych z likwidacją ww. stanowiska;
7. dokumentacja rozwiązania z pełnomocnikiem stosunku pracy.

Do modelowych wzorów omawianych w artykule dokumentów należą:

• zarządzenia w sprawie likwidacji samodzielnego stanowiska pracy pełnomocnika zarządu ds. ochrony informacji niejawnych (wzor1)
• harmonogramu przedsięwzięć likwidacyjnych samodzielnego stanowiska pracy pełnomocnika zarządu ds. ochrony informacji niejawnych  (wzor2)
• protokołu komisyjnego zniszczenia dokumentów niemających wartości archiwalnej likwidowanego stanowiska pracy i protokołu komisji z wykonania przedsięwzięć likwidacyjnych (wzor3)
• PROTOKÓŁ likwidacji samodzielnego stanowiska pracy Pełnomocnika Zarządu (wzor4).

Wzory tych dokumentów odzwierciedlają szczególne warunki prawno-organizacyjne przedsiębiorstwa, w którym likwidowano samodzielne stanowisko pracy POIN. Nie mogą być one wprost i bez istotnych zmian, uzależnionych od sytuacji prawnej i organizacyjnej innych przedsiębiorstw, w których są lub mogą być likwidowane piony ochrony informacji niejawnych lub samodzielne stanowiska pracy POIN, w sytuacji posiadania przez te przedsiębiorstwa innych rodzajów świadectw bezpieczeństwa przemysłowego.

Doradzając podmiotom prawa handlowego w sytuacjach podobnych do opisanych, która w tym przypadku nie była najbardziej skomplikowana, autor spotykał się kilkakrotnie z następującymi pytaniami:
– Po co ta biurokracja?
– Czy nie można zniszczyć komisyjnie całej dokumentacji likwidowanej komórki organizacyjnej albo likwidowanego stanowiska pracy?
– Dlaczego nie da się lege artis dokonać czynności likwidacyjnych w ciągu kilku dni roboczych?
– Czy pełnomocnik nie może wziąć świadectwa pracy, należnej odprawy i ewentualnie wynagrodzenia za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i pozostawić prezesowi zarządu i/lub kierownikowi jednostki organizacyjnej kłopotu z wykonaniem dalszych czynności prawno-organizacyjnych?
Odpowiedź jest krótka: NIE.

Wyczerpujące odpowiedzi na te i inne pytania związane z likwidacją pionu ochrony informacji niejawnych lub stanowiska pracy POIN wymagają przedstawienia brzmienia konkretnych przepisów prawa ochrony informacji niejawnych, przepisów prawa ochrony danych osobowych, przepisów prawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów prawa pracy, a także wynikających z tych przepisów obowiązków pełnomocnika, prezesa zarządu i/lub kierownika jednostki organizacyjnej oraz zagrożeń karnych, służbowych i/lub dyscyplinarnych, grożących sprawcom niewykonania tych przepisów lub ich niedbałego wykonania. Tematyka będzie kontynuowana na łamach „a&s Polska”.

Marek Ryszkowski
Dr inż., ekspert KSOIN, autor licznych artykułów i kilku książek z zakresu prawa ochrony informacji niejawnych, były pełnomocnik ochrony informacji niejawnych w kilku podmiotach prawa handlowego.